档案信息化建设与档案管理的相关思考

孙波

（黑河市委讲师团，黑龙江 黑河 164300）

现代化发展背景下档案管理中档案信息化建设发挥着不可替代的作用，档案信息化建设是充分挖掘和利用档案信息资源的重要保证，对提升档案管理工作质量具有积极的作用。档案信息化建设，档案信息材料保存可以实现数字化保存，而不再是单一的纸质材料保存，有利于档案资料保存质量的提高，对推进档案资料信息数据共享和跨级别查询档案资料意义重大，可以容纳多部门多人员的档案资料，专程数字信息连接上互联网信息传递更加容易、资料检索更加方便，档案管理成本在无形之中也得到了减少。但是，档案信息化建设过程中纸质档案作为重要内容，没有受到相应的重视，纸质档案不易保管和不易查询影响了档案信息化建设和信息资源共享。

一、档案信息化建设面临问题

（一）档案管理制度有待完善。从整体情况出发，企业档案管理过程中档案还没有实施全面化的信息化建设，尤其是对于企业来说没有认识到档案信息化的重要价值，信息化建设过程中存在的一些问题也没有得到及时有效的改善解决。从根本上来说，这主要是因为档案管理信息化建设中缺乏一个科学有效的档案管理制度，档案管理还没有与部门业务很好地联系起来，对企业管理工作还没有很好地发挥辅助作用。

（二）档案信息化建设资金欠缺。档案信息化建设需要足够的资金支持，但是与其他业务工作比较而言，由于受重视程度不够、投入时间和精力较少，档案管理工作本身就流于表面，新形势下缺乏足够的资金来支持档案信息化建设，不仅严重制约了档案信息化建设工程的推进，也影响了档案管理的质量和发展。

（三）档案信息化建设人才缺乏。档案管理人员是档案信息化建设的重要主体，档案信息化建设需要高素质信息化人才的支持，具备档案管理专业背景和专业知识出身的、懂信息技术知识以及会计算机实践操作的人才是推进档案信息化建设的重要保证。但是，从现实情况来看档案管理专业人员无论是数量还是质量都较为缺乏，大部分为非专业出身的工作人员，简单培训后上岗的人员对公司业务、档案管理相关操作流程还缺乏一定的了解，会计算机技术与网络技术的综合性档案管理人才较为缺乏。

二、影响档案信息化建设与档案管理的因素

（一）信息化建设水平。档案信息化建设过程中受档案信息容量大、内容复杂广泛等的限制，即使推进了信息化管理，但是由于纸质档案信息资料的复杂性以及信息录入工作的难度，加上档案管理管理人员对信息化档案管理设备应用不够，总的来说导致档案信息化建设水平较低，在一定程度上来说也影响了信息化建设的进度。

（二）信息化建设认知水平。档案信息化建设中认知水平主要取决于企业领导、档案管理部门领导以及档案管理工作人员，如果他们没有认识到档案信息化建设的重要价值和意义，由于认知失误将会大大限制档案信息化建设进程，并影响档案信息化建设和档案管理的效果。

（三）信息化建设观念。档案信息化建设与传统的档案管理工作有着巨大的区别，但是简单的人工整理收集后和入库管理是难以满足后期查阅使用的要求。网络环境下档案管理隐私秘密在无形之间变得透明，档案管理人员需要加强管理观念的创新，观念转变中停留在传统档案管理工作流程，会大大降低信息化管理程度。

三、档案信息化建设与档案管理的策略

（一）建立信息化系统。要推进档案信息化建设需要强化数据库建设，建立完整的信息化系统用来做档案信息的集合。利用计算机技术来管理档案，就要针对纸质档案信息建立一个对应大型的数据库，这是档案信息存储和查阅的重要保证。同时，建立信息化系统要注意数据库的存储空间，与业务部门信息对接分门别类存储信息，确保信息分类整理录入，有利于后期查阅和使用档案信息资源。

（二）强化信息化设备建设。一方面，要做好信息化软硬件建设，这是信息录入、更新、传输和共享的重要物质条件。另一方面，做好信息化建设中的软件系统开发，在档案信息化建设中合理开发应用计算机技术，结合时代要求做好软件系统与技术的更新升级，对接计算机技术需求和档案管理要求强化档案管理软件系统更新操作。

（三）做好信息化安全建设工作。一方面，依赖于档案管理法律法规，促进档案信息化管理的标准化，严格规定档案资料收集整理使用等每一个环节的标准，防止档案被别人违规滥用。另一方面，构建档案管理安全体制，严格保密属于不能随便公开的机密档案信息，推进档案信息化安全体制建设，构建明确的档案信息化框架体系，确定不允许公开的隐私档案信息类型与具体目录，切实增强档案管理人员安全管理培训，全面推进档案信息化安全管理。

（四）强化信息化人才建设。档案信息化建设是一项难度系数非常大的工程，需要高素质专业化的信息化人才作为支撑，信息化人才建设是档案信息化建设提出的根本要求。因此，新形势下要加强对现有档案管理业务人员的培养，以专题讲座、集中培训、网络课程在线学习等途径来提升他们的专业知识与信息技术水平，多途径多渠道提升他们的档案管理工作知识和信息知识。同时，也要加强档案管理工作部门领导的培训进修，这是部门领导普通员工做好档案信息化建设工作的重要保证，可以通过走出去去学习档案信息化建设工作经验，为更好地推进档案信息化建设提供经验指导。