ERP环境下出版企业财务管理优化探析

【摘 要】随着信息化进程的快速发展，企业的全面系统化、自动化、智能化成为必然趋势，现代化的高科技发展推动信息化进程进入新的时代。ERP（Enterprise Resource Planning）作为信息时代的产物已经被很多先进企业接纳和运用。企业应用ERP系统为企业经营服务是企业进步的一个鲜明标志。对于传统出版行业需要跟上市场发展的步伐，改变传统运营和管理模式，ERP系统可以给予有效的技术支持和服务。ERP系统相对于传统单一模块的图书出入库系统、销售系统，更好将企业业务流程融合并将信息资源整合，在任何时间都能让企业管理者和系统使用人掌握企业发展的实时动态和具体状况。ERP系统将原有脱节和重复的环节省略，构建一体化、全流程模型，提高了业务处理环节和财务核算、财务管理的工作效率，更有利于重点关注产品销售状况、产品成本分析和单品种产品的利润核算，为传统核算会计向管理会计转型提供了更有效信息化平台和坚实的数据基础。本文以某出版企业为例，阐述了ERP实施的背景及现状，分析了ERP环境下出版企业财务管理的问题，探讨了对未来系统实施中的优化策略。

【关键词】ERP；出版企业；财务管理

一、出版企业ERP实施的背景及现状

1.出版企业管理相对落后

出版企业作为文化传播的载体，对整个社会的文化氛围和知识导向起到引领和推进的作用。如今出版行业已经遍地开花，竞争越發激烈，出版企业面临越来越大的竞争压力和挑战。随着信息时代的到来，电子图书，音像制品开始抢占原有纸质图书的部分市场，尤其受到年青一代读者的青睐，虽然不可能完全取纸媒的地位，纸媒依然具有存在的根本意义和对于知识传播的不可替代作用，但是纸质媒介出版不再是曾经的朝阳行业，已经过了原有的辉煌时代。然而出版企业的管理还停留在原有的老套形式，固步自封，势必遭到市场的严重冲击甚至面临竞争淘汰，旧时期的产供销、运营、管理模式已经不能适应如今市场的高速发展和进步趋势。老出版企业工作人员办公效率低，管理层决策速度慢，整个流程全部完成确定的方案，可能已经有新型企业快速决断，抢先出版，抢占了市场先机。因此，出版企业亟需转型，顺应大趋势，企业管理必须要从扁平化向多元化转变，推陈出新，适应信息时代的企业运转，才能有利于企业的可持续发展和良性循环。

2.出版企业信息化基础薄弱

出版企业的信息化基础相对薄弱，由于各模块分别核算，各自为战，导致获取信息不对等甚至不准确，且缺乏时效性，对整合信息资源不利。对于出版行业这一特殊行业，一般企业应用的ERP系统很难满足出版行业的需求。而且由于出版行业成本流程复杂，虽然工艺没有工业行业精细，但是具体实施细节繁琐、周期较长，较大型的ERP系统很对于这一狭小特殊行业不愿做这种小而复杂的项目，量身定制、设计研发出版企业的ERP收益也不够丰厚，所以极少有涉足出版行业这一领域的开发商。出版行业的收入确认、成本归集、统计和分析大多还停留在手工方式，前后端脱节，信息化程度较差，缺乏创新。出版行业旧的框架想要彻底改变就要把所有环节整合再造。

3.图书单品种利润核算方法落后

由于出版企业图书成本管理及核算缺乏系统支持，编辑部门和出版部门对图书发生成本的对账、结算时间通常滞后于图书出版时间，所以图书的财务账面成本并不能真实体现图书的实际生产成本，影响库存图书金额，同时影响主营业务成本的确认和计量。图书已经发货、业务员对账确认完成、实现销售，但是此时的图书生产成本可能还没有结算完成，金额大的项目还没有入账，生产成本还不齐全，无法对应“主营业务收入”匹配与之对应的合理的“主营业务成本”，因此造成前期销售图书主营业务成本偏低，而后期可能成本已经录入齐全，主营业务成本又转向偏高，单书成本的时点数值都不够准确，不易判断图书的真实利润价值，很难实现图书单品种管理。

图书成本的录入手工化程度极高，所有成本项都是靠人工手动录入，审核需要投入相应人员进行逐笔审核，而财务系统本身审核也需要花费大量时间和人力，所以出版企业有些忽略成本系统的审核和把关，通常缺少专门的审核人员对成本系统审核，只核对财务账面和成本系统的整体数值，如此就缺少对成本系统的智能化监控和评测，一旦出现疏忽和错误，不容易及时发现并纠正错误。年度核算时，图书单品种核算通常要投入大量人力、调动编辑部门、总编室、出版部、财务部等多个部门全员参与其中，进行数据的逐项填报和确认，工作量极大，系统中录入信息和尚未支付成本需要各部门反复核对和校准，完全将前期的工作转移到后期一起完成，人工出具汇总图书利润核算报表，花费周期长，时效性极差，此项工作急需系统支持，才能够有效提高工作效率和报表的准确度。

因此，为了能更好提高出版企业信息化程度，实现生产、销售、运营、财务核算、财务管理等流程的全方位管理，实现企业的系统化、智能化管理，摆脱靠多端口录入的人工操作和大量的重复录入，在系统的基础数据支持下，通过图书单品种利润核算考核并评测图书的质量，分析单品种图书的经济效益，挖掘市场潜能，研究市场定位，紧跟市场趋势，调动各部门编辑的生产积极性，提高生产效益和经济效益，更加准确和全面的完成业绩考核，评价编辑选题，把控新的方向，减少人工投入，智能化分析成本利润，需要通过ERP来完成精细化管理，优化财务核算和财务管理。

二、ERP环境下出版企业财务管理的问题分析

出版企业选择ERP需要进行多方面调研和评估，选择适合自身情况的ERP系统，不能盲目跟随其他企业或者只听信ERP开发商的单方介绍就匆忙选择。很多问题是由于没有充分考量企业自身的性质和基础条件，没有进行前期的充分的评估企业是否符合新ERP系统的适用范畴，盲从某大型企业的成功案例，没有对新ERP系统为企业将来带来的利弊关系进行数据分析，急于求成的简单试运行，正式运行以后，各种业务真实发生才发现系统存在各种问题甚至致命弱点和差错，导致ERP系统只为部门业务所用，没有打通全流程的整体通路、实现系统资源共享，此时系统费用已经支出，再次更换ERP系统可能性极小，所以也不能迷信ERP系统，毕竟任何系统都不是万能的，需要进行大量的系统基础设置才能使流程顺畅，数据准确，使用方便，初次替换旧系统更换ERP系统一定要慎重考量和评测，宁可前期花费时间多一些，也不要等到正式运行时各使用部门反映问题，导致ERP系统失去其真正的意义。出版企业做好前期选择ERP供应商后，ERP系统开始进驻现场，开始现场的ERP量身定制，做好ERP对各业务模块的整合是ERP系统实施的重要环节也是上线ERP的最基础工作，需要充足的各模块整体的数据梳理和汇总工作，走访企业各使用部门，全面提取和记录各业务板块的业务需求以及各种细节，全盘掌握业务流程，反复沟通和整合各业务模块，确定基础条件，才能进行ERP系统开发、编程等工作。

在ERP环境下出版企业财务管理存在的问题分析如下：

1.财务数据的准确性不足

财务数据是是反映企业经营状况和经营环境的重要依据，财务数据的准确性对于企业尤为重要。在ERP系统实施人员进行系统数据调研阶段，提取原有系统中的各模块数据进行比对分析，以便确定各模块之间的关联和勾稽关系，从而整合数据完成基础数据库的建设。在梳理流程的过程中发现各端口录入数据无法完全匹配，运用任何字段都不能达成一致的信息，存在部分重复录入数据信息的情况，图书出入库管理不规范，缺乏财务监督管理，各模块之间没有有效衔接，各自录入自己获取到的信息，导致财务核算端口从出版部门取得的图书基本信息与发行端业务部门实际入库数据存在差异，系统没有提示和预警，没有复核手续，不易判断差错所在。在新的ERP系统中采用集成数据方式，从发生产品生产、产品入库、产品销售、材料购买、成本支出、费用花销等业务的一级部门采集数据，通过系统复核，可行性评估，管理人员层级审核来确保基础数据的准确性。最重要的审核环节在于财务审核，人工审核依然存在错误的可能性，因此需要系统监控各项成本费用发生额的相对值进行系统范围控制和提示，实时监控，系统判断异常及时报警，确保业务单据真实有效。

2.财务报表的局限性

（1）ERP系统的报表开发不全面

ERP系统报表和各种查询功能更偏向于物流和发货用途和单节点的数据查询，而对于整体数据的整合，加工、汇总、分类、分析还有所欠缺，对于财务分析和应用不能给予有效的数据支持。

（2）ERP系统数据提取时间节点不一致

ERP系统数据提取时间没有按财务确认时间为节点，时间节点的提取模糊不清，申请时间和审核时间都不符合财务报表要求。数据节点的不统一，报表数据就不能有效的实现财务管理要求，不能按照财务报表进行合理的数据分析。

3.成本费用审核的明确性不足

（1）系统审核没有区分成本类型

ERP系统审核费用阶段没有分成本类别，稿费等全额计入成本费用项和材印装都在一个界面，名称不明确，和财务计量科目不符，计入生产成本的金额不明确，不在同一列，同一列的数据也不能归集到同一项目中，不利于财务管理和数据提取，需要修改和增加选项，并添加汇总报表（如下表）。

（2）成本项目提交缺少系统监控

ERP系统的成本项目在系统中没有设置系统智能识别，不能有效控制成本提交的重复，需要人为进行甄别，对提交的编审费用重复或错误只能靠查询以前发生额来判断是否已支付，没有实现智能化管理和系统预警功能。成本费用审核缺少系统提示，审核人不能及时得到需要审核单据的提示，或者发起人需要通过查询才能确定已提交成本是否完成审批。

4.系统内数据索引的关联性不足

系统查询已发生成本费用，缺少审核结算单号，报表间的勾稽关系没有建立，不能提取数据源，没有有效的利用数据产生合理的不利于查询申请单据是否重复。关联报表的相同数据需要唯一索引符的确定，以便查询数据来源，便于财务分析需要。

5.结转环节繁琐

ERP系统增加了产成本（在产品）等与财务标准科目意义不同的科目，成本核算结转增加许多环节，过度科目是为了实现系统做完工结算等系统操作而代表的科目，实际意义不大。如产成品是为了生产成本结转入库的过度科目，然后再结转入库存商品，实际发生的成本与预提成本之间的差异要在生产成本和库存商品进行调整。减少了系统录入，但是增加了结转环节的比对和核算工作量。

三、ERP环境下出版企业财务管理的优化策略

1.增加监控力度确保数据有效性

企业的各层级对系统的监控对ERP的有效应用非常重要。增强管理人员和ERP系统的操作人员对ERP系统使用的重视程度，科学合理的使用ERP，有利于ERP系统的正常运转和发挥最大化作用，确保基础数据的准确性和有效性，为企业的发展提供全面的信息支持。

2.完善财务报表

财务报表对于企业财务状况的反映起到至关重要的作用，提高数据的利用率，根据财务需求完善财务报表，才能更好的发挥ERP系统的作用，真实完整的反映企业的经营成果和经营状况，为企业管理者提供更好的决策指引。增强系统潜力挖掘，实现系统功能应用最大化。

3.优化成本管理模式

在ERP系统由原来的实际成本法核算成本，改为预算成本法，增加预提成本概念。将图书生产成本中在发印出版前能够根据合同和成本要素预提稿酬、材印装等占总成本比例较大的成本项目，解决实际成本法下主营业务成本前低后高的问题，更好的实现成本的实效性，增加报表的准确度和有效性。

4.优化单书成本利润核算

通过ERP的全流程一体化管理，将图书成本利润核算的基础数据在前期做好扎实准备，减少数据的重复录入，增加数据审核和数据监控，提高工作效率。由粗放型管理向精细化管理转型。运用ERP系统实现智能化单书成本利润核算，摒弃之前的人工核算，为图书利润核算提供一个高效的平台。

5.基于ERP系统提高财务管理水平

新技术的应用需要企业领导层的高度重视和大力支持，基于ERP系统优化企业的内控制度，完善企业业务流程，增强各业务板块之间的沟通。新技术的熟练掌握和应用可以提高企业各业务流程的工作效率，只有掌握了系统的功能才能更好的应用ERP系统为企业创造经济效益。需要不断提高财务管理人员业务水平，转变思想观念，培训学习ERP系统的功能和操作，了解实施阶段各模块应用的意图，才能判断各业务流程的处理方法。否则花大价钱购置的ERP系统不能发挥其真正的作用，不懂得管理和数据监控，ERP系统形同虚设。利用ERP系统数据更有效的实现企业财务管理，达到企业管理层决策选择ERP系统的初衷，实时掌控当前企业出版发印、图书生产成本、图书销售各环节的数据。管理人员能够更好地对企业的整体状况了解和把控，通过抽取系统数据形成的报表，更好的进行财务分析。增加财务人员系统学习，熟练掌握EPR系统的业务流程，有效挖掘系统潜能，增强财务监管力度，提高财务管理水平，有效控制成本，开源节流，发挥财务管理对企业整体资源整合和资源配置的有效作用。

参考文献：

[1] 羅艳琴. ERP技术的应用对企业会计核算和财务管理的影响[J].当代经济， 2016，（26）：110-111.

[2] 王振.ERP 环境下集团公司财务管理优化模式的研究[J]. 财经界：学术版，2016（9）：274.

作者简介：

周俊哲（1983—），女，职称：中级会计师，学历：本科，主要从事企业财务管理、财务核算、财务分析工作。