推进计划生育档案信息化管理工作的探讨

高丹

（黑河市爱辉区计划生育宣传站，黑龙江 黑河 164300）

计划生育档案管理工作是计生工作中较为重要的一项内容，其是针对人口与计划生育事业发展历程的真实记录，能够为计生工作的开展提供重要的信息支持，是开展计生工作的重要依据。而且计生档案中还含有大量的民生信息，其与维护广大民众的合法权益和构建和谐社会息息相关，因此需要重视计划生育档案管理工作。而且为了能够更好的实现计划生育档案信息的有效利用，需要引入信息技术，全面提高计生档案信息化管理水平，更好的发挥计划生育档案的重要价值。

一、计划生育档案信息化管理的必要性分析

在当前市场经济环境下，城市化的快速发展导致人口流动量较大，而且流动过于频繁，存在跨区域及跨省份的情况，这对计划生育档案管理工作带来了较大的难度。特别是当前大量农民离开自己生活的地方外出务工，人口的流出地和流入地计划生育管理部门工作量必然会增加。一些基层计生部门还采用纸质档案的形式，这就导致计划生育档案管理工作无法及时到位，而且纸质档案易于破损，容易丢失。再加之计划生育档案管理内容较多，卷宗数量过于庞大，管理工作中对保存空间具有较高的要求，管理过程中还容易受到诸多因素的影响，档案信息容易丧失其具体的作用。纸质档案查找起来也存在诸多的不便。基于计划生育档案管理工作的现状，迫切要求计划生育档案信息化管理的实现，以此来提高计划生育档案管理水平，实现计划生育档案信息的有效利用。

在针对计划生育档案管理工作中，为了能够有效的提高计划生育档案管理工作的效率，迫切需要加快推进档案信息化建设。通过推进计划生育档案网络化和数字化管理，充分的利用信息技术来开展计划生育档案管理工作，可以为计划生育档案信息的有效利用提供更多的便利。而且信息技术在计划生育档案管理工作中的应用，也能够进一步提高计划生育档案的质量，使档案管理工作步入良性循环的轨道，全面提高管理工作效率，实现档案信息的便捷利用。

二、推进计划生育档案信息化管理的措施

（一）档案人员要重新做好角色定位

由于传统计划生育档案管理工作中通常采用人工管理的方式，档案管理人员兼任着档案保管员的任务，主要负责档案信息的管理和保存。但在当前信息时代，这种情况下计划生育档案管理工作中引入信息技术，在针对计划生育档案信息化管理工作中，需要重新对档案管理人员的角色进行定位。作为计划生育档案管理人员，需要在实际工作中积极学习先进的信息技术知识，全面提高自身的综合素质，能够更好的适应信息化环境要求，全面促进计划生育档案信息化管理水平的提升，从而为计生工作和社会提供更优质的计划生育档案信息。

（二）努力争取领导重视与支持

在当前计划生育档案信息化管理工作推进过程中，需要积极争取领导的重视，这样才能加大支持力度，为计划生育档案信息化建设提供更好的条件。对于计生部门而言，需要将信息化建设工作纳入到人口计生工作的整体规划中来，而且要将档案信息化融入到办公自动化和区域网的总体方案中。在实际计划生育档案信息化建设过程中，需要针对档案信息分类、档案信息安全、存档阅档等进行明确，进一步细化责任，确保制定的标准和规范能够在实际工作中落实到位。另外，还要加大专项资金的投入，为计划生育档案信息化管理工作的配备完善的基础设施，全面促进计划生育档案信息化管理水平的提升。

（三）统筹规划，突出重点

计划生育档案信息化建设是一项系统工程，需要统筹规划，坚持科学布局，只有这样才能避免出现重复建设的情况。第一，按照《全国档案信息化建设实施纲要》中强调的数字化建设意见，加强档案室与档案使用部门的合作力度，保证最大限度优化档案信息资源配置。第二，抓好档案管理业务基础建设，确保档案的收集完整、整理有序、鉴别准确、安全保密，加快档案数据库的建设。第三，充分发挥全国人口信息网络的优势，抓好文书档案、计生档案的入档工作，这样有利于实现计划生育档案信息的共享，加快档案开放与利用，满足不同使用者的实际需求。

（四）构建网络化管理体系，实施档案分级管理

在全省人口信息数据库统一使用的前提下，加快计算机网络建设速度，采用技术先进、功能齐全、安全可靠的计划生育档案信息服务网络。为让档案信息更加保密和安全，要严格界定各种信息资料的密级，根据用户、数据、信息授予不同的单位、部门及使用者，有针对性的授予使用权限。此外，在授予权限后，使用者具备查看权，能够获取相关信息，人口计生系统内部与上级主管部门的档案信息资源共享得以实现，这样不仅方便了使用者，还提高了计划生育档案利用效率，最终实现了计划生育档案的信息化管理。

三、结束语

计划生育档案管理是一项长期并且繁琐的工作，信息技术在计划生育档案管理中的应用，是适应计划生育档案信息化的要求，也是计划生育档案管理现代化的必然要求。因此，我们要转变观念，正确而对目前计划生育档案管理中存在的问题，基于多方面入手来全面提高计划生育档案信息化管理水平，使计划生育档案能够更好的满足时代发展要求。作为计划生育档案管理人员，需要重视自身信息技术水平的提升中，并在实际工作中能够灵活运用信息技术来开展计划生育档案管理工作，进一步提升计划生育档案信息化管理水平。