基于大数据的企业档案管理信息化建设探究

李沁玲

（衡阳北方光电信息技术有限公司 公司办综合档案室，湖南 衡阳 421001）

0 引 言

随着科学技术水平的不断提升，大数据技术已经成为许多行业领域中的实用工具，利用大数据技术可以实现传统工作方式的转型升级。在企业档案管理工作的实践中，传统档案管理模式存在诸多的缺陷和问题，而档案管理是企业发展过程中一项非常基础性的工作，因此这些问题如果不能及时解决，将成为制约企业发展的主要障碍。信息化建设对于提升档案管理质量具有非常明显的作用，所以，基于大数据技术的企业档案管理信息化建设，也是企业未来发展的主要方向。

1 企业档案管理信息化过程中存在的主要问题

在分析基于大数据的企业档案管理信息化建设之前，有必要对当前企业档案管理过程中存在的主要问题进行简要阐述，这样才能更好地开展信息化建设工作。

1.1 档案管理模式陈旧，信息化程度较低

信息技术的快速发展给许多行业领域带来了全新的发展契机，档案管理工作也是如此，目前档案管理信息化已经成为发展的必然趋势，也是大数据时代背景下企业档案管理工作急需解决的重要问题。但是从当前的企业档案管理工作来看，信息化程度较低，并不是所有单位都应用了信息化，许多单位还一直沿用传统的档案管理方式，管理效率较低，并且耗费了大量的人工成本和时间成本，而且在档案管理提档升级的过程中也无法适应时代发展的趋势，造成档案管理水平一直处于相对滞后的状态，影响了企业档案管理的整体工作效率，这是当前企业档案管理过程中面临的主要问题。

1.2 对于档案管理工作不够重视

一直以来，档案管理工作都没有得到应有的重视，对于大多数企业来说也是如此。许多企业的档案管理人员都认为档案管理工作可有可无，并不是企业经营和发展过程中的核心工作，因此在工作中出现十分散漫的状态，不认真对待档案工作的现象也是屡见不鲜。另外，企业的领导也存在不重视档案管理工作的现象，甚至一些单位都没有配备专门从事档案管理工作的人员，而仅仅是一些兼职人员。这些人在管理工作中缺乏专业知识，无法进行有效管理。可以说，对于档案管理工作不重视是影响企业档案管理水平的重要因素。

1.3 没有形成完善的档案管理机制

除了以上两个突出问题之外，制约企业档案管理质量提升的还有一个主要问题，那就是绝大多数企业都没有形成完善的档案管理机制。在企业档案管理工作中，由于管理观念落后，并且对于档案工作的重视程度不够，因此有部分企业尚未制定完善的档案管理工作制度，没有科学、标准的档案管理工作流程，实际工作中一直处于较为随意的状态。有些企业即使制定了相关管理制度，但是其中绝大部分都是照搬其他单位的条文，没有结合自身的实际特点，缺乏针对性和可操作性，没有实际指导意义，缺乏完善的档案管理机制。

2 基于大数据的企业档案管理信息化建设的有效途径

从以上的论述中可以看到，在大数据的背景下，企业在档案管理信息化建设过程中还存在一些问题和缺陷，要想使企业在未来的经营和发展过程中不断提升竞争力，高质量的档案管理信息化建设质量是必不可少的关键因素。因此，对于企业来说，应该积极认识到档案管理信息化建设的重要性，并且及时采取一系列行之有效的措施，解决制约档案管理信息化建设过程中存在的突出问题，提升档案管理效率。具体来说，企业可以通过以下几种策略提高企业档案管理信息化建设的质量。

2.1 优化知识结构，提高从业人员的信息化能力

在企业档案管理实践中，制约管理工作质量提升的一个主要原因就是管理人员的专业素质不高，欠缺一定的大数据应用能力。因此，提高档案管理人员的专业素质，也是构建和优化企业档案管理模式、提升档案管理信息化程度的重要环节。对此，企业应该安排一定数量的人员专门从事档案管理工作，并且这些从业人员除了应该具备一定的档案管理基础知识，还应该掌握一定的大数据应用技术和信息化管理能力，这样才能在档案管理工作中实现不断优化，加快档案管理信息化进程。有条件的企业可以聘请有关领域的专家学者，对档案管理人员开展定期或者不定期的培训，让档案管理人员不断更新自己的知识结构，学会利用大数据技术提升档案管理信息化水平的能力，从而提升档案管理人员的专业素质，为优化企业档案管理模式、提升档案管理信息化水平创造良好的前提条件。

2.2 加强企业档案信息化管理制度建设

在企业档案信息化建设管理的过程中，影响管理质量的另外一个主要因素就是缺乏健全、完善的管理依据。因此，针对这个问题，有关部门应该积极重视，并且及时采取有效措施，制定档案信息化建设和管理方面的法律法规，从而为企业档案管理提供充足的法律依据，也可以在一定程度上规范管理工作流程，实现企业档案管理的规范化和标准化，为企业档案信息化建设提供良好的法律基础。在此过程中，企业也应该结合自身档案管理信息化工作的实际，在符合相关法规的前提下，制定适合本企业实际情况的档案管理信息化建设标准，重点针对其中存在的问题和缺陷，完善信息化工作流程，并且在档案管理过程中严格按照法律规范执行，包括企业档案管理、材料的使用、档案的核对和调用等。在执行过程中，如果一旦发现制度中存在问题或者有与实际工作不符的情况，企业应该及时对其进行调整，以确保档案管理制度的规范性。

2.3 完善档案管理信息化基础设施，为信息化建设提供良好的前提条件

随着大数据技术的不断发展和完善，信息化已经成为档案管理领域的重要发展趋势，因此，为了有效提升企业档案管理信息化水平，应该对现有的档案管理体系进行优化升级，提升信息化管理水平。由于在之前的工作实践中，受传统档案管理观念的不利影响，对企业档案管理工作不够重视，因此相关的工作设备也十分陈旧，根本无法适应新时代档案信息化建设工作的需要。针对这个问题，企业应该专门拨付一部分资金，对档案管理设备进行更新换代，引进先进的档案管理设备和管理技术，将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到信息化管理模式，从而能够有效提升企业的档案管理质量，在此过程中也能为企业节省大量的人力和时间成本，从而有利于更好地投入到其他工作之中，为企业更好发展奠定坚实基础。

2.4 利用大数据技术不断优化企业档案管理模式

在大数据技术和信息化程度高度发展的情况下，企业档案管理过程中缺乏完善的管理模式和档案工作机制不健全，是制约档案管理质量提升的主要问题之一。因此，企业应该在充分认识大数据技术和信息化技术优势的基础上，结合自身实际特点，积极构建和完善档案管理工作机制。在具体的工作实践中，企业应该及时认识到档案管理信息化工作的重要性，并积极建立完善的档案管理信息化工作机制，规范企业档案管理流程，将档案管理信息化建设纳入企业发展战略之中。同时，企业应该积极利用大数据技术对档案管理模式进行优化，并不断完善企业档案信息化工作程序，利用大数据技术挖掘其中存在的问题和缺陷，并及时予以改进，不断提升企业档案管理信息化工作的整体质量。

2.5 完善企业档案管理信息系统构架

档案管理信息系统架构是档案管理信息化过程的主要发展方向，作为一种科技水平较高的档案信息化管理模式，信息系统架构对于降低企业档案管理成本，加强企业档案、资料、文档以及图纸应用过程中的有效监督，都具有非常明显的作用，因此，企业应该积极完善档案管理信息系统构架。在建设过程中，企业应该在档案多级目录设定、文档存储以及信息集成方面多下功夫，具体来说，企业应该积极采用有效形式，提升档案录入效率，减少人工成本，在此基础上，建立完善的档案管理交互模式，使管理者能够在信息系统构架中及时查看档案的查阅和审批情况，提升管理效率，减少资源浪费。同时，在公共云平台上搭建档案管理系统，提高档案的协同管理效率，利用现代科学技术，建立前端应用集群，方便人们查阅和在线预览。这样不仅能够有效提升档案管理信息化水平，而且可以为企业今后的发展创造良好的前提条件。

3 结 语

基于大数据技术的企业档案管理信息化建设，对于改变传统企业档案管理模式，提升企业档案管理工作的整体效率，促进企业更好发展，都具有十分积极的作用。因此，在档案管理工作实践中，企业应该充分意识到大数据技术的优势，并且将其应用到档案管理信息化建设的过程中，不断创新和改进信息化建设方式，提高档案管理人员的专业素质，从而为提升企业档案管理信息化建设水平创造良好的前提条件。

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