提高办公室档案管理工作效率的策略分析

梅方杰

（鱼台县人民医院，山东 济宁 272300）

引言

办公室档案管理工作具有非常重要的作用，对单位其他部门工作的顺利开展具有较大的影响，因此需要采取有效的措施提高办公室档案管理工作效率和水平，充分发挥办公室档案管理工作的作用。可以通过办公室档案管理制度的完善，增加档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，这些都可以有效的提高档案管理工作的效率。目前，我国档案管理工作还比较落后，正在向电子归档以及微机检索过渡，这就使得档案管理工作具有了很强的挑战性。所以在管理档案的过程中也需要使用现代化的技术。

一、提高办公室档案管理工作效率的重要意义

对于办公室档案管理工作而言，其工作在一个企事业单位当中具有十分重要的作用。在新的形式下提高办公室档案管理不仅仅可以提高办公室自身的档案管理效率，同时也可以对提高企事业单位的管理工作的水平和竞争力具有促进作用，具有十分重要的意义。首先，在信息化的时代对办公室的档案管理进行数字化改革提高档案管理工作效率是社会和企事业单位发展的必然要求。其次，档案管理实质上就是信息采集和编制的过程，是企事业单位和个人进行信息查询的一个重要途径和来源。办公室作为档案管理和编辑的重要部门，其工作效率的高低将会直接影响着企事业单位的管理水平。众所周知，21世纪是信息时代，信息无论对企事业单位还是对个人而言都具有十分重要的作用，因此办公室档案管理工作的重要性进一步突出。再次，对于档案管理工作而言，其是一个持续的不断的过程具有连贯性、持续性与不间断性等特点。而正是这些档案管理工作的特点就需要档案管理具有更高的要求，来保证后期的档案管理工作能够持续不断的进行。

二、办公室档案管理目前普遍存在的问题

（一）办公室档案管理目前普遍存在着归档不及时

无法找到完整的文档资料，从而影响档案管理的效率，也会影响到信息的完整性。档案管理不规范，档案管理人员只是简单地对文档进行整理，编号后保存，而不具备对资料进行分类的方案管理能力。这就使得方案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。权责不明，档案管理人员保密意识不强。

（二）档案管理理念落后，管理意识淡薄

现在人们对档案管理认知度还存在一定的局限性，缺乏对档案管理的重视度。一般从事档案管理的人员大多数都是兼职人员，他们对于日常工作往往流于形式，缺乏责任心，对待档案管理工作草草了事，他们从意识上不到档案管理工作的重要性，所以也就谈不上对档案管理的规范化操作。

（三）档案管理管理工作信息化水平有待提高

众所周知21世纪为信息化时代，信息化已经席卷全球各行各业每个领域。办公室档案管理工作，也不可避免的会信息化的冲击下发生了些许的改变。近年来，我国的办公室档案工作在信息化程度上已经具有了一定程度的改变和提升。传统式的纸质档案管理模式已经开始逐渐转变为数字化、信息化的档案管理模式。显然信息化的档案管理具有较高的工作效率，同时也能够极大的保障档案的保存和后期的管理工作。但是在目前我国的办公室档案管理工作当中，信息化成度并不高，信息化水平也很有限，不仅仅没能够做到提高档案管理效率还在一定程度上造成了资源的浪费。

三、提高办公室档案管理工作效率的方法

（一）加强单位档案管理工作的培训

提高档案管理工作人员的管理技能。作为单位档案管理人员应该跟上时代的步伐，积极参加档案管理工作的专业培训，增强档案管理人员的档案管理和保密意识，从而提高办公室档案管理水平。特别是在网络时代，档案管理人员更需要尽快掌握一定的操作技能。计算机技术在档案管理中的应用对档案管理人员提出了更深层次的要求，不同于以往的人工管理方法，现代化管理人员要熟练掌握计算机管理的操作系统。同时计算机档案管理系统是非常严谨的，一旦计算机档案管理系统任何一个地方出了差错，就会影响到档案管理工作的效率，所以做好档案管理人员的培训工作是非常重要的。

（二）把网络电子化技术应用到办公室档案管理中

我们知道办公室档案管理工作不仅复杂而且非常琐碎。档案管理人员每天都要面对堆积如山的纸质版的档案，怎样才能准确而又快捷地把办公室大量杂乱无章档案分类标识存放起来？提高办公室档案管理效率呢？只有将网络电子信息化技术充分应用到档案中，利用电子化的方式对档案文件进行处理。才可以真正意义上提高办公室档案管理效率。如今是网络时代，网络技术非常发达。如果我们将网络电子信息化，成功运用到档案管理中时，那么这种快捷而又准确档案管理方式，除了比传统的纸质版档案更加容易储存以外，还可以不费吹灰之力就可以对各种文档进行查漏补缺。对于一些急需的档案来说，可以通过电脑迅速查找的。另外，我们知道档案管理工作少不了对各种文档进行分类与处理。那么档案管理人员就要做好办公室的工作记录，经常对办公室资料进行整理，对于一般的档案，只需要记录在分类管理文件夹里，对于重要的事件就要记录在大事件文件夹里，具体问题具体分析，建立不同的档案电子文件夹。通过电子档案，从而真正提高办公室档案的管理效率。

（三）建立一套完整的奖罚激励制度

在档案管理的日常工作中，一定要加强档案管理工作人员对其工作的重视度。实行工作与他们的工资挂钩，对于那些平时工作管理水平高，责任心又很强的优秀档案管理人员，一定要加大对他们的奖金奖励，对于那些对档案管理工作马马虎虎，敷衍了事的，一定要加大惩罚力度，当月兑现。

结语

综上所述，档案管理是医院发展过程中的重点内容，在医院办公室工作中要加强对档案管理的重视，组建专业化高素质的档案管理队伍。