医院人事档案管理存在的问题及对策研究

郑娜

摘 要：人事档案是作为医院工作人员工作经历、业绩、作风、表现等各项内容的重要载体，对医院选人、用人、人才考察等方面起到了关键和积极的促进作用。但是我们从最近几年医院人事档案管理的现状来看，却存在着一些管理制度等方面的漏洞，进而暴露出了各种管理上的弊端。本研究首先分析了医院加强人事档案管理的必要性，然后给出了当前医院在人事档案管理方面所存在的种种问题，最后给出了有效的解决措施。

关键词：人事档案；管理问题；对策

在医院人员管理当中人事档案处于基础性的地位，但是其在人才选拔、部门考察过程中却是必要的环节，在当前医院管理制度下，人事档案管理的实施已经具有了自己的特色，成为了医护人员工作实施的依据，但是因为医院在人事档案管理当中存在严重的思想滞后现象，故此项工作并未给予高度的重视，无法将人事档案的效应充分的发挥出来。

1 医院加强人事档案管理的必要性分析

医院人事档案管理内容包括档案的整理、档案材料收集、档案材料鉴别、档案保管、提取利用、传递、信息化几个方面。医院人事档案的管理对于医院的日常工作来说是非常重要的，不仅能够通过人事档案管理去进行识人、用人、辨人，同时其也是员工待遇的兑现、人才的择优的重要依据，而且还能够促进医院人事制度的有效改革、保障医务人员的能力和品德等，根据以上的分析，我们可以看出医院应该不断的加强人事档案管理工作，从而使得人事档案管理能够对医院的发展起到更为积极的促进作用。

2 当前医院在人事档案管理方面存在的问题

2.1 人事档案管理基础设施不健全、硬件管理匮乏

对于医院人事档案管理来说硬件设施是基础，例如人事档案库房面积、档案柜材料等都是有要求的。但是从当前来看，大多数的医院人事档案管理基础设施并不完善，和普通的办公室没有区别，与人事档案管理相关条例当中要求的防强光、防虫蛀、防火患等功能存在很大的差距，这会使得医院的人事档案管理工作面临较大的安全性隐患。

2.2 人员档案、人事关系档案保存不够规范

当前医院编制也遇到了很大的压力，所以往往会选聘一些劳务派遣人员、合同人员，那么就会出现流动医务人员的人事档案管理问题，流动人员本身就属于新生的事物，医院在其人事档案管理方面并未给予足够的重视，常常会导致这部分人员档案违规的现象，例如流动人员人事档案存在无法评定职称、无工龄记载等现象，这对于医务人员自身来说是不利的，而对医院来说则容易导致出现劳动纠纷。

2.3 医务人员人事档案在调转程序上不符合规定

医务人员调转是较为常规的人事环节，职务变动、人员调动的时候都会存在人事档案转递的现象，很多医院为了节省资源，往往会让调转的人员自带人事档案，单位对该项工作也不够重视，有时候还会导致人事档案去向不明，严重的还会导致人事档案丢失的现象。

2.4 医院在人事档案利用方面存在着严重的不足

医院对人事档案的利用以及查阅应该严格的按照相关的审批手续进行，但是从当前来看这项工作并未落实，只是简单地进行登记，导致其档案利用中出现了丢失等问题。

2.5 医院人事档案管理模式比较落后

当前医院人事档案管理还是实物档案保管的阶段，以纸质档案、手动装订、实物材料鉴别等作为根本，故需要大量的人力、财力和物力，并且需要专业性的人才，而随着医院人事档案数量的不断增加，也使得医院人事档案管理陷入了管理的瓶颈，也就是说此种人事档案管理模式和当前医院人事档案管理发展和需求是不相适应的。

3 加强医院人事档案管理的有效措施

3.1 不断完善医院人事档案管理的硬件设施

对于医院人事档案管理工作来说硬件设施是其工作有效实施的基础，实际上除了成本问题而导致的人事档案管理实施落后之外，医院管理者在档案管理方面的意识不强也是导致人事档案管理落后的一大因素，所以笔者认为应该从医院管理层层面去加强，使管理者认识到人事档案管理属于医院管理工作中非常重要的环节，进而加大人事档案管理投入、管理力度等。

3.2 加强医院人事档案的细节化管理

从当前医院人事档案管理不规范的情况来看，多数均是人事档案利用程序上存在问题，所以医院档案管理工作者则应该从过去出现的问题进行总结，进行针对性的整改，这就需要做好人事档案的细化管理，对管理的程序进行严格的审查，找到相应的缺口，在档案利用、档案保管、档案审查、档案调转等环节去进行程序的完善，对相应的审批制度要严格的执行，使得人事档案管理的各个环节都能够得以保障。

3.3 加强医院人事档案的信息化建设

对于医院人事档案管理来说，信息化发展是其必然的趋势，其能够使得社会消耗大大的减低，同时人事档案信息化发展也会促进档案管理业务提升、工作效率提升，故医院人事档案管理信息化发展则是必然，能够使得人事档案管理实时化、自动化的有效实施。那么医院则可以开发人事档案管理系统，将医护人员的档案录入到相应的系统当中，人事档案录入之后则能够将这部分档案进行反复性的利用，使得档案管理更便捷，并可以实现区域内人事档案的共享，档案管理人员不需要通过翻阅纸质档案就可以查阅相应的信息。再有档案信息化建设还能够使得管理效用得到大大的提升，使得档案查询更为准确，使得原本体力的档案管理工作转变成为脑力工作。

3.4 提高医院人事档案的有效利用率

为了大大的提升医院人事档案的有效利用率，作为医院来说则应该在人事档案灵活性方面加大力度，但是从当前来看医院针对医务人员的人事档案管理多强调政治性，若要想进行人事档案的利用则需要层层审批，尤其是当医务人员自己想要利用档案信息的时候，往往是很难拿到档案的。但是我们可以借鉴西方国家此方面的做法，将档案相对人的知情权、隐私权做到有效的平衡，将部分人事档案进行开放。根据我国相应法律的规定，对档案采用适度开放，实现档案利用率和开放程度的增强，从而使得医院人事档案在医院社会服务功能方面能够起到更大的作用。

3.5 创新医院人事档案管理模式

医院档案管理部门则应将现代化档案管理技术充分的运用起来，做好檔案智能化、网络化和数字化的建设，使得人事档案管理工作能够和医院发展需求相适应，比如医院可以将计算机技术、录音技术、扫描技术、摄像技术等运用到到人事档案整理工作中，在实现管理模式创新的基础上，使得档案管理的成效得以提高。

4 总结

对于医院来说，人事档案管理在选人、用人等方面起到的作用是不容忽视的，但是从当前来看，却存在着人事档案管理基础设施不健全、硬件管理匮乏、人员档案、人事关系档案保存不够规范、医务人员人事档案在调转程序上不符合规定、医院在人事档案利用方面存在着严重的不足、医院人事档案管理模式比较落后几大问题，而要解决这些问题应不断完善医院人事档案管理的硬件设施、加强医院人事档案的细节化管理、加强医院人事档案的信息化建设、提高医院人事档案的有效利用率、创新医院人事档案管理模式。

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