基于三态视角重新审视档案信息化建设

钱 毅/中国人民大学信息资源管理学院

技术环境变迁已经显著地影响到档案对象本身，档案对象空间正经历着从“模拟态”“数字态”到“数据态”的嬗变[1]。对于档案管理工作来说，档案对象管理空间不同，与之匹配的技术体系、管理要求和适用规范等也迥然相异，如模拟态主管载体、数字态主管内容、数据态主管规则[2]。档案信息化建设是“通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用”[3]，其本质是将档案工作从模拟空间迁移到数字空间的过程。因而，技术环境变迁和档案态别变化将深刻影响档案信息化建设的理念、技术与策略。本文将以三态为分析视角，以档案信息化中信息资源、标准规范与人才队伍三种要素为典型研究对象，阐述不同档案对象管理空间下档案信息化建设的重心，以便推动三态视角下档案信息化建设的迭代发展。

1 三态档案对象分析

档案对象管理空间是由档案管理对象本身及其对应的技术体系、管理环境、适用规范等要素综合而成的概念，依据各个空间的技术特点不同，可以划分为传统的模拟技术环境、基于数字信号的数字技术环境和以数据驱动为核心的数据环境。为便于叙述，分别用模拟态、数字态、数据态进行表达[4]。

三态档案对象具有较为明显的差异，其核心差异在于信号性质和内容语义连续性两个方面[5]。模拟态文档是以模拟信号（连续的物理信号）进行记录和保存的、基于文件形式的信息记录，如各种传统的纸质文件、照片等。模拟信号是连续的人类可以直接接收识读的信号，所采用的文件形式也是人可以识读和理解的，因此我们说模拟态文档具有信号与语义连续的特点。数字态文档则是以离散的数字信号进行记录和保存的、以文件为容器的信息记录，如常见的电子文件、数码照片等。数字态文档因为仍然以文件为容器进行语义封装，其定义、要素和构建总体还是依据人的语义理解要求来设计[6]，虽然信号离散，但是仍然具有语义连续性。数字态文档是以数字信号进行记录和保存的、以数据为颗粒度的信息记录，如关系型数据库文件、GIS数据、三维数据等。不同于模拟态文档与数字态文档，数据态对象多数是由数据驱动类系统产生的面向机器处理的各类形式的数据及其集合，在语义上呈现出离散的特点。

我们需要根据三态对象各自的特点构建相应的管理体系，从而为各自态别空间内的档案信息化工作提供方案。模拟态以载体为管理中心，因而其管理与技术方法体系着重于控制载体所在的物理空间，维持实体有序与存贮空间安全。数字态管理重点在于维护电子档案四性（真实性、完整性、可靠性、可用性）与长期保存等内容，以保证数字态对象的可读性。数据态注重维护数据体的各种类型的规则及其表达形式，以求最大程度的保留语义，从而维护数据态对象的可理解性。

2 档案信息化建设要素分析

信息化要素繁杂，总体上业界是沿袭2002年颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》的提法，从基础设施、信息资源、应用系统、标准规范、安全保障、人才队伍对档案信息化建设的主要内容进行表达[7]，这六要素涵盖了档案信息化的主要内容，便于从总体层面研究分析档案信息化建设内容。

2.1 基础设施

基础设施是档案信息化建设的开展基础与基本条件，主要包括网络、硬件设备和基础软件等。良好的基础设施能够提供优质的IT环境，为各种业务解决方案、应用系统和数据的运行提供有效支持。目前深入发展的云计算使得大部分档案机构共享优质的信息基础设施成为可能，尤其各类IAAS、PAAS服务的逐渐成熟，使得档案机构可以将以前需要耗费巨资建设的机房视为一种透明的、虚拟的“服务”，极大地减轻了档案机构开展信息化的成本。

2.2 应用系统

应用系统是档案信息资源管理、共享、开发与利用的软件保障，从功能层面为档案管理业务提供有力的支撑。在当前我国档案业务标准化不足的情况下，大量档案业务还有明显的人因因素，这既导致通用档案软件研制比较困难，大量档案软件还需要定制开发，也导致市场上的档案软件质量良莠不齐。在相当长的时间内，档案应用系统建设将会是制约档案信息化水平的主要因素。

2.3 信息资源

档案信息资源建设是档案工作的核心与重要任务，只有建立覆盖人民群众的档案资源体系，才能为建立方便人民群众的利用体系奠定坚实基础。近20年来，档案信息资源建设其核心任务是实现“存量数字化、增量电子化”，未来将面向单轨制实现大量原生电子档案资源的积累与管理，更多的数据态特征的电子档案数据也将是档案部门面临的巨大挑战。

2.4 标准规范

标准规范是档案信息化的实施前提和重要手段，信息化环境需要大量标准规范去逐步消除业务中的人因因素。目前涉及档案信息化的标准规范呈现出较为明显的上升趋势，其中主要的标准规范包括《数字档案馆建设指南》《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）、《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015）、《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第2部分：数字文件管理系统指南与功能要求》（GB/T 34840.2-2017）以及《电子档案管理系统基本功能规定》等。

2.5 安全保障

安全保障是档案工作的底线，对于档案信息化建设而言，安全保障涉及软硬件设施安全保障、安全技术保障和安全管理保障。新技术层出不穷的同时也使安全风险日益增多。如，数据泄露风险、云平台与大数据分析平台等集成平台风险、信息系统风险等。在此背景下，档案信息化建设应当建立体系完善的安全保障措施。

2.6 人才队伍

合适的人才是保障档案信息化建设顺利实施的必要支撑条件。档案信息化建设的其他要素均离不开人力支持，尤其在信息技术快速变化的背景下，没有专业技能扎实、技术素养较强的档案专业人才队伍，就无法有效开展档案信息化建设。

3 三态视角下档案信息化建设新思考

模拟态主管以载体为中心的档案资源，其核心是保障档案载体的长期保存；数字态档案主管以内容为中心的电子文件，其核心是保障数字文件内容的逻辑结构长期可读；而数据态对象管理着眼于数据及其可理解性，对传统档案管理的规则、策略、方法等产生了更为严峻的冲击。如，归档范围难以确定[8]、传统归档方法不适用[9]、电子文档价值难以有效挖掘[10]等。三态档案对象管理空间之间的差异已经超越了单纯载体和逻辑结构的差异，更多呈现出不同管理范式的差异。“现有规则的失效，正是寻找新规则的前奏。”[11]因此，以三态视角重新审视既有档案信息化建设工作具有迫切的现实意义。为了聚焦研究内容，本文着重考察档案对象空间变迁对档案信息化的突出影响，重点考察信息资源、标准规范与人才队伍三种典型要素。

3.1 多态并存，保障不同态别档案资源的规范完整

档案对象管理空间的存在与发展是彼此交织、相互融合的，未来相当长一段时间内，档案资源对象将处于多态并存的局面。信息资源建设作为档案信息化建设的核心与重要任务，应根据三态对象各自的形成和管理特点，从不同层面开展资源的收集与管理工作，并保障档案资源的可读性、可用性和可理解性。

3.1.1 模拟态文档资源建设应积极应用新技术，遵循既有管理传统

对特定档案机构而言，存量档案多以模拟态存在，并且在未来相当长一段时期内，模拟态档案数量仍将持续增长。由此，我们应该从两个方面开展模拟态档案资源建设：第一，积极利用新技术赋能模拟态文档管理，提升模拟态文档资源建设水平。模拟态文档资源建设在编码、实体管理、数字化等工作中仍存在大量的任务与问题，新技术应用能够为高效解决这些问题提供全新的技术手段。第二，遵循已有的行之有效的标准规范、技术方法与主流管理实践要求，保证新增模拟态档案对象收集齐全、完整。模拟态文档既有的管理方法、技术手段和标准规范总体比较成熟，只有一以贯之地遵守相关内容，才能有效实现有序化的空间管理。

3.1.2 数字态文档资源建设重在维持背景与关联，保障“四性”要求

数字态文档存在逻辑结构与物理结构可分离的特点，其资源建设核心是保留数字态文档内容的完整与质量，因而遵循真实、完整、可用、安全四性管理要求是数字态档案资源管理的重心。实际工作中，数字态档案资源的积累来自于数字化工作转化与原生的电子档案接收工作。从发展的角度看，这两项工作都应以维护电子档案的“正本”地位为基准，奠定机构数字转型的坚实基础。具体来说，通过事先构建足够完备的归档范围和元数据模板，建设具有关联关系的数字态资源空间，最大限度地保证资源的安全与存取。

3.1.3 数据态资源建设应创新管理思路，重点维护语义连续性

数据态文档资源的管理难点在于需要在全面继承数字态管理手段的基础上重点维护面向人的语义连续性。由于数据态以数据形式存在，在语义层面上解除了文件形式的封装，使得模拟态以载体为主的技术方法和数字态以文件编码类型为主的技术方法失灵。数据态资源对象除了大量数据本身以外，更重要的是需要管理用于维系数据语义关系的规则、算法、模型等相对抽象的对象类型，探索维系语义连续的新方法。因此，数据态文档资源建设需要加强对数据体本身构成规律和特点的分析，依据数据、模型、规则、本体等的特点，创新资源建设思路。

3.2 整体推进，夯实三态视角下的标准规范体系

标准规范作为档案信息化建设最基本的保障因素，对于维系信息化工作的质量和持久性具有基础作用。我国档案信息化标准经历了起步阶段和快速发展阶段，基本建立了完善的基础性标准、体系化的传统载体档案数字化标准、初具规模的电子文件管理标准以及整体配套的档案信息安全标准[12]。三态视角下，档案信息化标准规范建设应依托现有成熟标准，与时俱进，针对不同档案态别有针对性地进行完善。三态视角下，档案信息化标准规范建设应依托现有成熟标准，与时俱进，针对不同档案态别进行完善。

3.2.1 模拟态档案标准总体成熟，需要补充特定的数据化标准规范

我国既有标准规范中，针对模拟态的标准规范总体成熟，覆盖模拟态档案对象业务处理的各个环节。当前，模拟态文档规范研制重点主要在于提供数字化和数据化转换标准。目前，我国数字化相关标准规范比较健全，已经面向不同类型的载体分别出台了不同层级的各类标准，如《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T 43-2009）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）、《纸质档案缩微数字一体化技术规范》（DA/T 71-2018）等。数据化标准方面，目前已有文书类电子档案、录音录像类电子档案、照片类电子档案元数据方案标准，以及《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T 57-2014）等，未来还需要补充大量针对特定类型电子档案的数据化标准，形成较为完善的模拟态标准规范体系。

3.2.2 完善数字态文档管理标准规范

数字态文档管理基本进入了答案多于问题的阶段[13]，在标准规范方面，围绕各类文件元数据方案、电子文件归档与电子档案管理、电子文件系统功能、格式管理等已经建立了初具规模的标准规范体系。数据态背景下，数字态文档管理标准规范建设不仅应该补充数字资源长期保存、四性检测、数字文件鉴定等方面的内容，还应该制定基于云、物联网、区块链等新技术环境下的数字态文档管理标准。

3.2.3 构建数据态文档管理标准规范体系

数据态文档管理着眼于数据、数据体、模型、本体、规则等，原先传统归档范围采用的标本式管理方法需要进行调整。相比于数字态文档管理，数据态文档管理旨在解决语义离散导致的可理解性的问题，因而其规范重点在于基于数据态文档采取各类语义综合手段[14]。而现有档案管理方法几乎很少涉及语义，未来为了实现数据态文档统一管理，必须着眼于语义层面的标准化。

3.3 全面发展，提升档案机构与人员的专业能力

人才队伍作为档案信息化建设中最能动的要素，需要具备全面管控三态档案对象的能力，这些能力包括新技术应用能力、设备管理能力、数字资源长期保存能力以及业务指导能力等。档案对象管理空间的演进过程也是对档案机构与人员的专业能力水平要求递增的过程，尤其是在数据态对象空间，档案管理人员更要面对难以具象化的模型、规则、本体等实施档案管理。然而，既有的档案机构与人员的专业能力与数据态对象空间管理要求之间存在较大差距，亟需能力提升。

3.3.1 档案机构应具备全态管理能力

三态档案对象的存在需要档案机构具备“模拟态—数字态—数据态”的全态管理能力。由于不同态别所需要的专业能力空间是不同的，且存在相当大的差异。模拟态管理重在维持实体的有序与存贮空间的安全，数字态文档管理重点在于其四性保障措施和长期保存，数据态对象管控难度更大。档案机构将长期面对这三种形态的档案对象，因而需要具备全态的专业管控能力。

3.3.2 档案专业人员应具备多种能力

档案资源对象的演化和技术手段的丰富对于档案人员的专业管控能力提出了更高的要求，档案人员应具备对三态对象空间的专业管理能力，以应对不同态别、不同管理需求的实际情况，具备多态空间多层级的档案资源管控能力结构。从总体上看，档案人员专业能力要求包括空间管理能力、体系治理能力、数字赋能能力、价值创新能力等。空间管理能力的核心在于对各个档案对象空间的识别和整体管控，如管理模拟态档案对象的馆库环境、设施设备等以实现其实体有序与逻辑完整；通过编码、分类、元数据抽取等保障管理对象及其内容可读可检。体系治理能力要求能够通过治理营造规则空间，通过体系化的管理规则实施对档案对象空间的有效治理，如依托ISO27000族标准或等级保护条例来指导档案机构的整体安全管理；引入ISO16363进行旨在长期保存的可信仓储系统建设等。数字赋能能力旨在运用“大智云移物”等新技术与档案业务相结合的创新手段和方法。价值创新能力是基于各种专业能力，向特定用户提供具有知识和决策价值的信息服务[15]。

技术环境变迁在档案工作领域表现为模拟态、数字态和数据态三态档案对象空间的转换。档案对象空间不同，档案信息化工作理念、重点与策略也迥然相异。本文仅选择档案信息化六要素中信息资源、标准规范和人才队伍三种典型要素进行了分析。然而，新技术的纵深发展与普遍应用势必会显著地影响档案信息化整体建设，未来档案信息化建设应通盘考虑三态视角下的六要素建设。