构建行政事业单位电子流程报销模式

内蒙古乌兰察布市经济和信息化委员会

一、行政事业单位报销现状

行政事业单位报销基本采用手工报销模式，经办人报销时必须预先填写纸质的单据，附上粘贴好的原始凭证，由财务人员核对，大额报销和报销人员沟通需要直接支付、转账或者电汇，再由各级领导在纸质单据上进行审批，最终凭审批后的单据到财务室进行报销。

财务人员根据报销的单据，分成二类处理，一是出差或者是使用公务卡，使用公务卡划款到公务卡里，其余以现金方式给予报销。二是，报销单没有支付，给予直接支付、转账或者电汇。财务人员手工把数据录入记账系统，区分科目编码、科目类别，如差旅费、公务用车运行维护费、办公费、邮电费等。

如果是出差报销，那么在出差之前报销人员需要填写出差审批单，找各级领导在出差审批单上签字。

二、电子报销流程及模式

电子报销模式是报销人员通过在网上填写报销审批单，经各级领导审批，财务打款完成报销流程。具体操作如下：

(一)报销人员填写报销申请单，报销人员登录个人账户，填写报销单，通过扫描仪或者摄像头上传原始单据。送到财务岗位进行审核。并把原始单据送到财务室。

(二)财务人员审核。根据报销申请单、上传的数据和原始单据，核对提交的数据完整和正确性，核对发现问题，说明原因，并退回到报销人员岗位，由报销人员修改后再提交。核对没有问题，点击送审，送到下一岗位进行审核。

(三)领导审核，各级领导根据上一岗位送审的数据和上传的原始单据，进行审批，审批后生成报销单。

(四)完成报销，财务人员打印审批后的单据，粘贴原始单据，在办公室就可以把报销金额划转到报销人员银行卡或者公务卡中。

三、两种报销模式的差异

(一)电子报销效率更高

手工报销模式下，经办人员需要拿着手工填制的单据找到各级领导进行审批，如果遇上领导开会、出差等，找不到领导就需要下次再来；财务人员账务处理时，必须将报销单据中手工填写的包含的各种报销信息重复录入到财务系统中。电子报销时，报销人员随时随地按照规范的格式在网上提交报销申请单，领导可以随时随地进行网上审批；报销申请单中已有的数据信息，财务人员也不必重复录入，可以直接提取进行记账。

(二)电子报销审批的时间更灵活

手工报销模式下，各级领导审批是在报销单据上进行手工签字审批。在电子报销模式下，领导可以在网上签字审批，领导审批时可以调阅到与审批事项相关的所有资料影像以及流转的审核意见，审批也是利用经过授权的个人数字签名进行审批。

(三)电子报销支出能控制在预算内

手工报销模式下，领导审批无法实时知道审批事项的预算执行情况，因此超预算、超范围的报销事项无法杜绝。在电子报销模式下，由于设置了全程预算预警的管理模式，超预算、超范围的支出根本无法进行网上流转，使经费预算从业务发生时就得到了有效控制。

(四)电子报销流程更透明化

手工报销模式下，人工计算报销金额，会出现错误，或者记账出现错误或者多写报销金额的情况，如果单位内控不健全或者执行不严格，现金支票和转账支票的使用不规范，存在领导不知道资金使用、挪用甚至贪污的情况。电子报销模式下，计算机自动计算和记账，避免上述可能。领导可以实时掌握资金的使用情况，部门和财政部门能通过科目类别，管理和监控资金以及三公经费的实时支出情况，避免部门弄虚作假。报销人可以查询报销状况。

(五)电子报销便于统计、分析，储存数据资料

手工报销模式下，原始数据以纸质形式保存，不便于查找、统计、分析数据，可能会造成丢单情况。电子报销能克服上述问题，形成明细列表查询，查询某人报销的金额、内容，还可以查询同一事项，有几人报销，避免重复领取资金的情况。

四、电子报销系统功能设计

根据行政事业单位的有关制度和规定，出差需要填写出差审批单，公务接待费需要填写公务接待审批单，直接支付、现金支取、支票转账、电汇需要领导批准，在系统功能设计考虑这些情况。

(一)预算管理：设置财政预算批复数，三公经费的批复数，实现费用开支的全过程监控。实现费用的事前控制、事中监管、事后分析，对资金开支的整个流程进行管理和监控。

(二)出差审批管理模块，出差人出差前先在网络上填写出差人姓名及职务，所在科室，出差地点，出差时间，出差事由，出差依据，乘坐的交通工具，送审到办公室主任审批，办公室审批完后，提交分管领导审核，分管领导审核完后提交到主管领导审核。

(三)公务接待审批管理模块，公务接待支出前需要填写公务接待审批单，来访时间，来访名单，陪同人员，来访事由，住宿情况(天数，房间数量，房间价格，合计价格，接待地点)，用餐情况(早餐、正餐、单桌价格、合计价格，接待地点)，上传公务接待函，领导审批后，财务办理资金的支付。

(四)报销业务管理模块：用个人账户登录，是否代替他人进行报销，选择是否差旅费报销，如果是否使用公务卡，根据公务卡的公务消费信息，下载修改数据，系统自动计算公务卡还款金额，是否使用公车，过桥过路费金额，加油费金额，修理费金额，消费日期和金额，发票的种类，数量，出差的补助，是否有借款，借款金额是多少，开支内容，上传原始单据，进行网上申报，支持撤回、送审等功能。

(五)直接支付、现金支取、支票转账、电汇管理模块，没有取得发票，由于业务的需要，将资金打入到对方账户的情况，需要经办人填写直接支付、支票转账、电汇申请单，提交送审。

(六)财务人员账务处理模块，根据申请人提交的报销申请或者支出申请，根据财政部制定的政府收支分类科目，区分资金经济分类科目、科目编码以及使用哪块预算资金。财务人员填写现金支票、转账支票、电汇内容后，需要领导审核后，方可办理资金的支付。直接支付点击同意后，提交财政部门处理。

(七)财政和银行业务管理。一是财政审核用户单位提出的授权申请和直接支付申请，将信息提交到银行，银行根据财政局的信息处理相关业务。二是银行根据用户单位提交的报销，将报销金额划入到报销人的银行卡和公务卡中。

(八)记账模块。报销和直接支付、转账、电汇、授权支付的模块的数据按照行政事业单位会计制度进行自动记总账、明细账，生成报表。

(九)数据分析模块，公务卡的消费金额，报销金额，公务用车运行维护费的使用情况，公务接待费的使用情况，每一位职工报销的时间、金额，开支内容，便于领导掌握资金开支的整体情况。

(十)报销查询。系统可以按预设的多种模式进行报销查询，可以以短信、电子邮件形式通知报销人，报销状况。并设置查询权限，职工个人查看自己的历史报销记录和流程，实时查看待办报销事项在整个报销流程图中的流转状态，待办事项已经经过哪几个环节，目前在哪一个节点等待审批，分管领导查询所分管的科室费用使用情况，主管领导查询所有费用使用情况。

(十一)信息的录入维护，包括职工姓名，性别，银行卡号，身份证，公务卡的录入维护，车编办批准的公车数量、车牌号，单位名称，单位统一社会信用代码等信息。

(十二)通知公告，在报销过程中，发布需要大家注意的事项，或者单位报销的有关规则制度等内容。

五、做好电子报销流程培训工作

做好电子报销系统使用培训工作，通过集中讲解和印刷操作手册工作，做好系统的特点、操作步骤、如何使用、管理工作的讲解，问题的解答，确保职工顺利使用电子报销流程系统。

在使用电子报销系统时，报销人、财务人员、财政部门、银行部门、管理者有任何问题，都可以和系统开发软件进行沟通交流，提高系统的应用效果和效率。

六、电子报销安全性的考虑

电子报销是通过互联网进行的，在开发电子报销系统时，充分考虑资金的安全，对流程设置预警系统，避免黑客的攻击，资金的篡改，进行自动备份。并配置摄像头、扫描仪以便职工上传原始单据。单位职工每人一个账号，并设密码。

电子报销是一种基于互联网的报销模式，它既是一种创新的报销模式，更是一种基于过程透明化的管理流程，能实时对政府资金的支出进行管理和监控。