水利系统档案管理网络化分析

引言

档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”。伴随计算机网络快速发展，传统的档案管理已经不能满足档案管理需要，管理档案网络化、现代化是水里系统档案工作一个必然趋势。档案管理网络化之后，形成了电子公文、电子信件之间的信息交流，通过用计算机系统或计算机网络进行电子文献档案记录方式。当前，在进一步完成数据库转换、建库、准备工作之后，以科技档案为主导的多种档案类型的数据库已经逐步建立。

1 水利系统档案管理网络化存在的问题

1.1 管理不规范

水水利系统档案馆建设的特点是自给自足、各自为政。所以在管理软件使用上也是五花八门由于各种软件在设计之处，设计思想存在很大不同，在文件压缩方式、文件格式、数据结构、关联模式中都有很大差异，使得信息不能有效连接，实现数据资源的共享。重新录入以及建立数据的任务量大，人力和物力资源都不能满足管理需求。出现了管理换乱的情况。通过规范软件的使用，适应档案管理现代化需要,开发研制和安装档案管理软件使用规范，以确保档案数据的安全和有效利用迫在眉睫。

1.2 数据库更新慢

档案管理网络化中数据是核心，但是数据库的更新没有跟进，导致了数据质量不高、标准规范缺失、数据库定位不准确、效统筹规划等问题产生，就其主要原因是管理中的各自为政.在建库过程中，数据库大多自建自用，但是所建立的数据库类型单一，标准化程度低，据库规模小，并且存在低水平重复建设现象，使得数据库规范化控制不能实现，出现了数据库在使用中更新滞后，不能有效连接的问题。

1.3 管理人员素质有待提高

管理中最关键的因素是人，但是因为档案管理员调动频繁，常常会因操作人员在理解和使用习惯上的差异，使得目录的内容和界面不统一、不连续，非常不便于查找。除此之外，一些单位分管人事档案工作的档案管理人员身兼多职,且一岗多职,造成档案工作兼而不顾。使得管理内容增多的情况下，管理措施没能有利执行。寻找并培养档案网络化建设专业人才，掌握自动化网络化技，成为档案信息的导航员，成为当务之急，只有注重高素质人才的培养，才能顺应时代大潮,更好地为水利工作,使档案管理跃上一个新台阶。

2 水利系统档案管理网络化对策

2.1 协调机构建设

正是因为水利档案管理中的自给自足、各自为政，所以在管理软件使用上也是五花八门，建立一个协调机构，才能保证档案管理中避免低水平重复建设，加强各部门之间的信息交流。具体来说就是由水利部牵头，形成一个网络化协调机构。主要涉及技术和行政两个方面，对于档案管理工作开展协调，注重对于工作中规范的研究建设，和信息之间的协调衔接。实现网络化档案管理系统的无缝链接,同时提升电子文件管理水平，保证档案管理中数据的真实性、可靠性、完整性和长期可用性。

2.2 提高管理的标准化

档案管理中的标准化管理，主要指的是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准，有效实现信息间的共享。减少在档案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及时对档案柜硬件设施购置了，并制定统一的使用方法、管理、调度标准，,使社保档案在实际的管理中，实现制度化,对业务经办环节生成的有保存和利用价值的材料进行分类、整理。软件方面，对照标准化网络化档案建设标准，结合自身工作实际制定相关软件使用标准，实现软件使用的精简、优化，对于信息的记录、报表等档案资料，要可以到位。加强人员软件使用技术的培训，提高软件使用水平。

2.3 加强数据库更新

信息时代背景下，档案管理的基本形式是数字形式。计算机网络是数据传输平台，而数字是在数据库进行储存的。水利档案管理网络化可以显示水利工程中的水文、地理等信息以及工程情况意见，为工程管理决策指挥提供有力的决策支持。战要改变数据库中资源数据库华而不实、建而不用的忒单，依据数据特点，在采集类型、格式、内容和标准，明确数据获取、录入、核准的流程，建立“每季更新一次、每年充实一次、三年普查一次”的数据库升级制度，实现信息采集动态化、维护常态化、运用科学化、管理制度化。管理好数据库信息的采集，才能实现档案信息的快速传递。

2.4 信息安全保障体系建设

档案资源是我国各类信息资源中最重要的部分，随着信息化建设速度变快，安全性问题也随之凸显。要对档案信息的管理薄弱的单位确定为重点监管对象,及时更新监管档案信息,实行动态管理,加强跟踪检查。同时,加强风险防控,确保监管安全，天沟水利工程中信息安全级别。

2.5 管理队伍建设

要不断加快现代信息技术中具有高层次信息人员的培养，注重对在职人员业务的培训和继续教育在知识结构进行不断更新中，业务水平得到不断提高，使得档案管理中的计算机网络和相关技术尽快掌握，还要对计算机专业人才引进，开展业务培训，使得档案馆网络化工作跟进。

3 结语

水利档案信息管理网络化是不是一簇而就的，要多部门协作、多专业配合、综合多种学科知识，同时多环节配套才能建立的复杂工程。只有将水利档案信息资源具体的收集做好，才能加快档案信息资源在开发和利用速度，使得档案资源.在信息服务网络化、信息管理标准化、数字化不断提高，在良好的水里档案管理工作促进下，水利工作更好地为人民服务。

[1]杨秀丽.谈对档案管理网络化认识[J].兰台世界,2013,(z3):63.

[2]徐葳.档案管理网络化的特点及实现途径探讨[J].青年与社会,2013,(13):147-147.