谈机关档案管理工作存在的问题及对策

1 机关档案管理工作的重要性

做好机关档案的管理工作是非常重要的。第一，做好机关档案工作能够使国家、不同地区在经济建设等各方面的情况被人们更好的了解，能够对社会大众有更好的服务。第二，做好机关档案工作对我国的文化建设有积极的影响。从某一个角度来说，一个国家，不同地区的不同发展阶段需要档案来记录，档案有利于保障对应文化的传承与发展，一个城市要想软硬件设施都同时具备，档案是基础，档案对一个城市的文化特色有充分的展现。第三，我国档案事业的发展要求要做好机关档案工作，只有做好机关档案工作，不断优化档案工作，丰富各种形式的档案资源，才能使档案自身具备的功能得到更好的发挥，促进相关领域工作顺利的开展。

2 机关档案管理工作中存在的问题

2.1 对档案工作重要性认识不够

档案工作相对于机关前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。调研发现，有的单位没有将档案工作纳入年度目标考核，既便纳入目标考评，档案工作也是软指标，没有硬性规定，不能引起领导的重视。对档案工作重视不够的主要表现：一是档案工作在个别单位领导心目中地位不高。二是对档案工作人、财、物投入不够。三是档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。

2.2 档案人员不稳定，素质有待提高

主要表现是：个别单位档案人员经常变化，特别是一些单位二级机构档案人员的变化频繁，新人员需要较长的熟悉、适应过程，不利于档案工作的深入开展；个别单位人员变换中，工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性；档案人员忙于日常工作较多，在深入调查、工作创新上不够。

2.3 档案管理质量和利用效率有待提高

档案管理的高质量是为档案利用的高效率，但通过近年来调研发现，在档案管理质量和利用效率上还有差距。表现为：一是有的单位归档分类不够合理，保管期限划分不够准确;有的注重文件的归档，对材料的归档重视不够，个别单位存在应归档的材料未归档的现象。二是档案信息化程度不高，目前全市没有统一的档案管理软件，且档案检索工具单一，严重影响了档案管理质量特别是档案利用效率的提高。

3 机关档案管理工作的对策

3.1 极强机关档案程序的管控

强化档案领导的领导管理意识，逐步完善档案硬件设备，增加档案库房的管理，对购买的硬件设备进行细致的划分，逐步引进计算机软件和硬件管理平台，建立完整细致的机关档案信息存储和检索内部系统，提高档案人事管理，将个人工资待遇、评奖等个人利益相互联系，提高档案人员管理的综合素质水平，建立档案主动管理工作，从根本制度上完善档案资源管理办法，及时归纳相关档案制度，加强档案内容的完整性和可靠性。

3.2 加强职业建设，提高专业化程度

加强机关档案管理职业化建设，积极推动机关档案管理专业化、专职化。机关档案管理数字化，不仅要求机关档案管理者从思想认识上转变传统的认识误区，还要求懂得按照现代档案工作的发展理念，自觉学习和更新相关档案管理知识，积极运用现代数字化信息技术提升档案管理水平。首先，要培养一批既能充分了解档案管理相关知识，同时又能灵活熟练的操作计算机信息技术，培养自身更高层次和更高的综合素质，满足档案数字化管理对于专业化人才的需求；其次，加强对档案工作人员的业务培训，不断增强其文化素质和档案意识，通过不断更新学习理念和学习方法，掌握现代化档案管理方法；三是要着力培养档案管理者的档案意识，切实对档案及档案管理的有正确的理解和认知，不断增强其专业素质，不断更新学习理念和学习方法，不断提升档案管理水平，促进档案资源价值有效发挥。

3.3 加强制度建设，完善制度保障

建立健全机关档案管理规章制度是推动档案工作提质效、上水平的重要举措。首先，完善档案管理责任制度，落实岗位职责分工，切实扭转档案管理工作人员责任心不强，失职、渎职行为，强化档案材料收集管理和及时移交归档的力度。其次，完善管理人员竞争上岗制度，选拔专业人才，充实档案管理工作岗位，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。第三，加强档案管理经费支付预算保障制度，切实保障档案管理的相关耗材供给，改善档案室条件，存储、读取软件和计算机、录像机、照相机等硬件也要不断更新换代；保证教育培训经费，定期组织管理人员学习培训，从硬件和软件两个方面不断提升档案管理的现代化水平和服务质量。

3.4 完善载体建设，构建数字化平台

机关档案数字化平台是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的机关档案信息数据的集合。传统上，档案管理工作是一项工作量大、劳动强度高、枯燥重复性工作，而数字化技术能很好地，并且有效率地处理这些重复、大批量且有规律的数据与信息。机关档案数字化平台即充分利用数字信息技术，实现档案资料数字化、信息传递网络化和信息资源共享化，进一步提升档案管理水平，推动档案管理向现代化、信息化转型的重要举措。推进机关档案管理数字化要切实加强对数字档案管理平台的有效管理，不断创新电子档案的采集、录入、保管、利用等程序技术方法，保证电子档案的真实性、客观性与完整性，实现机关档案管理工作规范化、科学化、信息化，使档案管理工作适应现代社会发展需求。

3.5 加强档案的开发利用

机关档案管理工作的最终目的就是要服务单位发展建设、服务群众生产生活，充分体现挖掘机关档案的价值。在机关档案管理工作上要不断前行，积极探索，让机关档案管理工作更加规范、更加科学，开发利用更加充分。

机关档案管理工作的顺利开展对我国经济的发展和相关档案的管理与保护具有积极的促进作用，对此，机关单位要做好档案管理工作，不断的完善档案管理机制，并积极的利用现代化的技术来提升档案管理工作的水平，从而有效的推动我国档案管理事业的快速发展。

[1]黄新升.新形势下机关档案管理存在的不足与改进[J].卷宗，2018(12).

[2]张亚智.谈机关档案管理工作存在的问题及对策[J].才智，2018(12).