电子文档对档案工作的影响及对策

2018-12-15 11:00马丛容
现代企业文化·理论版 2018年5期
关键词:影响及对策档案工作

马丛容

摘要现如今,我国经济迅速发展。这离不开各个单位之间的共同进步和发展。在大多数单位中,档案对于单位来说具有重大的作用,而纸质版的档案对于单位来说也有可能出现丢失的情况,所以说,一旦档案丢失,将会给单位带来巨大的损失,而我们生活在网络信息的时代背景下,互联网是我们可以信任和依赖的一大媒介。我们可以将数据存入到电子文档。这样就怕数据遭到丢失或窃取。这大大的保护了单位的利益,本文将电子文档对档案工作的影响及对策进行分析。

关键词电子文档 档案工作 影响及对策

随着科学技术的发展,电子档案已成为各单位档案部门所关注的重点。由于单位的发展和变化很快,所以需要记录的数据很多,那么纸质的档案文件就显得力不从心了。所以说电子档案就彰显出了它的价值和优势。所以说,我们为了单位的前途和发展,应思考怎样做才能使电子档案发挥出它最大的作用。找出电子文档现阶段使用中存在的问题,并且具有针对性的分析它,找出具體改进的措施。这样才能使单位良性发展。

一、电子文档对档案工作的具体影响

第一点,对档案原始性质的影响。原始性质主要有两个方面,第一个方面是在内容上,第二方面是在形式上,当事人的一些签名、材料都是属于档案的原始特征。正是由于这种原始的记录性,才会区别于其他类型的资料,所以具有法律效力。但是由于可以进行复制和修改等特征,使原本的特征,将不会再存在。第二个影响,档案的内容是针对研究对象来决定的,传统的档案主要是以纸质的档案为主,而电子版出现以后信息保护的对象就出现了一定的变化。原有的档案将会受到一定的冲击,但是也有好的一方面,那就是原有的档案也将会被完善和充实。大部分资料都将会从电子版的文件开始,电子文件研究中心将如何保护信息的安全,不被其他病毒攻克,这些都属于档案学理论中的重要内容。

二、电子文档对于档案工作影响的原因

第一点,档案管理人员的素质不够专业。电子档案的管理是一种新的涉及广泛的并且复杂的工作,相关的管理人员应该具有一定的职业素养和全面的技术,并且随时对自我进行不断的完善和提高。但是当前人们对电子档案的管理知识掌握还不够,人才比较缺乏,所以说做的还不够好。第二点,在整理时不够规范,电子档案只有经过科学合理的鉴定和分类才会充分发挥快捷的优势。如果对档案整理不够规范,那么将会给阅读带来一定的困难。第三点,电子文档的保密和安全措施不够健全和完善,一些单位的电子文档属于一种高级机密,应该被重点保护,而有时遇到病毒的攻击,导致信息被泄露,不利于单位的发展。

三、解决这些问题的主要对策

第一点,我们应该注重人才的培养,专门建设出一支针对电子档案管理的高素质管理人员队伍。并且定期按照国家档案局的要求进行一定的知识业务培训。成立专门的机构,提高档案人员的文化素质,并且选取一定的人员进行深造,使管理人员慢慢投入到工作当中去。第二点对电子文档进行规范的整理,首先应该对电子文档进行一定的信息筛选,将有价值的保留,对于一些时时性的消息,使用完可以删除。我们可以制定相应的软件来辅助电子管理的工作,并且我们可以将信息归类,更好的进行管理。第二点,我们可以采取严格的保密措施。首先,我们可以用电子通信网络中一些加密的方法进行加密,做好对文档的开放与控制上网的设定工作。对于一些信息的查看,只有输入密码后才可以查看,我们可以采取保障文档的凭证作用,通过一些凭证才可以利用这些有用的信息。第三点,加大对档案建设投入的资金,我们只有加大投入力度,才会有收获,电子文档才会对档案工作方面有更大的突破和成就。

四、结语

当前,世界经济呈现全球化和网络化的发展趋势,人们的生活越来越离不开网络信息。在我国综合国力上升的现阶段,电子信息化逐渐进入到各个单位,要想谋求更好的发展,就应该追随时代的脚步,发展电子网络化,从表面来看,他能让我们有着更稳定更准确的数据,从侧面来说它对单位采取一些有利的手段,也能推动我们的经济发展,为人们带来富裕的生活,一个正确的合理的电子文档对于档案和单位的发展来说有着重大的意义,所以我们应该脚踏实地,一步一步的努力发展,根据现有的方式对其进行改进,增加电子档案信息的准确性、可靠性和科学性,加快单位的发展。

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