金融企业采购评委自动化抽取实践与探索

韩旭

（中国建设银行股份有限公司财务会计部采购部，北京 100040）

我国部分国有金融企业自从在二零一六年便是开始积极的探索线上采购评委自动化抽取，银联采购系统评委自动抽取模块在二零一八年的五月正式上线，建设银行在二零一九年10月上线。原本人工进行抽取的方式已经是在逐渐改变，抽取效率得到了一定的提高。所以在本文中，主要是对国有金融企业采购评委自动化抽取实践和探索进行分析，在这个基础上提出下文内容，希望为相同行业工作人员提供相应参考。

一、亮点分析

（一）完全是自动化的抽取，节省了人力的成本

首先以往评委抽取完全是人工进行实现的，评委库管理员根据采购项目评审专业要求，从评委库中筛选满足需要评委构成评委集。其次根据采购项目需要评委人数，通过抽签方式从候选评委中抽取相应的评委，再通过电话或者是短信等方式通知评委确定是否可以参与采购，如果出现出差或与其他会议相冲突的情况就要重新抽取。比如在某国有金融企业采购评审中，全年大约是需要开展将近四百项的采购评审，平均每周大约开展六项评审，评委库管理员每周是需要花费大约十五个小时时间才可以完成评委抽取一些工作，其中包括了抽取评委以及等待评委回复和完成抽取过程记录表等等。在评委自动抽取模块进行上线之后，评委评委库管理员仅仅只是需要根据项目安排启动自动化抽气方式，抽取过程中监控抽取情况，每周所花费的时间大概为二点五个小时，这样大大的节省了人力成本。

（二）减少了人工干预以及保障公平

在进行人工抽取的过程中，评委评委库管理员通常会根据采购项目的特点和评委专业能力以及参与积极程度等去对候选评委进行筛选，客观上存在着比较强的个人偏好，同时也容易导致评委抽取机会出现不均匀等问题，会失去客观性以及公平性。自动化抽取模块出现，可以最大程度的减少人工干预，更好去保证抽取结构公平和公正。

（三）对短信提醒进行完善，方便进度追踪

在进行人工抽取的过程中，评委评委库管理员是需要实时跟进抽取进展，然而在自动化的抽取系统之中，只是需要设置一个完善短信提醒功能，对不同抽取结果根据短信方式通知评委评委库管理员，并在线查看回复，方便评委评委库管理员实时跟踪评委抽取情况。在一个项目进行抽取完成之后，系统将会自动化发送短信给评委管理员，提醒该项目抽取工作已经顺利完成，同时通知该评委评审时间地点等信息。假如某一个项目出现评委不足或者是评审时间比较接近，但是依然没有完成抽取的工作，那么系统将会根据短信的方式告知评委评委库管理员，提醒评委评委库管理员的介入。

（四）采取多项目并行的抽取

对于自动化抽取系统而言，在设计上考虑支持多个项目一同进行抽取，在抽取过程中并不会相互干扰，在采购系统最初三个月的运行之中，项目是最为集中阶段，例如某金融企业曾经出现一天内并行抽取七个采购项目，在相同的一天时间之内向一百多个评委发送评审邀请短信，对征询评委的意愿，因此可以看出，自动化抽取效率是人工抽取无法进行比拟的。

（五）可以实现对接人力资源数据平台

因为部门出现了调整或者是评委联系方式、职务信息、教育信息等出现变更，导致评委信息更新滞后，原有大多数采购系统中评委信息采用静态存储数据，难以对评委信息的准确性给予保障。先进的采购系统将所有评委信息从准确的人力系统中取出，转存入到采购系统之中，系统每天会将同步评委评委库信息，假如评委信息出现变更，那么会进行实时更新，保障评委信息的准确性。

（六）可以系统人性化的设置

为了可以有效的避免对评委频繁的打扰，可以对其进行系统设置，每天给评委发送的短信不要超过一条。此外假如一个评审时间的项目已经是邀请过了这个评委，那么预制交叉的评审时间项目会自动对该评委进行屏蔽，这样可以在最大程度上减少一些不必要的短信征询，提高其系统的工作效率。

二、探索分析

（一）合理的设置新老评委比例，保证评审质量

为了能够对项目评审质量给与保障，系统会设置新的抽取条件，可以根据职称高低和入职年限等参数进行抽取，保证每一个项目都具有着一个熟悉评审流程和经验丰富评委，保证评审质量基础上也是可以让老评委带领新入库评委更快了解评审流程和关键点，通过新评委参与可以为评审引入新的方法和思路。

（二）适当的牺牲抽取率，避免评委频繁的干扰

在系统上线开始阶段，为了能够对保证抽取效率，要求评委参加与否都需要回复信息，假如评委没有参与到项目中，是要明确回复不参加，系统后台是可以自动判断刷新重新开展新一轮抽取，这样可以提高抽取效率。但是在实行一段时间后，发现强制要求评委回复短信虽然是可以提高抽取的速度，但是占用了评委更多时间成本，降低评委参与积极性。所以在进行反复考虑后，可以采取牺牲抽取效率，评委如果没有参与到不必进行恢复，虽然是这种方法抽取周期比较长，但是得到了更多评委的配合。

（三）开放专业类别的维护功能，方便评委对个人信息进行维护

以往评委入库是通过管理人员手动录入评委信息，评委包括评委所选评委项目的类别，最多不超过10类。比如在某金融企业评委库中，评委总数大约为七百人，专业类别大约为三十项，评委专业类别维护工作量相对比较大，同时数据准确性无法进行保障。所以开放专业类别的维护功能，每一个评委评委是可以登录采购信息系统中，对个人的专业类别进行手动维护，保障专业信息的准确性，因此针对于这个方面的内容必须要引起足够的重视。

总结：通过上述分析得出，评委评委自动化抽取模块是一个相对比较完善和高效评委评委抽取模块，能够实现对评委评委信息化以及智能化管理，在该模块中，通过设置了科学并且人性化抽取规则，保证评委评委抽取过程中的随机性以及合理性。在此之外自动化的抽取流程也是减少了人为的敢于，更好践行采购工作的公平和公正，促进企业自身可以得到持续稳定的发展。