从重大会议看重大活动档案的收集与管理

摘 要：加强重大活动档案管理具有重要的现实意义。本文以以上海合作组织青岛峰会为例档案工作为例，详细阐述档案部门通过建章立制系统化、业务指导全程化、监督管理规范化、档案征集精细化、档案利用社会化的“五化”举措，实现重大活动档案接收及时、收集完整、整理规范、保存安全、查阅便捷；同时分析了重大活动档案管理中存在的制约因素，并提出加强重大活动档案管理的几点思考。

关键词：重大会议；档案；收集；整理；问题

2018年6月9日至10日上海合作组织青岛峰会在山东青岛举行。这是上海合作组织在山东青岛举办的国际性会议，是上合组织扩员后的首次峰会。筹备和会议期间相关部门形成了大量的文字、图片等资料。如何以本次国际性会议为契机，做好重大会议专题档的收集，真实反映会议全貌，并为今后类似活动的举办提供参考与借鉴，成为今后中心档案工作者面临的一项新任务。

1 青岛峰会议档案管理的实践分析

1.1 建章立制系统化

规范性档案文件的制定是依法加强重大活动档案活动的基础，针对具体的重大活动可以制定具体的规章制度，对在重大活动中形成的组织管理、整理归档、利用、移交等做出具体规定，特别是对有保管期限的实物和映像资料做到有章可循和有规可依。在上合峰会举办之前制定了《关于做好上海合作组织青岛峰会档案工作的通知》《上海合作组织青岛峰会档案归档范围和保管期限》《上海合作组织青岛峰会档案文献史料征集范围和要求》，确保了大会档案资料工作的顺利进行。

1.2 业务指导全程化

各级档案业务部门可以借助新媒体开展具体指导和业务培训，例如可以采用微信群、QQ群、微信公众号等新媒体开展进行业务咨询、档案讲堂、及时反馈等栏目开展业务指导工作，督促做好重大活动档案的手机和移交工作。在具体工作中档案部门可以组建相应的工作队，选配精兵强将全程参与到重大活动的档案收集工作来，通过及时的工作督促相关单位主动收集和移交档案材料，提升各部门的档案意识和档案专业技能。在上合组织青岛峰会期间，青岛市档案馆提前介入青岛峰会大会筹备工作，实现了业务指导全程化，积极做好有关文件材料的收集和档案移交工作，包括大量的文件材料、实物和照片。青岛日报社、青岛报业传媒集团向青岛档案馆移交了包括上海合作组织青岛峰会《青岛日报》号外珍藏八连版、《青岛晚报》珍藏版号外以及《青岛早报》专刊，这些资源不仅丰富了馆藏，而且为城市留存了鲜活的记忆。

1.3 监督管理规范化

上合组织青岛峰会筹备执行“三同时”制度，“三同时”即档案工作组与重大活动领导组同時建立、档案工作与重大活动工作同步展开、档案管理经费预算与重大活动预算同步到位。上合组织青岛峰会筹备工作领导小组成立时就将档案部门列为筹备组成员单位，同时建立专门的重大活动档案领导工作组，负责整个活动的档案管理工作，督促指导属地的档案收集和移交工作。

1.4 档案征集精细化

重大活动中形成的直接档案，如有保存价值的文字、图片、影像、电子文件、标准物等不同形式的历史记录都应该是被收集的对象。在重大活动中要形成全方位、多层次、精细化的档案收集工作格局。另外要提高档案收集的及时性和常态化，档案管理部门要建立常态化的工作机制，实现各类信息和数据的全天候日归档和不断档。在数字化时代建立与新媒体对接和共享机制，实现影像资料随时收集和及时归档，做到档案结构优化和完善。在青岛峰会期间档案馆部门共同启动“上合峰会 记忆有我”档案征集活动，面向市民征集有关上合组织青岛峰会筹备及举办过程中，有关亲历者个人形成的工作记录、工作总结、照片、标志性实物等，目的是形成与“官方记忆”相互辉映的上合组织青岛峰会“民间记忆”，进一步丰富档案内容。

1.5 档案利用社会化

重大活动档案规范整理、定期移交、安全保管是档案管理的基础，及时开展档案资料的数字化并建立专题数据库，按照规定做好档案鉴定和开放工作，为各行各业提供资料查询。档案部门要按照存量数字化和增量电子化的要求加快馆内资源的数字化转换工作，以此来带动档案信息资源的整理，为馆藏资源共享利用提供信息支撑和数据保障。另外档案并非资料的堆砌，档案编研工作者不能停留于对档案材料的简单汇编水平，而要根据实际需要对馆藏档案进行科学的分类、整理、分析、比较、提取、组织、加工和编撰。要对已获得的资料进行二次、三次加工和开发，揭示档案中的隐含信息 ，让死档案变成活信息，以适应各级党委和政府决策和管理不同的利用需求。对资源的再开发使档案资源更准确、系统、精炼和便于利用，体现档案工作的主动性和信息资源的动态性。

2 当前我国重大活动档案管理中出现的问题

我国重大活动档案管理取得了长足的进步，但是也存在一系列问题，主要出现在了档案收集难度不断加大，重大活动的种类丰富，设计领域异常繁多，形成的档案资料数量巨大，收集难度比较大，单靠档案业务部门或者是承办单位的努力难以收集完整，特别是一些特殊领域的档案收集不完整的问题比较突出，主要是部门人员对档案的认识还只是停留在纸质层面，特别对实物和影像资料不重视，有时出现机构印章重要资料的遗失。第二是部分单位档案意识比较淡薄，甚至有的单位片面认为，档案仅针对活动本身，其实对服务和保障重大活动开展相关工作中形成的资料也属于档案不可或缺的部分，更有甚者有的单位档案移交不及时，因为档案员的变动造成档案工作交接不到位和及时造成档案的遗失。

3 对重大活动档案管理思考

3.1 加强全社会档案意识，让档案工作形成合力

各级档案管理和行政部门要通过各种媒介扩大全社会档案意识，另外也要会同相关工作单位形成重大活动双向对接机制，形成工作合力，优化档案资源整合，提升整体工作效率。各级党委和政府也要提供更加精准的档案服务，为档案工作开展提高绿色通道，督促相关部门做好重大活动档案管理工作，确保重大活动过程全记录。

3.2 强化业务监管，确保档案安全

各级党委、政府要坚持以总体国家安全观为指导，从维护国家安全的高度认识和推进重大活动档案安全工作。各级各部门要把强化档案资源建设作为档案安全的起点，确保重大活动文件材料收集归档时“应收尽收”“应归尽归”、档案移交接收时“应交尽交”“应接尽接”。各级档案行政管理部门要实现档案安全监督检查常态化，大力推进档案数字化、异地异质登记备份等工作，加强实体档案与数字档案的安全管理，确保档案绝对安全。

3.3 进一步推动开放共享，展示档案风采

各级档案馆要严格按照《中华人民共和国档案法》《各级国家档案馆开放档案办法》《中华人民共和国政府信息公开条例》等法律法规规定，做好重大活动档案的鉴定开放、社会公开、共享利用等工作。各级档案行政管理部门和档案馆要联合相关部门（单位）通过出版专题汇编、举办展览等多种形式，用档案成果为重大活动增添亮色，为重大活动的顺利举办提供档案智慧、奉献档案力量、作出档案贡献。

参考文献

[1]张国华.G20峰会档案收集工作刍议[J].浙江档案，2016（07）.

[2]杨晓辉，常忠.怎样做好档案收集工作[J].兰台世界，2017（S1）.

[3]乔玮.浅谈如何做好档案收集工作[J].广东科技，2016（11）.

[4]康胜利.档案收集工作中的意识问题刍议[J].档案，2015（09）.

作者简介

史娜娜（1985-），女，山西省河津市，研究方向：档案方向。