关于高校二级学院办公室工作现状的思考

张玉华

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）32-0252-01

为了顺应新时代教育教学理念的不断更新、教育改革的不断推行，我国许多高校都开展了学院制的改革，即为实行校、院二级管理。形成二级学院之后，学院不再是以前单一的教学为主的单位体系。学院拥有了更多的职能管理权利，同时也带来了更多的工作任务和承担。二级学院是组成基层工作的核心部分，也是学院管理和信息中枢机构。面对新的改革任务和繁重的办公室工作，何如优化二级学院的办公室工作，提高工作效率，更好地为学院服务，就成为了一个值得探究的问题了。

一、二级学院办公室工作的定位

二级学院办公室工作是一个综合性的岗位，是学院师生的服务者；日常工作的组织管理者；协助领导工作的参谋者；各部门信息网络的协调、联系者[1]。

服务性。服务是办公室工作的本职工作，为学院领导、教职工、学生、教学、科研、行政部门等提供服务。

组织管理性。实行校、院二级管理后，办公室成为学院开展、传达各项工作的窗口和平台，需要更加有效的组织和管理相關的工作。

联络协调性。主要体现在与学校各职能部门、与学院内部教职工的沟通协调。做好上传下达的工作，促进纵向和横向工作保持畅通、顺利的开展。

二、二级学院办公室工作的现状及存在的问题

（一）工作任务日益繁重、工作人员缺乏

实行校、院二级管理之后，学校职权下放，直接加重了二级学院的办公室工作。办公室不仅需要做好学院的相关日常服务，还需要承担更多的管理工作，需要随时对接学校各个行政部门安排的工作。此外，对二级学院各项教育教学及管理工作也提出了更高的要求，如：高校学生的扩招、加强学院的科研申报、教学教改活动等等，都直接对接到了各个二级学院的办公室。

二级学院办公室人员缺乏。一般来说，高校更加重视一线专职教师的人员比例，从而减少办公室等行政人员的比例。在一些二级学院办公室只有一名工作人员，更有甚者办公室的一名工作人员同时兼职好几个岗位。

（二）工作效率低、重复率高

办公室工作千头万绪，工作内容非常繁杂，需要进行科学的时间和工作的安排才能避免重复的工作和提高工作的效率。但二级学院办公室工作又是对接学校各个职能部门的窗口，是职能部门所需信息的第一手来源。不同的职能部门之间下达任务互不通气，把大量的、重复的工作就扔到了办公室工作人员头上。耗费大量时间来处理重复的工作，无暇顾及其他工作，更加的降低了工作效率。

（三）工作地位、回报不对等

在二级学院办公室工作任务量的不断加重和工作要求不断提高的同时，工作的地位和待遇却没有得到相应的提高。高校在以学者为本的理论下，专职教师在收入、工作强度、工作量、工作时间弹性和重视程度上都远远高于办公室工作。这与高强度、低收入的办公室工作形成了巨大的反差，也使得办公室工作人员产生了强烈的自卑心理。

三、提高二级学院办公室工作效率和质量的思考

（一）重视办公室人员的学习及队伍建设

重视办公室工作，系统、全面、持续地开展对办公室工作人员的培训和学习，是一项迫在眉睫的任务。在内容上着重于管理能力、协调能力、文件处理能力、接待能力等，切实提高办公室人员的素质，有效的促进管理队伍专业化，提高二级学院办公室管理效能。

（二）加速信息化建设，提高工作效率

高校应加速建设全校的信息化管理，建立电子信息数据库，提高办公室工作效率。二级学院办公室将资料分类管理之后，上传到相关的信息平台，各个职能部门需要什么信息，自行到信息数据库提取。这样，避免了职能部门多次、重复向二级学院办公室索取数据的工作，减少工作的重复率。数据库的建立，使得办公室得到更加全面的信息，能随时监控信息的变化，实时了解师生信息动态，还能避免因时间过久或因工作变动带来的信息缺失或者误差。

（三）加强制度建设、优化激励机制

根据办公室工作性质和特点，建立一套办公室工作规范流程。制订出既能明确办公室权利、责任和义务，又能够促进办公室工作人员积极发挥主观能动性的现代管理制度。规范办公室工作，使工作人员在规范履行自身工作职责的同时又能看到自身发展的方向[2]。

科学优化激励机制，提升办公室工作人员对自身岗位的认同感和归属感。科学设置考核评价指标体系，在评价指标中凸显积极性、创造性、服务性等相关指标。并以此进行考核监督，实行奖优罚劣、多劳多酬、优能优岗。让办公室工作人员可以合理规划自己的职业生涯，对工作充满希望，实现人生价值。

参考文献：

[1]刘立霞，陈洪芳，刘美荣.高校二级学院办公室工作的新思考[J].黑龙江高教研究，2015（1）：65

[2]吴学晶.高校二级学院办公室管理创新研究.教育评论[J].2017（3）：65