建立精细化合同管理模式 推动医院内控建设

赵 欣

（山东大学齐鲁医院，济南 250012）

在医院的内部控制中，合同管理是核心内容。医院在合同管理中采用精细化管理的方式，在一定程度上可以提升医院内部控制的效果，确保医院的各项经济活动能够正常开展，使国有资产得到充分保护。本文针对医院的合同管理进行了探讨。

1 医院合同管理

1.1 内涵分析

医院合同主要指的是医院与平等主体之间进行设立、变更和终止权利和义务的协议。合同是医院进行各项经济活动和内部控制的重要方式，医院通过完善合同管理在一定程度上可以完善内部控制体系，使医院的职能得到充分发挥，从而能够有效抵御外界的各类风险，提升国有资产的安全性。所以，合同管理在医院管理中发挥着重要的作用，不仅涉及签订和履行环节，也包括预算、审核等环节。

1.2 合同管理的目标

医院合同管理的目标在于确保医院的各项经济活动合法，提升资产的安全性，确保财务信息的准确性，有效预防徇私舞弊行为，切实提升医院公共服务的能力。医院合同管理是内部体系的主要内容，医院的一切工作应该确保合法合规。同时，在合同管理环节中，医院要确保资源能够得到优化配置。

1.3 医院合同管理的特征

其一，医院的合同非常复杂，不仅包括设备和药品的采购，而且还包括很多服务和科研课题等。其二，合同非常专业，不仅涉及采购，还涉及审查和拟定等。其三，合同的风险比较大，当一个环节出现问题后，都会违反国家法律的规定，甚至会面临司法的处罚，使医院面临潜在的经营风险。

2 传统合同管理中存在的问题

（1）缺乏归口管理。目前，医院在进行合同管理时，不能进行归口管理，从而导致医院的合同非常零散，不能有序地进行编号，也不能进行全面登记。同时，由于缺乏归口管理，合同管理中不能进行统一的指导，也没有人专业负责，从而不能及时发现合同中存在的问题，常常会陷入纠纷中。

（2）合同管理不规范。医院采购常常采用公开招标、谈判等方式，由于合同管理不够规范，在很多采购中，医院不能走正规的程序，在完成了采购后却发现没有严格执行合同中的内容。

（3）不能充分发挥财务预算和付款等功能。预算管理在医院财务管理中非常重要，在财务执行阶段，付款功能是关键。由于医院财务部门不能参与到合同管理中，导致预算管理不全面，使医院的经营情况产生波动，不能合理地安排资金，从而不能充分发挥财务预算和付款等功能。

（4）院内审核流程非常长。很多医院的合同审核流程很长，且涉及多个部门，从采购到合同的签订，需要多个部门的工作人员签字，从而会消耗很多时间。

（5）无制式合同。医院的合同没有制式的合同作为参考，导致在采购和谈判环节中不能把握主动权。在这种情况下，医院会直接使用商家的合同模板，导致医院不能切实维护自身的利益。

3 完善医院精细化合同管理模式的途径

3.1 组织结构方面

（1）要实现三级管理和内外联动的方式。医院内要完善法人治理的方式，确保理事会能够对重大事项进行决策，并对各个管理部门的职能进行划分，完善合同的归口管理。同时，医院内应该聘请有经验的律师进行指导，其也要参与医院重大事件的决策。

（2）确保部门的分工明确。医院领导全面负责，医院管理研究室负责医院合同的全面管理，审计处和财务处进行财务监督工作，在合同管理中形成权责框架。同时，医院管理研究室应该有专门的负责人进行合同管理，会审部门应该有专员负责合同检查。医院合同管理中责任要落实到个人，从而确保各个部门能够有效配合。

3.2 制度建设方面

（1）医院内部要完善相关的规章制度，对采购和合同管理进行明确。采购管理条例中应该明确采购的流程，进行预算管理，并且加大监督和检查的力度。同时，在合同管理中，医院应该明确各类法律责任，履行合同变更、补充和解除等事项。

（2）签订法律顾问服务协议。合同精细化管理需要公立医院同法律顾问签订服务协议，由法律顾问对医院的合同进行审核修改，参与合同的制作以及合同纠纷的处理等，并为医院员工提供法律培训的服务。因此，医院应通过招标的方式聘请有经验的法律顾问进行各项操作，定期参加项目会议和商务谈判工作，针对纠纷和诉讼进行及时处理。

（3）完善内部控制制度。在确定了内部控制各层级人员后，医院要对内部控制体系的范围进行分析，提升内部控制的全面性，从而突出重点，结合全面性原则，完善内部控制制度。在管理范围上医院应该贯穿所有业务，从决策、执行到监督，实现全过程管理。针对重要性原则，医院在内部控制中应该突出重点，针对高风险的领域，应该更加严格控制，完善相关制度。医院层面应该完善各个业务流程，形成系统的控制体系。此外，由于医院内部控制中各个部门的制度存在局限性，很难做到各个部门融会贯通，所以在内控体系制度建设环节中，医院应该打破各个部门的局限性，完善流程引导，结合法务部门的操作，完善合同签订，对首付款进行严格监督，从而不断完善内控制度。

3.3 健全全面预算和资金收支管理

在合同签订和采购环节中，医院要结合全面预算管理的方式，完善预算的编制、审核和执行等步骤，有效地对医院的经济活动进行控制。同时，各个部门在采购中应该按照预算进行，按照合同管理办法执行。在预算外的采购项目中，医院应该经过相关部门的审批，审批通过后才能执行。此外，在资金的收支管理环节中，医院要对合同的履行情况进行合理的监督，根据合同的条款和审批流程开展相关工作。当申请获得批准后，工作人员要将合同和审批报告交给财务部，财务部在了解合同条款并审批通过后，才能进行下一步操作。

3.4 制式合同库方面

医院的合同内容比较繁杂，而且涉及的领域比较广，但是不同的合同还是很容易区分的。合同归口管理部门应该提供各类合同签订的范本，并建立制式合同库。现在制式合同的种类有30多种，不仅与医院的运行有关，而且也涉及对外合作项目。同时，制式合同应该结合国家的法律法规进行各项操作，明确双方的权利和义务，对各项项目的风险进行分析。主管部门与合作方应该结合合同的范本，进行谈判，针对谈判结果签订合同。

3.5 信息系统OA无纸化审核

医院应该充分借助信息化方法，完善电子版的合同，而会审部门应该在网上进行在线审核，提升审核的效率。同时，医院要采用制作签章系统和密钥系统，使合同在审核环节中可以及时找到。

3.6 存档管理方面

合同的存档工作非常重要，医院要做好合同的编号工作，从而方便查找合同。合同要完善四级编号的形式，按院区号、部门号、年号和合同号进行编写，在确定编号后不能更换。合同发起部门应该接受归口部门的监督，及时对发起的合同进行编号。在存档工作中，各个部门都要负起相应的责任，从采购到合同的执行，所有的资料都应该进行合理保存，并且将合同的纸质版及时送往院办，经过电子扫描后永久保存。

4 结 语

医院的合同涉及的内容比较多，与医院的内部控制有密切联系。因此，医院应该注重合同管理，采用精细化管理的方式，不断提升医院的内控水平，促进医院实现可持续发展。

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