机构知识库用户的使用和存缴意愿研究——以中国科学院文献情报中心机构知识库为例

马景源，白林林△（1．中国科学院兰州文献情报中心；2．中国科学院大学）

1 引言

机构知识库作为一种能实现对本机构知识资产进行收集、长期保存、合理传播利用的管理系统，自诞生以来在世界范围内得到了快速发展。但是在快速发展的过程中也存在一系列问题，如：用户对机构知识库的认知程度如何？对其功能是否满意？是否还有其他需求？

国外学者E.Luca等在基于用户对机构知识库的体检和评估研究，对用户界面重新进行了设计、改善和评估，发现经过改善后的界面提升了机构知识库的利用率和内容的可见性。［1］DKoshiyama等以北里奥格兰德联邦大学机构知识库为研究对象，对机构知识库的可用性和信息架构进行了调研，发现用户最为关注“搜索”和“提交”两方面的可用性。［2］

在国内，韩珂等采用调查问卷方式，对中国科学院科研院所内科研人员对机构知识仓储的“认知情况和对IR系统所提供服务的需求”进行了实证研究，总结了科研人员对IR的认知与需求的特点。［3］刘桥英等在对用户需求分析的基础上，提出建立个性化的学术信息空间、有效的自存储服务体系、学科发展分析管理体系和用户科研绩效管理体系对现有的机构知识库服务体系进行改进。［4,5］可以看出，国内外机构在IR建设进行的同时，也从用户认知和需求分析等方面进行了实证研究，为未来IR的发展提供了有益的参考与支撑。

中国科学院文献情报中心很早就构建了机构知识库（以下简称NSL OpenIR），［6］以实现对机构成果的收集、长期保存、传播和管理。为了解NSL OpenIR用户使用情况、存缴意愿及用户需求，本文对其用户进行了调研，获得了各类用户对机构知识库（IR）的认知、使用意愿、存缴意愿和存缴需求的第一手资料，希望能够为相关单位开展IR建设提供参考。

2 调查对象和方法

2.1 调查对象

NSLOpenIR收录的内容主要是中国科学院文献情报中心的成果，属于图书情报类学科，所以本问卷调查对象主要分为两类。

① 第一类调查对象：中国科学院文献情报中心的师生，他们既是使用者也是存缴者。② 第二类调查对象：来自山西大学、中山大学、山西医科大学图情档系的学生，他们只是使用者，没有存缴权限。

2.2 调查问卷设计

在内容上，首先收集了受访者的基本信息，其后围绕用户对NSL OpenIR［7］的使用情况、存缴意愿、存缴需求三方面进行设计，以单选题、多选题和开放性问题的形式共设置了24个问题。

① 使用情况和需求调研：目的是了解用户对NSL OpenIR的认知度和使用意愿，使用意愿包括是否使用、使用途径、使用目的、使用原因和使用的成果类型。② 存缴意愿调研：目的是了解用户的存缴意愿、存缴方式和愿意/不愿意存缴的原因。③ 存缴需求调研：目的是了解用户对存缴成果的知识产权需求、存缴内容质量和其他方面的需求。

其中针对第二类受访者的问题只有对NSLOpenIR的使用情况的调研，不包括存缴意愿和存缴需求的调研。

2.3 问卷调查方式

本次调研全部采用网络问卷星［8］进行调查，共回收问卷102份，其中第一类受访者的问卷66份，第二类受访者的问卷36份。

3 调查结果分析

3.1 受访者基本情况分析

从调查结果来看，此次调查的用户年龄主要集中在40岁以下，占94.1%；其中：以25-29岁的最多，占41.2%；45～49岁和50～54岁的资深科研人员相对较少。其中的受访者身份是教师/研究人员的为38.2%，学生为61.8%。教师/研究人员中以讲师/助理研究员居多，占61.5%；学生中以硕士为主，占81%，博士次之。

3.2 使用情况和使用需求分析

3.2.1 认知度。主要考察用户是否了解NSL OpenIR及其功能。从调查结果看，第一类受访者中，61.8%的人清楚IR的功能，26.5%的人知道IR但不太清楚其功能，甚至还有少数人（11.8%）完全不了解其功能。第二类受访者中，只有20%的人清楚IR的功能，46.7%的受访者知道IR但不太清楚其功能。

3.2.2 使用途径和使用目的。主要考察受访者是否使用过NSL OpenIR以及使用它的途径和目的。从调查结果看，使用过NSL OpenIR的用户占83.87%，未使用占16.13%；在使用过NSL OpenIR用户中，进入NSL OpenIR的最常用的途径为从搜索引擎的检索结果链接进入，占53.9%；其次是从NSL OpenIR主页进入，占42.3%。

受访者使用NSL OpenIR的目的主要是为了下载文献，比例达81.8%；其次是浏览，占77.3%；存缴文献仅占40.9%，可见受访者在NSL OpenIR存缴文献的意愿还待进一步加强。

3.2.3 使用原因。在使用过NSL OpenIR的受访者中，愿意使用机构知识库的原因中“开放使用，降低了获取信息的成本”（84.6%）、“资源丰富，可以找到正式出版物中无法找到的特色信息”（81.8%）、“提倡开放获取，推广学术成果开放共享”（73.1%）是主要原因。

不愿意使用的原因中，“机构知识库内容更新慢、数量与种类少”（50%）、“机构知识库系统界面不够完善”（45.5%）、“机构知识库的服务不够完善”（42.3%）和“当前学术出版模式已经能满足信息获取需求”（40.9%）占较大比例。

3.2.4 使用的成果类型。用户常用的成果类型中期刊论文的比例最高（100%），其后是会议论文（88.5%）、学位论文（88.5%）、研究报告（84.6%），对专利文件（73.1%）、工作记录（65.4%）的利用比例较低。

3.3 存缴意愿

主要考察第一类受访者是否愿意向NSL OpenIR提交和存缴其科研成果及存缴方式和原因。

3.3.1 存缴意愿与动机。调查结果表明，第一类受访者中大约有91.8%的用户愿意将自己的科研成果提交至NSL OpenIR，但其中有27.9%的用户是有条件愿意，如有限开放存取；有4.7%的用户没有明确表达意愿，4.5%的用户表示不愿意提交。

3.3.2 存缴方式。从调查结果来看，在存缴方式上，74.1%的用户愿意自己存缴；授权给团队或委托人进行存缴的方式也被许多用户接受，占48.2%。

3.3.3 存缴动机。促使受访者将其科研成果存缴到NSLOpenIR的原因中“认同并且实践开放共享的方式”（92.3%）和“促进个人成果的共享与传播”（92.3%）是占比最高的原因，“增加成果的共享”（88.5%）、“管理自己的学术成果产出”（88.5%）次之，很多科研人员并不会因为“追求下载或浏览量”（76.9%）或因“所在单位或课题组有要求”（80.8%）才提交成果到IR中。

3.4 存缴需求

主要考察第一类用户在存缴其科研成果时的需求，从知识产权、质量控制和加强措施三方面进行调研。3.4.1 存缴科研成果的知识产权需求

（1）开放范围与时间限制。从调研结果来看，对存缴成果的对外开放范围，只有30.8%的受访者希望“完全开放”，69.2%的受访者要求在一定条件下对外开放，包括允许IP范围内的用户访问（26.9%）、允许通过帐号登录的用户访问（23.1%），也有19.2%的人希望实施多重限制。时间限制方面，认为应当立即开放共享的受访者占38.5%，希望在一段时间（三个月到一年不等）后开放的用户则占50%，还有11.5%的用户未表明态度。

（2）全文浏览和下载。在存缴成果的全文浏览方面，59.1%的受访者希望“完全开放，自由浏览，并允许下载全文到个人计算机或移动设备上”，27.3%的受访者希望通过权限控制的方式进行开放范围的限制。在全文下载方面，38.5%的受访者希望允许完全开放下载，61.5%的受访者希望对全文下载进行权限控制，包括在限定IP范围内的用户下载全文（19.2%）或通过账号登陆控制下载全文（26.9%）。

表 IR作用的重要程度

3.4.2 存缴内容质量控制需求

在存缴内容质量控制需求方面，认为非常有必要和有必要进行控制的受访者共占92.2%，持一般态度的占4.9%，2.9%的用户没有明确表态。

3.4.3 机构知识库的作用和需改进的方面

（1）NSLOpenIR作用。从调查结果整体来看，用户认为NSLOpenIR在“收集、保存和呈现个人或机构成果”、“扩大个人或机构成果影响力”、“便于个人和机构成果共享”和“便于个人或机构成果的管理与评价”四方面都具有重要的作用（见表），而对“便于寻找相关合作者”这一说法的认同相对较低。这表明，受访者更注重机构知识库的成果管理、共享功能，这一点与受访者存缴动机中的“管理自己的学术成果产出”、“促进个人成果的共享与传播”相呼应，形成相互印证。

（2）NSLOpenIR功能改进建议。在机构知识库的功能改进方面，排名前三位的依次是：“丰富资源内容，增加特色信息收藏”（88.5%）、“加大宣传力度，增强使用意识推广”（84.6%）、“采用便捷、实用、开放的系统平台”（80.77%），说明用户更注重系统所提供的内容以及系统的可获取性与便捷性。

其他功能需求方面，用户提出的意见主要有：①增加学位论文资源；② 实现知识挖掘，提供深度揭示；③ 为用户存缴与下载提供更便捷的渠道；④ 改进IP限制问题；⑤ 完善作者主页链接；⑥ 提供学术社交支持，如根据用户行为推荐相关研究兴趣集群。

4 结论与建议

（1）随着IR的发展与应用，用户逐渐对IR有了正向的认知，但仍需进一步加强宣传，以营造更好的发展环境与氛围。

（2）多数研究人员愿意将自己的成果存缴至IR，IR建设者在加强宣传其开放理念的同时，应简化提交流程，减少用户工作量，以促使用户提交更多成果到IR中。此外，还应进一步加强系统的安全性，提升用户对系统的信任。

（3）IR还需要提高服务质量，如改善用户界面、协助用户更好地宣传和传播研究成果等。

（4）部分类型的资源较少被利用，可能是由于资源建设不够充分导致的，除了期刊论文与会议论文，IR还应增加学位论文、研究报告、电子课件、科研数据等其它途径难以获取的资源。

（5）已经有越来越多的用户从IR中获取文献资料，但IR的文献存缴率仍有待提高。

（6）多数研究人员对存缴成果的对外开放的时间、范围限制要求较低，但也有部分用户希望有一定的限制。IR可以细化管理措施，如与作者签订相关协议，按照存缴者的意愿决定开放科研成果的时间与范围。

（7）绝大多数用户认为有必要对存缴内容的质量进行控制，所以IR在提供开放获取资源便利的同时，也要重视资源质量的把控。