浅论高校院系办公室职能的提升

摘 要：院系办公室在高校中的枢纽和窗口作用不容忽视，院系办公室是高校中各学院自主开展教学、科研等工作的枢纽，其运营的好坏与职能的发挥关系到整个院系的形象和高校的整体效能。因此，提升高校院系办公室的职能是高校有条不紊运行的必然趋势，应充分关照如下几个方面的能力提升：一是加强业务人员的政治觉悟和理论素养；二是明确院系办公室人员的工作范围；三是提升办公室工作人员的业务水平；四是建立奖惩机制，充分调动业务人员的主观能动性，积极为院系办公室工作贡献力量。

关键词：高校；院系办公室；职能提升

高效的发挥高校院系办公室的作用，在高校的管理体制中发挥着重要作用，因此，积极提升高校院系办公室的职能势在必行，笔者试从如下几个方面对高校院系办公室工作的开展及职能的提升提出

浅见。

1 加强业务人员的政治觉悟和理论素养

院系办公室工作人员直接面对的群体是从事高校科研与教学工作的高校教师和在高校就读的大学生群体，高校教师是知识的传播者和创造者，承担着传道授业解惑的重要责任，大学生群体则是国家和民族的希望，是祖国的栋梁之才，大学阶段的教育是莘莘学子走向社会之前的训练场和储备室，明日之星们能否担当的起时代的使命，很大程度上受到大学教育的熏陶和影响。习近平总书记在十九大报告中指出：“青年兴则国家兴，青年强则国家强。青年一代有理想、有本领、有担当，国家就有前途，民族就有希望。……全党要关心和爱护青年，为他们实现人生出彩搭建舞台……”[1]因而，高校院系办公室的工作人员一定要有较高的政治觉悟和理论修养，要有为人民服务的精神和意识，响应党中央的号召“加快教育现代化，办好人民满意的教育。全面贯彻党的教育方针，落实立德树人根本任务，发展素质教育……加快一流大学和一流学科的建设……”，[2]在日常的办公室工作中不断提高自身的政治觉悟和理论修养，为院系教师和广大青年学生提供良好的教学、科研与求学环境，为祖国的高等教育事业贡献

力量。

2 明确院系办公室人员的工作范围

高校院系办公室的工作经历了一个由简单到复杂的变换过程。最初设置的院系办公室只负责处理教务方面以及学生管理方面的工作，工作性质相对单一，工作内容相对轻松，管理范围也较为固定。随着高校改革和管理模式的不断调整，高校院系办公室的工作也日益变得琐碎复杂，牵涉方面众多。目前院系办公室的工作主要涉及如下几个方面的内容：1）负责教务和学生管理工作；2）教学、科研、图书资料、师生管理以及后勤服务等诸多方面的组织协调；3）与学校党委、各部门之间的沟通，重要信息的上传下达。上述每一方面都需要牵扯到办公室工作人员的众多精力，更加需要办公室工作人员明确工作范围，划定工作任务和目标，积极发挥好“承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用”，[3]在错综复杂的工作中理出头绪，找出规律，干出水平。

3 提升办公室工作人员的业务水平

如前所述，高校院系办公室的工作繁琐细致，需要较高的业务能力和专业水准。为了更好的担负起办公室的工作，则要求其工作人员具备全方位的素质。这主要包括如下几个方面的素质和能力：1）吃苦耐劳，踏实肯干；2）上传下达，协调各方；3）改进方法，提高

效率。

具体来讲，首先，院系办公室的工作千头万绪，既需要心细如绵，又要有吃苦耐劳，踏实肯干的精神。缺乏缜密的筹划和未雨绸缪的精神办公室的工作就很容易出现纰漏，缺乏吃苦耐劳的精神，很多需要体力、脑力、精力相结合的工作就难以顺利开展。因此，从事办公室工作的人员一定要有吃苦耐劳、甘于奉献的心理准备。其次，如前所述，院系办公室是一个枢纽部门，对上负责与学校各主管部门的沟通交流，对下负责面向本院系师生开展千头万绪的工作，因此，院系办公室的工作人员要具备思维敏捷、心思缜密、协调各方的能力，要能在最短的时间内安排好上级管理部门安排的各项任务，同时准确、及时的向院内师生传达，并能够协调中间出现的各种矛盾和冲突。再次，院系办公室的工作繁芜，但从事该项工作的人手却不见得足够，这是各大高校都面临的亟待解决的问题，这就更要求工作人员能够克服艰难险阻，迎难而上，改进工作方式和方法，提高工作效率。比如，可以安排学有余力的学生来担任办公室助理，既达到锻炼和培养学生的目的，又能一定程度上分担办公室工作的压力，可谓一举两得。

4 建立奖惩机制，充分调动业务人员的主观能动性

院系办公室的工作虽然琐碎复杂，但即便长时间从事该项工作，也难以为外界所知晓，很难有显著的成果问世，因此，要给予办公室工作人员充分的人文关怀。要综合考虑办公室人员的工作性质为其量身定制合理可行的奖惩机制，以此来激发其工作热情，提升其工作积极性。

古語有云：天下熙熙皆为利来，天下攘攘皆为利往。适当合理的奖惩机制的设置能够最大程度地提升工作人员的积极性，能够调动其主观能动性，更加认真踏实的为院系办公室的工作献计献策，也能更加顺利、及时、踏实的完成学校、学院安排给师生的各项工作。主要可以从如下两方面加以考量：1）加强对办公室工作人员的业务培训，视情况予以奖惩；2）确立职称评定、职务晋升等方面的院系规章制度。

参考文献

[1]《习近平在中国共产党第十九次全国代表大会上的报告》，2017年10月28日，载于人民网，网址：http：//cpc.people.com.cn/n1/2017/1028/c64094-29613660.html。

[2]《习近平在中国共产党第十九次全国代表大会上的报告》。

[3]庄敏.新形势下高校院系办公室工作的新思路[J].扬州大学学报（高教研究版），2006，10（5）：29-30。

作者简介

杜凤山（1961-），男，汉族，山东济南人，助理研究员，本科。