中外公共图书馆年报内容要素对比分析

朱 婧

（北京大学信息管理系，北京 100871）

《中华人民共和国公共文化服务保障法》（以下简称《公共文化服务保障法》）规定：“公共文化设施管理单位应当建立健全管理制度和服务规范，建立公共文化设施资产统计报告制度和公共文化服务开展情况的年报制度”（第二十一条）。在《中华人民共和国公共图书馆法》中，同样有公开服务开展情况的明确要求，体现在“公共图书馆应当改善服务条件、提高服务水平，定期公告服务开展情况，听取读者意见，建立投诉渠道，完善反馈机制，接受社会监督”（第四十二条）。公共图书馆年报是图书馆对一年的馆舍建设、馆藏资源、读者服务、人员管理、财务状况等工作情况进行总结的报告，每年编写，定期发布。我国公共图书馆年报制度正处于逐步建立健全的阶段，不少公共图书馆已经开展了年报编写、发布的工作。国外公共图书馆年报的规划、编写和发布已经形成了较为规范的体系，在内容要素的选择上值得我国公共图书馆学习与借鉴。

1 编写年报的目的和意义

年报是机构信息公开的重要途径。在市场经济领域内，公司的定期报告就是信息披露制度的要求之一。据《上市公司信息披露管理办法》的规定，定期报告包括年度报告、中期报告与季度报告[1]。在高等教育领域，《高等学校信息公开办法》也对高校信息公开工作年度报告做出了要求[2]。随着《公共文化服务保障法》的颁布施行，公共文化服务领域的年报制度也要逐渐地建立健全。图书馆年报可以让人们了解到机构服务状况，体现的是公共文化机构对公众负责、接受公众监督的精神，保障了公众的知情权与监督权，同时促进公共文化服务的公开化、透明化。

年报有助于图书馆总结问题，提升服务质量。年报中包含了馆藏、馆员、读者、馆办活动等全年工作开展情况，是对过去一年里各项工作的梳理与总结，有助于图书馆发现问题与不足，及时修正、提升服务质量。年报的编写同样推动了馆内档案建设：一方面，各部门要为年报编写提供统计数据资料，促使各部门在日常工作中注重文件、活动记录、照片等资料的收集与整理；另一方面，年报完成后就成为了馆内档案体系中重要组成部分，系统的资料积累为日后工作提供了借鉴与参考[3]。此外，图书馆年报也是同行互相学习的材料，有助于加强馆际交流，共同进步。

年报综合了各方资料，对学术研究具有重要作用。年报中的统计数据如纸质和电子文献入藏数量、文献流通册次、读者人次、各项咨询次数等可作为图书馆服务水平的评价指标。部分年报中专门有图书或其他物资捐赠记录的版块，这是慈善史研究的资料来源之一[4]。年报还能为将来的图书馆志的撰写打下良好基础，提高编撰效率[5]。

2 中外年报共同构成要素

笔者选取了国外7所、国内5所知名度较高、规模较大的公共图书馆最新年度报告作为研究对象，总结了12份年报中的内容要素，并从这12所公共图书馆年报中总结出的中外年报共同构成要素如下（见表1、表2）：

表1 外国7所公共图书馆年报内容要素

表2 我国5所公共图书馆年报内容要素

（1）工作总结。从整体上看，这部分通常有3种总结形式：①分部门、分网点分别报告工作：代表是伯明翰公共图书馆。伯明翰公共图书馆系统内中心馆的7个部门、两个办公室和17家分馆都用一段话简单报告了过去一年开展的工作。东湖分馆（East Lake Branch Library）负责人就报告了为儿童、青少年、成人分别开展的照看项目、周四互动故事会、夏季阅读项目，并讲述了因为暖通空调的问题图书馆被迫关闭、开放后部分服务无法进行的状况，期望下一年能回复到正常运转中。②分项目报告工作：芝加哥公共图书馆的工作总结就是各个项目发展的情况，其中包括了网络导航员（CyberNavigators）、幼儿早教、创客实验室、“同一本书，同一个芝加哥”（One Book,One Chicago）、课后作业帮助、YOUmedia青少年数字化学习空间等，并附有这些项目开展的数据统计。③分主题报告工作：首都图书馆的报告从基础业务（馆藏文献体系建设、数字化建设等）、文化品牌建设、对外合作交流、体制机制改革、人才队伍建设、党团工作等方面对上一年工作进行了总结；大英图书馆同样是从保管工作、学术研究、商业支持、文化活动、学习项目、对外交流六方面来进行工作总结。

（2）数据统计。数据统计范围涵盖多个方面，主要有：用户，如持证读者数、到馆访问人次、读者满意度等。馆藏资源，如采编文献量、入藏量、年外借文献、流通量等。馆内活动，如全年开展的活动和展览次数、参与人数等。工作人员，如具备专业职称人数、新招员工数、薪水状况等。经费，如全年总收入与总支出、各项收入与支出等。

（3）组织架构。国外年报中通常是给出组织结构图，列出理事会和执行层人员，有些会附上人员简介。国内年报是列出领导班子和各组织机构负责人，有些还会列出工会、共青团、妇女委员会等群众组织的负责人。

（4）财务报告。简单来讲，财务就是图书馆收入多少、支出多少，以及各项明细。收入包括政府拨款、社会捐赠、创收等，支出包括在馆舍设施建设、采购设备资源、服务活动、人员上的花费等。

（5）大事记。大事记记载了图书馆在过去一年的重大工作活动和重要事件，包括时间、地点、内容、参与者等。

除了上述主要共同构成要素外，各公共图书馆可以根据自身情况在年报内加入其他内容，如馆长致辞、社会捐赠情况、学术研究成果、媒体报道、所获荣誉等。

3 中外年报内容要素的不同点

3.1 “人有我无”

（1）捐赠者名单。表1中7所外国公共图书馆均有列出捐赠者名单，而我国5所图书馆都没有这一部分内容。以纽约公共图书馆年报为例，它的捐赠者名单分：个人与基金赠与、企业赠与、慈善活动、毕格罗社团（The Bigelow Society）、命名捐赠基金5种接受社会捐赠的途径与形式，所有捐赠者的名字都被列出。年报最后一页还有图书馆向公众发起的捐赠倡议。图书馆接受社会捐赠，有助于缓解经费紧张的问题，将钱用在设施设备和服务提升上，同时也营造了良好的社会氛围。将捐赠者名单公布，一是为了诚挚感谢他们对图书馆的贡献，二是为了激励公众参与慈善捐赠，形成热心捐助图书馆事业的良好社会氛围。

我国图书馆年报没有捐赠者名单，一是因为图书馆接受社会捐赠总体比例较小，图书馆经费来源主要还是依靠政府拨款；二是我国公共图书馆缺乏募捐意识和捐赠机制，普遍没有广泛宣传动员工作[18]。2018年起实行的我国《公共图书馆法》将引导和鼓励社会力量参与确立为我国公共图书馆事业发展的基本方针，提出了“捐赠者冠名”的创新制度，鼓励社会向公共图书馆捐赠[19]。随着社会经济的发展和法律的施行，我国公共图书馆应重视社会捐赠，制定相应的捐赠机制，积极募捐。年报中专门列出捐赠者名单就是为了感谢并激励捐赠者的方式之一。

（2）主席（理事长、馆长）致辞。国外年报的开篇普遍有主席等领导的致信或致辞，向读者介绍上一年度的主要成就，包括读者接待、馆舍建设、项目推进、资金来源、下一年度目标等，并感谢社会各界对图书馆的支持，最后附上签名。采用领导致辞，能让读者快速了解图书馆做了哪些工作，拉近了领导和读者们的距离，体现了领导对图书馆事业、对读者需要负责的精神。

（3）其他特色构成要素。可持续发展报告是大英图书馆、维多利亚州立图书馆年报中的特色内容，包括温室气体排放统计、产出废物统计、能源利用统计、水资源利用统计、纸张使用统计等。这两个图书馆还有关于员工发展状况的报告：大英图书馆的薪酬报告包含薪酬政策和劳动合同说明、理事会成员与执行层员工薪酬公开等；维多利亚州立图书馆的员工发展状况包括了职业健康与安全评估、公共部门价值和就业原则、员工薪酬及贯行的价值和公平原则等。可持续发展报告与员工发展状况报告体现了图书馆在环境保护和员工发展方面的社会责任感。

3.2 人详我略

外国年报做得详细而我国年报较简略的内容则是财务报告部分。由表2可知，浙江图书馆年报是我国5所图书馆中财务情况报告最为清楚的，但是与国外年报的财务报告相比还有一定距离。国外图书馆已经建立了相当完善的理事会制度，且经费来源多元化，因此在财务报告上必须讲清楚钱从哪里来，花在什么地方，还有多少钱。我国图书馆年报应将经费收入和支出及年末转结和结余作为财务报告的基本内容，再依据法规要求和实际馆情对财务报告的内容进行扩充。

表3 12所公共图书馆年报财务报告内容

3.3 人略我详

我国图书馆年报在大事记、获表彰情况、媒体报道等内容版块上比国外做得更加详细。芝加哥公共图书馆的大事记是按“季节-月份”形式列举重大事件，并非每个月都有；费城公共图书馆的大事记是逐月进行事件列举；中国的图书馆大事记则是逐月列举，具体到某月某日，事件内容更加详细，所占篇幅较大。在获表彰情况和媒体报道上，国外年报一般将它们放在了工作总结内，而我国年报则是单独形成一个内容版块。

4 结语

中外公共图书馆的年报内容要素有同有异，要素的选择应当根据每个图书馆的实际情况定。大英图书馆是公共图书馆，也是英国的国家图书馆，因此年报篇幅大、涉及内容多。年报编写时应当考虑目的与受众[20]，以及公共图书馆的职责与使命。我国图书馆年报制度正处于逐步建立的阶段，借鉴国外图书馆年报内容要素有助于图书馆合理规划年报内容，健全年报制度。