浅析高校人力资源管理中将人事档案和业绩档案整合管理的可行性研究

胡雪飞，金晓原，龚海洁，庞 丽，王耀萍，罗慧晶

（河北建材职业技术学院，河北秦皇岛 066000）

高校的人力资源管理主要是对高校人力资源的现状进行管理，现阶段由于高校人事档案信息数量有限，利用与服务比较被动，使得人力资源管理无法做到趋势预测。

从新中国成立后，中央组织部于1956年8月召开了第一次全国干部档案座谈会，制定了我国第一部全国性的关于档案工作的法规——《干部档案管理工作暂行规定》，中共中央组织部在2009年下发了《关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知》，2017年下发了《关于完善干部人事档案材料的通知》（组通字【2017】25号），2018年11月，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条件》，我们不难看出，规范人事档案的管理，完善人事档案的内容，更有效利用人事档案是我国当前研究的主要方向。

相对于国外而言，目前我国人事档案包含的材料以体现结果的内容为主。比如考核类材料，基本为每一年的年度考核表，即由统一的制式表格记录考核结果，而对于考核的过程和测评的情况并无体现，而对于考核结果为同一级别“优秀”或“合格”的职员来说，无法客观地对他进行更精细的评价，如果一个总人数为500人的高等学校，按评优秀率不超过15%计算，那么一般情况下有75名优秀和425名合格人员，仅查阅人事档案的话，评价这一年情况也只能分出“优秀”和“合格”两个等次。而造成这种情况的原因，归根结底是因为业绩和测评等的业绩档案单独建立造成的。由此可以看出，人事档案与业绩档案分开管理存在很多弊端。

1 人事档案与业绩档案分开管理存在的弊端

1.1 人事档案包含信息不完整

当前人事档案材料包含的内容多是对一个人的身份和政治情况进行储存，缺乏对个人能力、诚信情况、对曾工作过的单位、部门或项目的贡献等信息进行统计、整理、存档，或者有些业绩材料体现了个人能力，但曾未获奖，而达不到文件规范收集的要求。

1.2 人事档案内容存在滞后性

由于固定的制式表格的设计和填写要求，致使很多信息不能够及时的更新，以至于人事档案更多的是反馈一个人的历史信息，对其近段时间内的思想、能力、业绩、社会关系等的变化的信息很少进行统计、存档。

1.3 单独建立业绩档案导致转递中信息流失

当前多数单位或企业在人力资源管理过程中都会单独组建业绩档案，比如：诚信档案、技术档案、考绩档案、廉政档案、师资档案等内容。而以上业绩档案的管理方式多为各职能部门在分管的业务中产生业绩材料分别进行管理单独建档，而人事档案的管理，均由专门的档案管理部门或者人才交流中心负责。在人员需要流动的情况下，经常会出现，因为忽略了对各职能部门业绩档案的收集，或者认为业绩档案是职工在本单位的工作情况，无需传递或归入人事档案，而至使信息流失的情况。

2 将人事档案和业绩档案整合管理的重要性和设想

随着社会的飞速发展，社会的各个领域都需要人才，高等学校更是如此，这就需要建立一个公平、公正、公开的评价机制。评价必须建立在客观真实的信息与材料之上。人事管理的效果体现在业绩上，而业绩管理又有力推动着人事管理的完善与发展。在直观材料上，业绩档案的建设，体现了人的现状与能力，可以有效的推进教职员工的进步，而人事档案则全程展示了人才发展的过程乃至历史或家庭背景。因此人事档案与业绩档案是密不可分的整体，有效的将人事档案与业绩档案整合管理，就是更好的发现人才，以确保人才不会因为评价的依据不全面不客观而被忽略、被埋没。在人事档案传统分类上增加体现职业经历、职业能力、教学能力及效果、师德师风考核测评情况、科研成果及其升迁、考勤考绩等甚至是个人喜好、特长、社会关系、诚信、健康方面的业绩档案材料，以丰富原有人事档案的内容，将更有效、更客观地做出评价，更准确地做出预测。

2.1 履历类材料

主要有《干部履历表》和干部简历等材料。归入此类的档案材料，一般以干部（职工）履历表、职工登记表、招工登记表等制式履历表格为主，在更新频率上，多为职工更换单位，或有规定要求更换制式表格或档案核查工作时，重新填写更新，对于在同一单位或同一系统内容调整部门或机构的人员来说，人事档案中的履历材料往往不能有效的反映其经历和基本信息的变化情况。

综合利用现代计算机技术、现代控制技术、现代通信技术和现代图形显示技术，将各部分子系统集成，实现了分散控制，集中管理。

【情景1】

张某，为继承父亲留下的房子，办理手续时，要求出具与体现与父亲关系的证明材料（父亲干部档案《干部履历表》复印件），但在查阅档案时发现，因为父亲一直在同一单位工作，《干部履历表》社会关系页面只填写了哥哥的信息，而无张某的信息。

【情景2】

陈某，在单位进行档案核查认定过程中，7年前任某单位正处级干部，在其档案中，能体现出其社会关系的有《干部履历表》、《入党志愿书》、《干部任免审批表》，而其中时间最近的一份表格是任正处的《干部任免审批表》，该表上陈某有一女儿，为某高中学生，但实际上其女儿已经大学本科毕业，工作2年且更换过2次工作。

解决方案：设计个人《学习经历简表》、《工作经历简表》、《业绩情况简表》和《社会关系简表》，采取更新登记的形式，予以登记，将个人成长、经历、参与的项目或取得的成绩、主要社会关系变化情况等以条简录的形式予以体现，从而达到看履历知概况的效果。

2.2 自传和思想类材料

主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。

经调查，目前通常情况下，归入此类的档案材料多数为入党过程中书写的自传材料，体现的信息非常有限，而且经常会发现，一个人从入职到退休，档案中仅有一份甚至没有自传材料。这种情况，不能及时反应出个人思想变化情况。

解决方案：定期或者在特定活动后，收集个人的思想汇报等材料，从而能看出个人思想上变化与成长的情况。

2.3 考核鉴定类材料

主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。

【情景3】工作人员每年都会有一份年度考核登记表归入此类，至退休时，年度考核表得有二三十份，再加上审核盖章页，年度考核在档案中占据了很厚的部分，但在传统的填写模式多为固定格式的表格和总结框架，内容上千篇一律，甚至相当一部分人仅是修改年份，而无实际的工作业绩内容。

【情景4】为了加强人力资源的管理，很多单位在日常也对工作人员进行考勤或思想、业务等方面的测评，而对于此类的考绩材料，多数单位均单独建立了业绩档案建档或者存储于电脑系统中，当人员发生工作单位变动时，这部分材料一般情况下不会随人事档案材料转递，不利于新单位全方位的评判。

解决方案：改变现有的年度考核表的填写模式，首先在个人总结的填写上做以要求，简化或者有重点地体现工作改革、成果、业绩、感想或不足方面的情况或考核结果；其次，设置相应的表格，体现测评情况和考核过程情况，将业绩档案与人事档案有效整合，以提升人事档案的有效利用价值，而不至于出现前文中所提的仅能区分“优秀”和“合格”的情况。

2.4 科研成果方面材料

【情景5】经调研，目前人事档案中，仅有《专业技术职务任职资格评审表》中能够体现在科研、论文等情况，但多数是在职称评审申报时填写，待职称评审通过后，归档的表格，而此表中的信息体现的信息具有滞后性，而对于现阶段新取得的成果或在研的成果并无体现。

【情景6】很多学校都有艺术设计专业，此领域的老师很多或有参加地方、企业建筑等设计甚至是地标性建筑，或有举办或参加影展、画展，或有建立或参与建立工作室，当然也不乏因个人爱好而在某领域威名远扬的人，但由于人事档案材料收集的要求所限，在档案几乎看不到此方面的信息。

解决方案：设制《科研成果摘录表》并补充收集能够体现专业技术或学术方面能力的代表作等材料，比如有代表性的科研论著的目录，专利情况等方面材料。此外，增加对其他能够体现个人业绩成果的材料的收集，比如在艺术或建筑行业，有特色的设计或代表作等，有些虽未获奖或被采纳，但也有一定的社会影响力，类似于此类的业绩材料，可以作为档案的辅助材料归入人事档案。

2.5 荣誉称号

【情景7】在目前工作中，各单位多数收集的个人的综合性奖励材料或者市厅级以上的奖励材料，而对于所在集体、指导学生、教师参加比赛获奖、个人参加技能竞赛获奖等材料均未涉及，仅在各单位或各部门建立的业绩档案中有所体现。

解决方案：设计科学体现个人奖励情况的表格，采取归纳总结、随时登统的方式，将以上各种荣誉、奖励登记，以全面体现个人的业绩。

2.6 健康情况材料

在现有的人事档案中，仅有考学、招工、参军等情况才会将体检表归入档案，而对于员工的健康情况不能全面的反映。

习总书记说：“只有全民健康，才能实现全面小康”。只有每一位教职员工身心健康，才能安心地、积极地投身到教育事业中，更好地教书育人。

解决方案：增加员工的健康档案材料，由校医院针对每位教职工的身体情况制度健康档案，尤其对于现代工作节奏快、压力大的情况下，聘请专业人员，分年龄段地对教职工进行心理测评，帮助教职工更好地调整心态，以更阳光、更积极的态度去生活工作，去感染每一个学生，生活对于健康情况“亮灯”的职工，学校能够及时给予关爱与照顾，让教职工更能健康、安心地学校发展、为教育事业做出贡献。

2.7 师德档案

为深入贯彻习近平总书记9月9日在北京师范大学师生代表座谈会上的重要讲话精神，教育部《关于建立健全高校师德建设长效机制的意见》中要求，健全师德考核，促进教师提高自身修养。将考核结果存入教师档案。现在各学校都有教学质量评价体系，多数由学生评价和同行评价组成。在调研中发现，因人事档案材料收集的要求，教学质量的评价情况仅保存取相关职能部门。

解决方案：收集教学质量评价方面的业绩材料，设计表格予以汇总统计。

高校竞争的实质就是人才的竞争，尤其是高级人才及团队的竞争，人才问题始终是高校发展的最核心问题。高校人力资源管理只有将人事档案与业绩档案整合管理，才能更掌握更全面、更准确的信息，才能通过分析信息，更好地促进高校人力资源优化配置，充分调动教职工以及高级专家的积极性。

3 结束语

随着大数据时代的到来，我国人事档案的管理随着环境的变化正发生着重大变革，这将改变高校人事档案管理和人力资源管理的思维方式和管理模式。我们不仅要利用人事档案信息管理系统实时收集“大人事档案数据”，同时也需要将大数据的支撑材料——业绩档案收集到人事档案中，只有掌握现代人力资源管理的需求，吸纳业绩档案的精华，将人事档案与业绩档案有效的融合，进行整合管理，才能够使得人事档案更具有利用价值，才能对人才的评价更加公平、公正与客观，才能及时发现人才、合理利用人才，从而更好地为社会主义现代化建设服务。