企业存货内部控制分析——以贵糖股份公司为例

陈小英

一、存货内部控制概述

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料或物料等，包括原材料、在产品、半成品、产成品、商品及周转材料等，属于流动资产。

存货内部控制是企业为管理好存货，针对存货收、发、存与供、产、销各环节的特点，事先制定的一套相互牵制、相互验证的内部监控制度。存货内部控制是企业整个内部控制的重点内容和中心环节。

存货内部控制的目标是保证企业存货资产的安全完整和核算的准确性，加速存货资金周转，提高存货资金使用效益，努力降低企业成本，提高企业经营效益，从而保证企业经营活动顺利进行。高效的存货内部控制不仅可以满足生产需要，提高生产效率，还能减少企业物资浪费，及时发货，提高客户满意度。及时发现货物积压、短缺、损坏，可降低企业的损失，减少资金占用，进而保证会计核算的真实性和完整性。

二、案例介绍

广西贵糖（集团）股份有限公司（以下简称“贵糖股份”）是A股上市公司，于1993年成立，并于1998年11月11日在深圳证券交易所正式挂牌交易，股票代码000833，公司以制糖、造纸为主业。2013年4月，贵糖股份被致同会计师事务所（以下简称“致同”）出具了否定意见的内部控制审计报告。致同发现贵糖股份的原材料领用计量不准确，对存货账实差异的处理不及时。致同在内部控制审计报告中指出，贵糖股份公司蔗渣、原煤等大宗原材料的成本核算基础薄弱，部分暂估入账的大宗原材料缺少原始凭证（如包括原材料数量、供应商名称等信息的入库单），影响该等存货的发出成本结转与期末计价的正确性，与此相关的财务报告内部控制运行失效。上述重大缺陷导致贵糖股份2012年度未审财务报表的本期数据和前期比较数据中，“营业成本”、“应付账款”、“存货”等项目存在重大会计差错。根据2013年4月12日董事会决议，贵糖股份管理层对前期比较数据相应进行了追溯重述，该等重大会计差错更正调减了2011年度净利润5251.20万元，调增2011年年初留存收益11663.42万元。基于上述重大缺陷，贵糖股份内部控制失去了为财务报告及其相关信息的真实完整提供合理保证的功能，从而被出具了否定意见的内部控制审计报告。

贵糖股份2012年度计提有关资产减值准备的公告显示，2012年度存在减值情况的原辅材料、备品备件及零配件等账面价值为103943080.08 元，预计未来净现金流量为78774041.29元，减值损失为25169038.79元。存在积压及减值情况的材料具体如下：①包装物糖袋的积压中，2009年以前旧版积压有45043套，2011-2012年由于改版积压272159套，积压金额合计645728.39元。因积压时间长，塑料存在风化碎裂现象，②三造包装物积压中，纸箱积压20778只、大袋10288个、手提袋739079个、面巾盒264020个、中包2386355个、单包12758972个、片膜453986张、手挽带77510条、纸芯管5805条、不干胶2523682张等，均为旧版改新版、错版、有免检字样、有些则因生产产品改变长期不领用，其中：2010-2012年积压金额338608.88 元；2003-2009 年积压金额为1198229.99元。③造纸原材料积压中，蔗渣、桉木刨片及大部份浆板因目前市场采购价格下降，而前期库存成本较高产生的减值损失。机械热磨浆板2011.98吨的积压是从2011年9月开始至2012年12月止，一年多时间生产上仅领用了17吨，几乎全部积压。因长期不用及露堆垛中风吹雨淋日晒，该浆板出现潮湿返黄、破溶、溶烂现象。④其他备品备件及零配件的积压，主要为五金仓其他材料的积压。其中三年以上的积压约占该部分的79.47%，其余为1-2年的积压。积压原因大多为旧的生产技术、生产设备、生产流程、生产工艺的不断更新变化所形成的，且大部份都是无法再使用及可使用的。贵糖股份公司本部2012年度存在减值情况产成品的账面价值为172575648.04元，预计未来净现金流量为151886026.35元，减值损失为20689621.69元。其中，由于造纸产品市场持续低迷，出库较慢，使纸产品出现较严重积压及减值，有些积压品的生产时间是2005年。

三、贵糖股份存货内部控制存在的问题和缺陷分析

（一）企业风险管理意识淡薄

以上案例资料显示，贵糖股份的存货存在严重积压及减值现象，究其原因是其风险管理意识淡薄，管理层未能及时关注有关存货生产技术革新及市场方面的变化，对客户的需求与生产需要的信息把握不准确，存在生产的产品种类和规格不适合客户的需求而滞销，采购的物资不适合生产使用导致资金占用或被浪费。

（二）存货内部控制的多个环节存在管控缺陷

贵糖股份的存货控制缺陷并非某一单独环节出现漏洞，而是从存货取得、验收入库、仓储保管、领用发出、盘点处置等各个环节都不同程度存在着管控缺陷。①存货取得环节，包装物糖袋、三造包装物、造纸原材料和其他备品备件及零配件的积压是预算编制不科学、采购计划不合理带来的存货积压风险。②验收入库环节，缺乏有效的存货验收入库控制，导致部分暂估入账的大宗原材料缺乏原始凭证，从而使存货计价、成本结转等后续会计业务核算丧失准确性。③仓储保管环节，包装物糖袋出现风化碎裂现象、机械热磨浆板露堆垛中风吹日晒雨淋，出现潮湿返黄、破溶、溶烂现象，说明公司仓储保管方法不适当、监管不严密，导致一部分原材料变质、损坏，不能使用，企业资产受到损失。④领用发出环节，原材料领用计量不准确，反映其审核不严格、手续不完备。⑤盘点处置环节，存货账实差异的处理不及时。原辅材料、备品备件及零配件积压，有些是因生产产品改变无法再使用，说明闲置、报废处置责任不明确、无人过问。

（三）会计人员专业素质有待提高

贵糖股份蔗渣、原煤等大宗原材料的成本核算基础薄弱、对存货账实差异的处理不及时、成本核算不实等一系列问题的出现，让人对贵糖股份会计人员的专业胜任能力提出质疑。由于会计人员专业素质不高，严重影响了贵糖股份会计工作的有效开展。

（四）存货监督机制薄弱

有效的监督可以及时纠错查弊，从而起到良好的控制作用。贵糖股份被出具否定意见的内部控制审计报告案的根本原因是其存货内部控制系统存在缺陷。内部控制问题不是一个短期的问题，而是长期形成的。可是，在致同出具否定意见报告之前，贵糖股份内部并没有发现其在存货控制制度设计以及执行方面的缺陷，足以证明其存货监督薄弱。

四、加强贵糖股份存货内部控制的建议

（一）增强风险防范意识

随着我国经济体制改革的不断深化，企业所面临的风险将日益复杂多变。企业要在竞争中立于不败之地，治理层和管理层应增强风险防范意识，重视内部控制建设，有效监控存货的风险。企业实施内部控制需要全体员工的参与。企业应全员进行风险防范知识培训，提高员工素质。企业领导人应该科学决策、摒弃凭经验决策的习好，尽量避免因对风险疏忽而造成损失，提高企业控制风险的能力。

（二）建立健全存货内部控制制度

首先应建立完善的存货岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，不相容岗位相分离，确保存货业务各个岗位的相互制约和监督。其次，建立科学合理的存货管控流程：①制定合理的采购计划。在公司采购材料之前，通过有效的市场调研，积极把握市场需求，根据市场需求量和产品生产量，有效制定生产计划，根据现有库存确定企业的采购计划，对存货的采购进行预算，确定需要购买的材料，避免企业存货积压和浪费。采购部门的请购单必须经过相关主管人员签字，才可以确认材料采购；在付款时，付款单必须经过相关授权人员签字，会计部门才可以确认付款。②制定有效的存货验收入库制度。对入库的存货，仓储部门要进行检验，与到货清单、产品交付清单及剩余存货的退料清单核对，在数量、品种、质量都相符的情况下，有关单据由相关责任人签字；对于直接运抵使用现场的存货，仓储和使用部门的有关人员必须到现场办理交接手续，验收合格，签字确认。同时填写入库单交仓储部门签字确认、填写出库单交领用部门签字确认。对于数量、品种、质量不符合要求的货物，及时办理退货手续，甚至索赔。现购存货的，采购人员应将定购单、购销合同、入库单和发票等有关单据及时送交会计部门审核，会计人员审核无误后办理相关的付款手续。之后，会计人员及时根据审核无误的原始凭证编制记账凭证并登记入账。预购存货的，企业必须建立健全预付账款和定金内部控制制度，定期对预付账款进行核查和监控，防止不可回收。赊购存货的，企业应定期与债权人对账，保证应付账款的真实性。③建立仓储保管制度。仓储人员对存货分类保管，建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容。加强存货的日常保管工作，按仓储物资所要求的储存条件存贮，做好防盗、防变质等措施。每月至少检查一次存货是否存在安全隐患，对异常情况报警明示。④建立严格的存货领用发出制度。企业相关部门领用材料，需要持相关部门核准的领料单。库存商品的发出应经过相关部门批准。同时在出库单上填写实发数量，由领用人签字确认后交会计部门入账。⑤认真做好存货盘点处置工作。制定详细的盘点计划，合理安排人员，明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等。对于盘点发现的盘盈、盘亏、毁损，可由会计部门和采购部门共同审核，提出处置意见，报审批后对存货处置的净损益，及时进行账务处理，纳入当期的损益。对发现的经过技术鉴定需报废的存货以及无使用方向的闲置存货，按规定权限批准后处置；对发现的残次品，应当选择有效的处理方式，并经相关部门审批后作出相应的处置，做到账实核对相符。

（三）提高会计人员业务素质

一是定期对会计人员开展专业培训。包括学习国家颁布的最新会计政策、会计管理方法以及一些实践经验成果，以提高会计人员的管理能力。二是定期考核会计人员。考核范围包括会计理论知识、会计法规制度、计算机操作能力等。

（四）建立健全存货监督机制

内部审计部门对存货内部控制执行结果负有监督检查责任，同时，委托外部审计机构和注册会计师对存货内部控制情况进行检查。在建立完善存货内部控制制度的基础上，可以通过科学设置考核指标体系，建立强有力的考核激励机制，以保证各项制度、措施的有效落实，达到预期的目的。定期或不定期地对存货管理各岗位工作进行检查考核，确保各项内部控制严格执行，落实存货管理的责任，并按照相关的奖惩措施对管理人员或者部门实施合理奖惩，以充分调动他们工作的积极性与主动性，从而更好地完善存货内部控制。