协同式智慧档案信息服务模式研究——以丽水市智慧档案建设为例

王思婕/上海大学图书情报档案系

传统档案信息服务是一种以档案室、档案馆为中心向机构内部或社会提供服务的单向线性的“孤立式”服务模式，是基于集中式档案管理体制及档案保管范式发展而来的。当前随着人工智能应用与发展，很多城市开展了“智慧档案”或“智慧档案馆”建设，以提高档案服务社会的能力，这一新业态冲击着传统的档案信息服务模式。本文结合德国物理学家赫尔曼·哈肯创立的协同理论，提出了协同式智慧档案信息服务这一理念，并将其定义为：各协同主体之间按照一定的方式相互作用、协调配合，借助互联网、物联网、移动通信和大数据等技术，以共同的价值目标为指向，实现协同服务效应最大化的过程。本文对丽水市档案部门智慧档案信息化服务方式进行分析，进一步讨论了协同式智慧档案信息服务模式，并系统地论述了该模式的内涵和实现条件。

1 丽水市智慧档案服务方式信息化建设

1.1 内部协同服务：基于“档案室+档案室”的“云档案”服务

这里的内部协同服务指机关档案室之间实现业务环节信息的同步互动，包括档案信息资源、支撑技术、利用服务等方面的有效集成，提升各机关内部智慧服务活动的协同效应。2013年，按照“智慧丽水”建设要求，丽水市档案局依托协同办公系统，自主研发集机关数字档案室、档案登记备份和云档案信息共享系统“三位一体”的“1+9+N档案系统管理系统”，实现了开放档案信息资源管理与共享利用得转型升级[1]。在该系统建成的云档案信息共享平台，使得全市所有机关部门都能在各自权限范围内，查询到使用该系统的任何一个县的任何一个部门的开放或不开放的档案信息。基于云档案的信息服务模式，打破了传统的市、县、乡镇三级档案室信息服务壁垒，促进了全市各部门之间开放档案的在线共享。

1.2 外部协同服务：基于“档案馆+档案室”的“一站式”服务

这里的外部协同服务是指市、县、乡镇三级的档案室协同档案馆共同面向社会提供档案信息的服务方式。在外部协同服务模式下，社会公众可以既可以通过档案馆的联合查阅中心、也可以通过各级档案室获取档案信息服务，档案室的服务对象不再局限于机关内部或机关与机关之间，而是扩展到社会公众。当前，丽水市档案部门将涉及婚姻、公证、社保等民生档案的信息查阅点进行整合，并在市档案馆建设了档案联合查阅中心，提供“一站式”服务[2]。也就是说，社会公众不需要到档案形成单位去查阅档案，在档案联合查阅中心或是就近的乡镇档案室中，就可以查阅到所有市、县、乡机关档案室内的档案数据。

1.3 区域协同服务：基于“档案馆+档案馆”的“联合档案馆”

区域协同服务模式是指区域智慧档案馆之间开展协同合作，建立立体化的智慧服务共享体系，形成智慧档案馆集群效应，强化智慧档案馆之间的有效分工和协作。当前，丽水市按照“统一规划，统一技术标准、统一数据库格式”的联网共建原则建设市数字档案馆，这为实现区域内档案馆跨馆查询打下了基础；此外市本级和县、市（区）国家综合档案馆数据共享的接口也已经打开[3]，这为跨馆查询和跨馆出证提供了技术支撑。与此同时，市档案局还制定了《“最多跑一次”改革“一证通办”事项电子归档数据交换信息规范（试行）》，该规范的制定为“联合档案馆”的跨馆协同服务提供了可参考标准。数字档案馆之间实现跨区域协作，不仅避免了各级数字档案馆智慧化建设工作中资源浪费，还实现了各档案馆（室）之间数据共享，破解了原先存在的“数据烟囱”和“数据鸿沟”。

1.4 泛在协同服务：基于“档案+手机”的“移动档案查阅中心”

泛在协同服务是指基于移动互联信息技术的泛在接入环境和多终端协同应用场景提供的一种服务方式，其核心理念在于获取“泛在服务”[4]。移动互联信息技术的发展为开展智慧档案信息服务创造了更多的可能。丽水市档案局运用移动办公技术，开放了档案信息移动查询系统，把各机关数字档案室开放的档案信息资源移植到手机“移动档案查阅中心”，开通了“掌中档”。用户经过注册后随时可以用手机终端，登录“掌中档”，查阅各级机关开放的档案信息[5]。“掌中档”的开通打破了档案信息服务的时空界限，真正实现了智慧档案建设服务民生的目标。

2 丽水市智慧档案服务方式的亮点分析

2.1 立足技术创新：资源集成

丽水市智慧档案建设的亮点之一在于通过技术创新应用实现了资源分布式保管和集中统一利用。丽水市开展智慧档案建设的直接动力是服务“最多跑一次”改革，为实现这一目标，必须对部门内的有效信息资源进行整合。档案部门作为政府机关部门实体文件、电子文件和相关政府数据的保管中心，能够为政府信息的集中统一管理提供有效保障。为保障档案实体安全和档案数据有效管理，市档案局创新使用无线射频技术和云存储技术，实现档案智慧化管理和档案信息资源集成化利用。而云档案信息共享平台的构建，破除了各机构之间的“信息烟囱”，实现了档案信息资源跨界集成共享。

2.2 立足实践创新：民生服务

丽水市智慧档案建设亮点之二在于通过实践创新满足了多元化的社会需求。丽水市开展智慧档案建设的目标在于服务民生、服务大众，其“1+9+N档案协同管理系统”为就智慧档案建设服务民生提供了重要支撑。“1+9+N档案协同管理系统”是一种分级式建设系统的实践创新，“1”指丽水市，“9”指丽水市所辖的9个县（市、区），“N”指多个乡镇。该系统集机关数字档案室、档案登记备份和云档案信息共享系统于一体，实现了开放档案信息资源管理与共享利用转型升级。同时，为了顺应社会需求，市档案局还开通了移动档案查阅服务，用户在规定范围内能够随时随地获取档案信息服务。

2.3 立足管理创新：电子政务

丽水市智慧档案建设亮点之三在于依托电子政务创新管理的方式方法。针对档案信息化建设投入少、OA系统内文件缺乏整理以及系统安全存在隐患等现状，市档案局创造性地建设了“1+9+N协同档案管理系统”，通过云档案共享系统实现档案信息的分布式管理和集中统一利用。此外通过将“1+9+N协同档案管理系统”的“档案云”迁入政务云中，实现了电子文件的在线归档；当电子文件自动归档时，档案员还可进行智能化操作，即自动实现档案号编排、打印归档章等。

2.4 立足智慧服务：人文关怀

丽水市智慧档案建设亮点之四在于智慧服务中彰显的人文主义价值情怀，主要体现在以下三方面。一是民生服务的价值取向。智慧档案建设极大程度上提高了民生档案信息服务的质量和水平，为公众获取民生档案信息资源提供了便捷高效的服务方式。二是对个人隐私的保护。市档案局在数字档案馆系统上开发了档案自主查阅平台，公众只要在自助平台上刷第二代身份证，就可以查到相关档案信息。三是根据智慧服务的要求，对档案工作人员的进行多渠道、多方式的培训，提升其业务水平。

3 协同式智慧档案信息服务模式的实现条件

3.1 以技术创新为起点的内部协同服务模式

内部协同服务模式的内涵涉及两方面内容：一是协同服务，指向以档案室集群为核心的协同效应；二是内部服务，档案室集群内非公开档案信息的服务对象仅限于所有文件形成部门，不直接面向社会。实现内部协同的目的在于破除旧有的部门之间的“信息孤岛”，通过统一的智慧共享平台实现档案室内部、档案室与业务部门之间、档案室与档案室之间业务环节信息的互动共享，实现技术层面的资源集成、管理集成和服务集成，发挥档案室集群内部各项智慧服务活动的协同效应。内部协同服务模式的首要实现条件在于技术创新。以云档案智慧共享平台为例，各机关档案室统一使用档案协同管理系统登记和管理档案，通过云档案智慧共享平台，所有机关部门都可以在规定范围内获取系统内任意一个档案室的开放或不开放的档案信息服务。

3.2 以实践创新为驱动的外部协同服务模式

智慧档案外部协同服务模式是指档案室集群与档案馆之间构建协同关系，并以档案馆为“窗口”或通过机关档案室面向社会提供智慧化信息服务的模式，其中档案信息服务的内容不再局限于某一服务提供者所拥有的信息资源，而是以档案馆与档案室集群内的所有档案信息作为服务资源。在智慧档案外部协同服务模式下，档案馆（室）不仅是所藏资源服务“窗口”，更是系统范围内所有档案信息资源提供利用的“窗口”。而要实现外部协同，实践创新是主要驱动力。为提高档案信息化水平，丽水市档案局根据自身发展现状，创造性地建设了“1+9+N档案协同管理系统”，使系统内所有的部门都能实现信息共享。

3.3 以管理创新为保障的区域协同服务模式

智慧档案区域协同服务模式旨在构建区域间的档案馆网，打破“中心化”的信息服务模式，强化馆际之间的联系，实现立体多维多向度的智慧档案服务协同效应。在区域协同服务模式下，智慧档案馆是协同的主体，并通过内外部的协同作用构成了紧密联系的动态资源层，包括档案数据库、档案知识库、档案智库等。档案信息资源不仅能够在智慧档案馆内部流通，还能够在基于共识的档案馆网中安全流动。区域内的档案馆也不再是唯一的信息服务中心，档案馆之间的信息共享方式，将由传统的点对点信息共享模式和基于信息资源管理中心信息共享模式，拓展为一种协同共享的方式。智慧档案区域协同服务模式将实现一定范围内的“去中心化”服务。这就意味着，智慧档案馆应该及时调整自身的功能定位，实现管理创新。

3.4 以智慧共享为核心的泛在协同服务模式

泛在协同服务模式是智慧档案信息服务的终极模式，它通过泛在互联实现智慧共享，其主要内容包括：一是“去中心化”的服务理念。泛在协同服务下用户不再关心服务内容来源于“谁”，而是关注服务的内容、质量以及获取服务的方式，这就要求档案机构彻底改变“以我为主”的中心化服务理念，积极融入泛在化服务环境，扩大协同效应。二是数据化的服务内容。数据是信息的载体，信息内化形成知识，知识创造智慧。由此可见，数据是智慧的逻辑起点。三是交互式的服务方式。泛在协同服务模式下，人机互动将大范围取代人人互动，而智能交互式的互动方式能在一定程度上弥补技术在情感上的缺失。四是灵活的反馈机制。多场景互动为用户带来多样化的服务体验，为提升服务质量，需要构建立灵活多样的反馈机制。