电子档案与传统档案管理的区别与共性

徐宏

（忻州市招商投资服务中心，山西 忻州 034000）

随着我国经济社会的不断发展，信息技术化也得到了提高，并且被应用到各行各业，档案管理也随之发生了新的变化，和传统的纸质档案管理相比较，电子档案的出现带给档案管理工作非常多的便利，并且提高了档案管理的效率和质量，但是这也给档案管理带来了很大的挑战，通过对电子档案和传统档案管理区别和共性问题的研究，使档案管理人员更加了解两者之间的关系，并且通过不断改进和完善，来不断提升信息时代下电子档案管理的效率和质量。

一、电子档案与传统档案管理的区别

（一）电子档案与传统档案的归档方式不同

和传统档案的手工操作相比，电子档案在归纳管理的过程中主要依靠信息技术，采用的是电子编码对档案信息进行归档。在电子档案的编辑过程中，能够做到没有痕迹的编辑，以此保证电子文件的完整性。与此同时，因为是无痕编辑，许多重要信息和内容被别人篡改或者删除而且会很难被发现。这使得电子文件的真实性难以保证。所以，档案管理人员在编辑档案信息的过程中，应该特别注意数字签名和信息认证，做好加密保护，防止电子档案信息被别人任意的篡改或着删除。

（二）电子档案和传统档案的保管方式不同

传统的纸质档案在保管的过程中，容易出现潮湿和虫蛀等现象，不能保证有效信息的保管。并且纸质档案的存放很占用空间，在一定程度上消耗大量的人类财力和空间等，在需要查找信息或者提取信息的时候，由于数量巨大，给管理人员带来了很大的麻烦和不便，而电子档案的出现从根本上解决了这一问题。电子档案保管模式是虚拟存在的，通过信息化的数字技术进行存储，使档案管理变得简单方便，而且不容易受到生活的环境的影响，降低了有效信息流逝的风险。但是电子档案管理也存在一定的缺点，随着信息技术的不断发展，档案存储的载体也发生着巨大的变化，很多档案存储的载体会随着技术革新而出现老化，给电子档案的可读性产生了严重的影响。因此很多档案管理人员在进行电子档案编辑的同时还会备用一份纸质档案，确保档案的安全性，同时计算机信息技术部门应与文件信息生成部门加强沟通，统一文件信息格式，增强文件信息的可读性。

（三）电子档案和传统档案的查询方式不同

传统的档案在查询的时候需要人工进行查询，会消耗大量的人力和时间，在翻找的过程中还会影响到其他档案的完整性。而电子档案可以有效的解决这一问题，电子档案在保证信息录入完整的情况下，进行查询的时候，只需要利用信息技术和互联网就可以精准的查询到所想了解的信息，极大的节约了查询工作的人力和财力。而且在查询的过程中不会造成其他信息的物理损耗，电子档案管理的共性很强，不会因为对一个档案的查询而导致其他工作的正常开展。

二、电子档案与传统档案管理的共性

（一）档案管理信息的完备性一致

无论是电子档案管理还是传统档案管理，都需要保证信息的完整性。传统档案信息在收集和编辑的过程中，需要保证信息的完备。而电子档案在管理的过程中也是这样的，并且电子档案的信息是根据纸质档案为基础将纸质档案上面的信息上传到虚拟的网络存储中去，在上传的过程中，档案内的实质内容是不发生任何变化的，而且电子档案信息的真实性是在生成之后根据纸质档案进行验证的，因此，管理人员在做电子档案管理的同时，还应该加强对传统档案的管理，做好纸质档案的保存，在电子档案信息缺乏法律凭证效力的情况下，应充分发挥传统纸质档案的基础和保障功能。

（二）档案管理的基本原理一致

电子档案管理是在传统档案管理基础之上进行的，电子档案和传统档案在档案管理的基本原理方面是相通的。电子档案管理是通过信息技术和互联网技术，将传统的纸质档案的信息转化为虚拟信息，其中所包含的内容和信息的整理不发生变化。正如同《中华人民共和国档案法》中所确立的“同一领导、分级管理原则”、“维护档案完整与安全原则”和“便于社会各方利用原则”不仅在传统的纸质档案管理中被严格遵循，而且在电子档案管理中也应该严格遵循。如此可知，电子档案管理和纸质档案管理的本质不会发生变化，改变的只是存储档案的方式和手段，但是基本原理是相通的，是一致的。

三、结语

随着信息科学技术的不断进步和发展，电子档案和纸质档案管理之间的区别和共性也会不断的发生变化，两者之间的差距也会越来越大，应该合理的理解两者之间的关系，管理人员也需要积极的增强自己的知识量，为我国的档案管理工作进一步发展打下基础。