经济合同内部审计的有效做法和应用

刘兴忠

一、背景

一个企业要想在竞争日益激烈的市场经济中保持持续稳定发展，必须实现规范化管理，而企业规范化管理的标志就是制度化，完善的管理制度体系加上严格的执行力，是实现企业规范化管理的重要保障。某集团企业依据集团公司制订下发的各项合同管理办法、指导意见等规范性文件，形成比较完善的合同管理制度和机制，具体有合同审查会签制度、合同专用章制度、法律意见书制度、法定代表人授权委托书制度、合同台账、档案管理制度等；审查意见反馈机制、合同审查与财务支付联动机制。企业依据制度探索实施了合同管理内部审计的有效做法，以及进一步完善内部制度、机制，以实现依法治企。

二、合同管理的内部审计目标

1.合同管理审计是指对项目建设过程中形成的各专项合同实施相应的审计程序，对其内容及各项管理工作质量及绩效进行的审查和评价活动。

2.合同管理审计的目标主要包括：审查和评价合同管理环节的内部控制及风险管理的适当性、合法性和有效性；合同管理资料依据的充分性和可靠性；合同的签订、履行、变更、终止的真实性、合法性以及合同对整个项目投资的效益性。

三、合同管理内部审计的做法

1.审计合同管理的规章制度是否健全有效。制订了哪些合同管理规章制度，名称、文号；是否存在与集团公司规章制度冲突的地方；是否结合子公司的实际制订，是否具备有效性可行性，现实执行情况，执行过程中发现的问题。

2.审计合同的档案管理是否规范。是否建立合同档案制度、合同档案保管部门；合同档案是否按年度、时间顺序、分项目立卷，是否有多项合同业务合并立卷的现象；一项合同业务的档案包括哪些文件；能否及时对合同文本及相关材料进行归档，存档文本为原件还是复印件。

3.审计登记的合同台账是否完整、规范。建立了哪些合同台账，电子台账还是书面台账，各台账分别独立设置还是设立一个或几个混合的台账；合同各项台账的主要登记内容；能否及时对合同签订情况进行及时登录；填写内容是否真实、准确、完整。

4.审计合同专用章使用管理和备案登记情况是否合规。是否刻制合同专用章；合同专用章保管人姓名；盖章的合同是否履行合同审签程序；签署完毕的合同能否及时归档。

5.审计合同约定条款是否清晰，有无违背国家法律及集团公司制度。一份合同应具备的条款（签约双方的基本情况、合同标的、数量和质量、收费及支付方式、争议解决方法、违约责任等等）是否具备；是否能够通过合同内容明确看出签约的目的；所签合同有无违背国家法律及集团公司制度规定。

6.审计合同价格的确定依据是否合理。合同价格的确定依据是什么，实行国家主管部门制订标准、同行业标准、惯例还是其他依据；是否存在合同价格奇高现象，有何原因，有无批准文件。

7.审计合同审批手续是否完整，合同签订是否按规定履行审签程序。合同签订前是否履行本单位内部的审签程序，是否有合同审签单。是否存在没有履行审签程序就签署的合同，原因；符合上报条件的，有无履行合同上报审批程序。是否存在没有履行上报审签程序就签署的合同，原因。

8.审计合同审查和审批意见在签约时是否得到落实或改正。每份合同是否都有审查部门的审查意见；能否及时将审查意见反馈签约对方；签约对方对审查意见是否有书面反馈意见；能否根据审查意见对合同草案进行修改完善。

9.审计合同履行情况。是否每月对合同履行情况进行梳理，梳理情况；本单位是否按合同履约，是否存在对方不履行或不全面、不适当履行合同的情况，如何处理；有无提前付款现象，原因，有何批准文件；合同价款与结算价款是否存在差异，原因；合同付款是否履行付款审签手续。

10.审计是否存在未完结合同纠纷诉讼、仲裁，是否及时将纠纷诉讼仲裁情况上报集团公司的情况。存在何种合同纠纷、涉案金额、起止时间、处理措施；是否向集团公司汇报，汇报文件；是否委托律师；案件进展情况、下步处理措施。

四、合同管理内部审计结果的应用

1.进一步完善合同审查会签制度。订立合同应当严格执行先申请、后谈判，先审查、后签字的程序，认真进行项目、当事人资格、信誉、履约能力、合同内容及签约手续等合法性、合规性、可行性的审查。合同签订之前，承办人应将合同草案及与合同有关的证明材料提请公司业务相关部门、财务部门、审计部门、法律部门在相应的职责范围内审核。

2.进一步完善上报会签制度。

（1）实行上报会签制度的必要性：一是加强合同管理的要求，集团公司通过上报会签制度，了解掌握下属单位的合同签订情况，对下属单位的重大合同把关；二是部分单位合同审查不严格，签订的合同存在漏洞、不规范地方，潜存着的法律风险开始显现，各种合同纠纷开始出现；三是部分单位不重视合同的审查，即便是履行了本单位的合同会签程序，也是走过场，搞形式。

（2）实行上报会签制度，并不意味着上报合同的签署单位或承办单位对合同的审查责任减轻。日常合同管理中，存在这样的现象，个别单位未履行本单位的合同会签程序，或虽然履行会签程序，但并没有对合同内容进行审查，直接将存在显而易见问题的合同草案上报集团公司，并解释为节约时间，尽早签订合同，这加大了审查部门的工作量，合同审查时间也会相应延长。

3.进一步完善合同专用章制度。合同专用章是区别于单位公章的印章，公章主要用于公司各类行政管理、行政任命、外事活动、对外交流、公函、证明等，一般不涉及企业具体的权利义务关系。合同专用章用于除劳动合同、内部经济责任制（承包）合同以外的各类经营合同，具体有投资、合作、贷款、担保、买卖、建设工程、代理、委托、租赁、运输、赠与、保管、技术开发、技术转让合同等，除非有些与地方政府的框架协议、个别金融机构特别要求的贷款合同外，一律加盖合同专用章，不得用公司行政公章、财务专用章和部门公章等代替。

（1）一个单位只能刻制一枚合同专用章，确有特殊需要刻制两枚的，必须加以区分并书面说明理由，报集团公司法律合同部批准。

（2）不得使用加盖合同专用章的空白合同文本或者信笺签署合同，合同管理人员不得保留或者向任何人提供加盖合同专用章的空白合同文本或者信笺。

4.进一步完善重大合同的法律意见书制度。标的额在500万元以上的重大合同（除一般的融资、融资担保合同），各部门审核完毕后，应由公司外聘的常年法律顾问对合同草案进行审核，提供书面的正式法律意见书。

5.进一步完善法定代表人授权委托书制度。经公司法定代表人授权，被授权人可以在授权范围内以公司的名义代理公司法定代表人参加谈判、签署合同、出席股东会议、参与诉讼、仲裁及其他业务活动。未经法定代表人授权，公司任何部门、个人不得以公司的名义进行以上代理行为。

授权委托原则上实行一事一授制度。即每一个具体项目（事情）的代理行为要具体授权，有明确的权限范围和期限。因签署合同需要办理公司法定代表人授权委托书的，应该履行《***集团有限公司合同管理办法》规定的合同审批程序，填制《法定代表人授权委托书》。

6.进一步完善合同台账、档案制度。各公司应建立合同签订登记台账、合同专用章使用登记台账、法定代表人授权委托书使用登记台账；逐步建立起合同履行登记台账、合同纠纷登记台账等。

7.进一步完善审查意见反馈机制。合同是签约双方利益的集中体现，是利益双方博弈的结果。合同审查会签制度就是一种民主管理、决策机制，是大家集思广益、群策群力维护企业利益的有效手段，是签订合同的法定程序。对于合理的审查意见，合同承办部门（单位）应当采纳，并及时将意见传达给签约对方，应站在维护本公司最大利益的立场，尽量说服对方接受合理化的意见。因合同对方或其它原因不能采纳的，应合同审查部门的要求，合同承办部门（单位）要写出书面说明，承办部门（单位）的负责人要签字并加盖部门（单位）印章。

8.进一步完善合同审查与财务支付联动机制。凡支付金额在10万元以上没有签订书面合同的不得付款；凡未经审查会签（上报会签）程序通过的合同不得付款；凡没有加盖合同专用章的合同不得付款（经审批使用公章的除外）；凡签署的内容与经审查通过的合同内容不一致的合同不得付款。

五、合同管理内部审计结果应用后的评价

1.加强了遵章守纪的自觉性，真正实现依法治企。

合同管理制度是公司各项经营活动的行为准则，树立了制度至上的权威，坚持制度面前人人平等，任何组织、任何个人都不能凌驾于制度之上，做到有章必依、违章必究。总部各部门担负着监督检查职责，审计部门及时跟踪制度执行情况，强化制度的权威性和执行力，确保各项工作规范运作，逐步实现公司规范经营的常态化。

2.合同管理制度与管理流程，有些可能还存在一定程度的缺陷，公司将不断地对制度进行修订完善，使之日趋合理、完善，但在正式修改之前，任何人必须严格遵守。

3.熟悉并严格执行各项合同流程，提高工作效率。熟练掌握管理制度中已经成型的比较完善的工作流程，并以此进行操作，提高工作效率和质量。