基于7S管理法的企业档案管理实践与思考

毛盼盼/浙江浙能中煤舟山煤电有限责任公司 王 瑾/浙江省能源集团有限公司

1 7S管理法概述

1.1 7S管理法的由来

7S管理法是5S管理的延伸。5S管理起源于日本，是指在生产现场对人员、机器、材料、方法、信息等生产要素进行有效管理。这种独特的管理方法在日本企业中被广泛推行，因“整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）”这5个词语罗马拼音首字母都是“S”，所以称之为“5S管理”。近年来，随着人们对这一活动认识的不断深入，引入安全（Safety）和节约（Save）的内容，合称为“7S管理法”。

1.2 7S管理法的主要内容和作用

整理（Seiri）：将生产区域、办公场所、库房等区域的设备、资料、物品清楚地分为“要”和“不要”，工作场所只放置必需品，释放空间、消除混放、降低误用风险等。整顿（Seiton）：合理安排生产及办公现场物品放置，进行科学合理的布局，做到定位、定类、定量，明确标识，便于快捷取用。清扫（Seiso）：对生产现场、设备及办公区域环境进行综合治理，清除工作场所的垃圾、灰尘、污渍等，保持现场干净整洁和设备、工具的状态良好，为员工提供良好的工作环境。清洁（Seiketsu）：维护前3S的工作成果，使之制度化、规范化、持久化，为标准化奠定基础。素养（Shitsuke）：员工能够主动遵守企业各项规章制度，自觉养成良好习惯，品质素养得以提升，同时铸造积极的团队精神，逐步形成鲜明特色的企业文化。安全（Safety）：消除事故隐患，保障设备稳定运行，预防事故发生，保障员工的人身安全，生产经营稳定进行。节约（Save）：对时间、空间、资源、作业流程、管理方法等合理利用，找到主要浪费源，减少浪费，通过改善活动实现节约、优化，提高能效。

2 企业档案管理引入7S管理法的现实作用

2.1 有利于防范和消除档案安全隐患

7S管理法的基础要求就是通过对现场的精细化管理，保障设施设备安全运行，防范和消除事故隐患，创造一个整齐、整洁、有序、优美、安全的工作环境。企业档案工作引入7S管理法，可以有效加强对档案库房、档案整理用房、档案查阅场所和档案设备、用具的精细化管理，使档案库房温湿度控制和“八防”保护措施得到更好的落实，使企业档案室的每一个空间始终处于干净整洁的状态，每一件档案始终处于有序存放的状态，每一台设备始终处于良好的状态，从而有效防范和消除档案安全隐患，确保档案安全万无一失。

2.2 有利于优化档案业务流程

7S管理法的一个重要理念是专注日复一日、追求精益求精，也就是充分发挥企业员工的主观能动性，在不断重复性的工作中，不断地优化工作流程，这对企业流程管理具有重要的指导意义。档案业务工作，如归档、整理、编目、鉴定、保管、检索、提供利用等都是重复性的工作，都有一定的工作流程。这些流程，有的需要细化，有的需要固化，有的需要优化。企业档案工作引入7S管理法，可以使这些业务流程在实际工作中不断得到改进，从而实现档案业务流程的优化。

2.3 有利于提升档案管理标准化水平

7S管理法本质上是推进企业现场管理的标准化，并以此促进企业生产和管理的标准化，这与企业档案管理的内在要求是完全一致的。企业档案工作引入7S管理法，可以使各项档案日常业务活动逐步制度化、规范化、持久化，最后形成相对固定的企业管理标准，从而提升企业档案管理标准化水平。

2.4 有利于提升员工档案专业素养

人是7S管理法的核心要素，7S管理法的一个核心理念就是着眼于员工素养的提升，充分发挥人的主观能动性，注重发挥团队的力量。企业档案工作引入7S管理法，可以通过素养等管理活动，使企业管理人员和档案专兼职人员主动遵守企业各项档案管理制度，自觉养成良好归档、管档、用档习惯，使企业管理人员的档案专业素养得以提升。同时，打造担当作为的档案专兼职人员的团队精神，营造高效协作的工作氛围和工作机制。

2.5 有利于提升档案管理效率

企业档案工作引入7S管理法，可以通过整理、整顿、清扫、清洁等活动为企业档案工作创造一个整洁优美工作环境和一套有序高效的工作流程；通过素养管理活动，为企业打造一支懂专业、高素养的档案专兼职人才队伍，从而有效提升档案工作效率。

3 基于7S管理法的企业档案管理实践与思考

3.1 基于7S管理法的企业档案管理

7S管理法作用于企业档案管理，既具有系统性、整体性，又具有独立性，即7S既可以作为一个系统的整体运作来促进企业档案管理水平的提高，整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约等管理活动又可以独立地助力企业档案管理。从另一方面分析也是如此，7S管理法既可以作用于企业档案管理统一的系统，又可以对档案的收、管、存、用等各项具体业务工作产生改善作用。

3.2 基于7S管理法的企业档案管理的目标与重点

在企业档案管理中应用7S管理法，需要明确实现的目标和改善活动的重点内容。整理改善活动，以优化档案工作环境为重点，目标是“零杂物”；整顿改善活动，以优化档案工作流程为重点，目标是“零积事”；清扫改善活动，以强化档案工作现场管理为重点，目标是“零故障”；清洁改善活动，以档案业务工作管理标准化规范化为重点，目标是“零差错”；素养改善活动，以提高档案人员素质为重点，目标是“零失误”；安全改善活动，以确保档案安全为重点，目标是“零事故”；节约改善活动，以减少浪费为重点，目标是“零浪费”。

3.3 企业档案管理应用7S管理法的实践成效

浙江浙能中煤舟山煤电有限责任公司在企业档案管理中应用7S管理法，取得了初步成效，主要体现在以下方面：

3.3.1 档案办公环境明显改善。全面检查档案工作场所（包括办公室、档案库房、阅览室等区域），制定必需品和非必需品的判别标准，并进行分类清理、存放；对工作场所进行彻底清扫，从源头消除污垢，制定改善措施和循环检查制度，加强日常管理；对档案室文件、记录、台账、设备等进行定制、定位管理，合理利用空间，减少空间浪费，保持通道畅通；根据办公环境条件控制要求，将不相容的区域进行有效隔离，设置区域标识、危险标识等，避免对人员和环境造成危害。通过7S管理法应用，初步营造了一个安全健康、整洁明亮、高效有序的档案工作环境。

3.3.2 档案业务流程得到细化优化。通过7S活动，认真梳理各类档案的形成、积累、归档、管理、利用等工作流程，对档案管理现状进行诊断，找出管理上存在的问题，分析问题产生的原因，明确推进目标，制定推进方案，优化改善工作流程，理顺各环节间的衔接程序，提高档案规范化管理水平。如我们将7S管理法引入照片档案管理中去，细化优化了照片档案管理流程：（1）根据新闻事件主题、地点、场景进行分类“定置”照片拍摄路线、流程、角度以及画面构图和拍摄数量要求，使得拍摄者在接到拍摄工作任务之初，基本了解需要拍摄的内容、需要携带的拍摄工具等事项，确保在拍摄过程中关键节点、关键工序拍摄无遗漏、无缺失；（2）明确照片归档质量要求，照片在归档选取时要确保画面的连贯性，通过一组照片影像所反映的相关信息可以真实、准确地回顾历史事件、场景的主要内容；（3）“定位”事件关键字段，通过细化分析，多角度、多字段录入照片档案相关信息，快速定位事件、人物、地点等相关内容，便于统计、编研、利用。

3.3.3 档案管理人员素养得到提升。通过7S活动，不断完善档案管理各项规章制度，通过看板、图表等方式展示给员工，包括机械、设备操作规范和使用注意事项等，简洁明了，使员工充分理解并执行，可操性强。通过7S推进过程也加强档案工作的宣传，加强企业员工对档案工作的认识，提升档案归档意识；在严格遵守规章制度的同时，培养档案人员的工作责任感，养成良好的工作习惯，增强档案管理人员的凝聚力和向心力，提升档案管理人员的素质水平。

3.3.4 档案管理成本进一步降低。通过7S改善活动，检查档案日常管理工作中是否存在浪费现象，分析产生的原因，制定消除浪费的整改措施；确定设备的使用状态，加以标签进行识别，每台设备落实责任人，负责进行日常维护和保养，并做好设备使用和保养维护记录，延长使用寿命，节省维修成本；将废旧物资进行筛选和分类，对可通过改造加工后恢复使用和改变用途的物资进行充分利用，减少浪费。