国内研究生教育管理信息化需求分析

马征

【摘 要】 为了实现高等学校研究生教育发展规划的战略目标，本文从决策层、管理层、交叉业务层、用户层对研究生教育的主要管理业务需求进行了信息化分析，以期提高研究生培育和管理工作的质量。

【关键词】 研究生教育；管理信息化；需求分析

一、分层次需求描述

审视研究生教育资源系统，根据系统论的观点和高校研究生教育管理的实际情况，可以把研究生教育管理活动分为五个层次：决策层、内部管理层、两级管理层、交叉业务层、用户层。各层次的职能或功能分解如下。

1、决策层

从研究生教育的整体地位出发，对高校及有关重点部门进行全面统一管理。其作用是确定高校研究生教育的政策和目标，收集和总结研究生教育的各种信息，制定研究生教育战略决策和重大改革项目等。确定研究生教育配套资源计划和制定综合资源分配方案，评价研究生教育的质量等。

2、内部管理层

其主要职能是对研究生院职能部门的具体管理计划，目标和实施过程进行有效的管理监督，评估和改进，以实现研究生教育总量的目标，纠正不合理计划的行为。此外，内部管理层还有对信息的收集、汇总统计、综合分析和再利用等职能。

3、两级管理层

管理的主体是一个特定的学院或部门，它承担着研究生教育目标的实现，在研究生教育过程的各个环节实行精细化管理，以研究生培养为主线，包括选课教学、科研数据汇总、论文选题与外审、学位答辩管理等。

4、交叉业务层

管理主体为发生业务交叉的具体管理职能部门，如财务处、图书馆与后勤部门等，其承担研究生教育目标的实现，对研究生教育过程中某些环节实施精细化管理，以研究生的培养在校状态为主线，包括应缴费管理、离校手续管理、科研管理、住宿管理等。

5、用户层

主体为研究生和与其相关的各类管理人员，如任课教师、导师、研究生秘书等，其承担研究生教育目标的实现，对研究生教育过程中主要培养环节实施精细化管理，以研究生的培养学习状态为主线，包括注册管理、成绩采集管理、学位申请管理等。

二、分层次需求分析

为了实现高等学校研究生教育发展规划的战略目标，对研究生教育的主要管理业务需求进行深入分析。

1、决策层需求分析

（1）生源预测和招生计划方面。预测是基于对现在和过去情况的分析、对未来活动的评估，它与市场经济、人才需求密切相连。目前，研究生招生对各地、各行业的信息反馈依靠人工收集整理，信息覆盖面窄，信息反馈渠道不畅，反馈周期长；其次，人才反馈信息来源多，数据量大，依靠人工处理难度大、反映不及时、准确性差，缺乏系统、科学的分析工作和方法，对生源预测的主要功能尚不完备。

（2）培养机制改革方面。国内大部分高等学校从2008年起，陆续进行了以完善科学研究为主导的导师负责制和资助制为核心的研究生培养机制改革，并采取了一系列重大的举措，如“动态奖学金制”、“研究生英语教学改革方案”、“研究生三助”等，在具体举措的落实、监督方面有专门的研究机构和一批技术娴熟的管理、科技研究人员，但同时也存在着对新制度、新办法消化吸收不够的现象，新的管理办法未能得到有效充分的发挥，在管理上仍沿用传统的模式，先进的管理理念、技术手段利用等方面尚显不足。

2、管理层需求分析

（1）管理手段和管理思想。目前，大部分高校的研究生教育管理业务仍以人工完成。即使它使用了计算机，它也是一个信息“孤岛”。 许多管理工作不能完善规范，存在部门间信息交流困难，子学科招生计划缺乏，培训质量不高等问题。有效的采取跟踪管理手段，运用研究生教育管理先进理论，进一步优化管理体制和管理手段，势在必行。

（2）管理业务方面。研究生教育管理涉及到招生、培养、学位、就业等方面，管理规模大，培养层次及培养类别繁多，不同的管理部门其管理业务的“集中期”也各不相同。期间涉及到的管理业务主要为入学考试组织管理、复试管理、录取管理等；办公室的管理贯穿每学期的始末，涉及到排课、选课、教学、成绩等业务；学位与就业集中在学期末，涉及到选题与论文外审、答辩等。

研究生教育管理是一个资源相对松散的再整合过程，以教育主体“研究生”为中心，教育方包括管理部门、二级管理部门、相关职能部门、任课教师、指导教师，其间涉及到的数据量庞大、人员交互繁杂，信息技术在各部门的利用也不尽相同，整体管理人员的信息素质也参差不齐，管理效率不高，部分管理过程信息反馈不及时，人工处理的结果长期处于“亚健康”状态，无法从容地深人分析和比较，找出存在的问题。为了改变这些状况，谋求一个上下、左右通畅的信息管理通道，管理层拟解决以下问题。一是建立统一的协作信息平台，打通信息“孤岛”，加强管理层、学院、导师、研究生等各级各类用户之间的互通。二是为学位论文的评审及其合作提供准确的信息源。三是建立学位质量监督体系，部署“沦文外审电子抽签系统”、“论文评阅系统”，从论文的写作、评审到答辩，做到管理部门、指导教师与外审专家的“齐抓共管”，提高学位授予质量。四是注重人员培训工作。

3、交叉业务层需求分析

在研究生的日常事务管理中，存在多部门协同作业的现象。如研究生的应缴学费，由财务部门进行收缴核算，作为入学注册或毕业离校的依据；研究生的住宿管理，需研究生管理部门提供在校或新生的人数、性别情况，由后勤管理部门进行统一安排；研究生借閱图书或提交毕业论文电子文档等，都需要与研究生管理部门交换数据，更新研究生在校的信息状态，在手工处理模式下，信息的反馈周期长，工作效率不高，因此，交叉业务层将主要解决以上问题。

4、用户层需求分析

研究生教育管理的各级各类用户，包括研究生、管理用户、两级管理用户、交叉管理用户、教师及导师等，其涉及到的主要管理业务不尽相同，如研究生用户，主要为选课、相关信息的登记、修改或申请；教师用户，主要为成绩打分与人库；管理用户，主要为监控研究生的各种培养状态信息等。因此，各类用户的主要管理业务有其单一性或不可重复性，是其他类别的用户所不能越权操作的。一般而言，用户的需求分成两个层次：一是核心需求，二是附属需求。核心需求解决的是用户的主要管理业务，附属需求也可认为是为用户提供一种增值的东西或友好的用户界面。

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[4] 常凯， 赵艳莉， 黄文峰. “新常态”下的研究生教育管理信息化系统设计——以福州大学为例[J]. 中国远程教育， 2017（1）71-76.

【作者简介】

马 征（1989—）女，陕西西安人，供职于长安大学公路学院研究生办公室，在读博士，研究方向：研究生教育教学管理、交通运输规划与管理.