分析企业内部物资采购审计的难点及对策

文/杜岚 周新皓，国网重庆市区供电公司；国网重庆市电力公司江北供电分公司

1 企业采购内部审计概述

一般来说，审核的内容包括购买的流程是否合规，是否适用，是否必要，再去找所有环节的问题所在，揭露企业物资采购内控缺陷，尽可能地避免报假账等不良现象。内部审计内容主要包括内部控制、采购计划、采购程序、采购审批、供应商的确定、招投标活动、合同管理、采购价格、到货验收、物资仓储管理、物资实物管理、货款支付的授权审批、结算程序、物资采购财务预算管理等进行全过程审计。

2 审计难点

2.1 审计标准难确认

物资采购审计就是运用审计标准去衡量审计对象，以审计对象与审计标准的差异作为审计证据，发表审计意见。物资采购审计的标准是国家的有关法规和单位的有关制度，以及供应商及商品的有关信息。其中，将单位内部的有关制度和供应商及商品的有关信息作为审计标准就难以确认。首先是内控制度，目前在企业内部普遍存在物资采购内控制度设计不够精准、不够完善的现象，这些制度容易产生歧义，容易被利益相关人异化，把这些制度作为审计标准，很难对审计对象进行再确认、再计量，也难以得到客观公正的结论。其次是供应商及商品的有关信息，审计人员就更难以掌握了，作为商业机密，商家不愿提供商品的有关信息，没有充分可靠的市场信息，审计人员对供应商资质的审核和对标的物的再确认、再计量就没有标准。

2.2 计划审批难控制

物资计划申请部门在进行申报物资采购时，会有意或无意地填列与需求不符的物资购买数量，相关部门在收到申请后，没有核实库存量和申请部门对物资的实际需求量，就向审批部门提交签字申请，审批部门没有进行核实，或者因为是一人权责制，为谋取利益，欺上瞒下，就签字盖章。财务部门做预算时，也只是根据采购清单而不是实际情况来进行。这样，计划审批都没有得到很好的管理与控制，造成预算超支和浪费。对于已经批复的计划，很难再修改，从而使整个物资采购的管理混乱，给审计工作带来麻烦。

2.3 物资质量难验收

按照一般的物资采购管理办法，采购主管部门应在标的物到货前组织验收小组，由使用单位或部门、采购部门、技术人员等组成，但很多时候难以组成结构齐全的验收小组，因此，对标的物的技术性能方面的验收往往流于形式，埋下了审计风险。

2.4 二级单位难监管

对有些金额不大、数量不多、技术不复杂的物资采购，集团公司权力机构一般都是授权距离较远的非独立核算的二级单位自行实施采购。因为非独立核算的二级单位人员少，没有专职内审机构，集团公司内审部门距离又较远，因此，审计部门无法对二级单位的采购过程进行跟踪审计，待采购终结将项目送审，为时已晚，即使审计发现问题，也不便整改。

3 物资采购审计措施

3.1 针对审计标准

审计人员首先要对企业物资采购内控制度进行认真评审。根据《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》的描述，物资采购的风险点有八个，其中重要的风险点有计划申报及审批、供应商选择、定质定价、物资验收四个。审计人员要重点关注这四个风险点内控制度的健全性和精细准程度。其次，要建立良好的客户关系，组成一个谈判小组，亲自上门逐家与供应商进行谈判，然后签订一个合作协议，要求供应商必须积极参与采购竞标，并对询价做到有问必答，报价必须客观真实，不得与其他供应商串通报价等，对敷衍应付询价，不积极参与采购竞标的，可以采取取消合作关系、拒付信息费等措施。

3.2 针对计划审批

审查采购申请单编制的合规、合理性。调查了解申请计划中注明物资不足、缺乏的部门对于物资数量、种类规格的详细需求情况，检查库存管理员对于缺乏物资进行库存核实的情况以及审核情况。检查采购计划的审批程序，审查审批部门针对提出请购计划，对所申请物资的数量、品质进行审核、核实等情况，对性质相似的物资进行清点，对于申请报废的物资，邀请专业人员检查其是否还能运用等的情况。审查资金预算管理及执行情况，审查采购付款的授权审批执行等情况。

3.3 针对物资验收

审查物资验收部门的验收记录，对比实际采购物资与采购申请单，计划审批单、合同的要求是否相符，是否完整，验收程序是否完整；查阅验收人员签字，保证采购物资质量与功能满足生产经营需求；查阅物资验收单编号的连续性以及完整性，并于对照财务记录，确定采购交易的完整性。

3.4 针对二级单位监管

第一，建议集团公司权力机构谨慎授权，能由集团公司组织采购的尽可能由集团公司组织采购。第二，委托二级单位的兼职审计人员对采购过程进行跟踪审计，并将有关审计资料及时提交给集团公司审计部门，审计部门可以根据这些信息向二级单位采购实施部门及时提出审计意见。同时，这些信息也可以作为审计部门进行审计的依据。第三，选择重点项目进行抽样审计，采取再询价、实物盘点、走访参与竞标的供应商等办法，对采购项目进行审计，以促进二级单位实施的采购项目按规范程序运作，达到提高物资采购质量和资金使用效益的审计目标。

4 结语

总之，企业内部的审计问题牵扯很多关键部门，也会影响一个企业的正常运转，所以这个问题必须要紧紧抓住，要仔细对待，审计人员必须严格把控审核的过程，必须非常清楚企业物资采购内部审计目标的底线，找出审核的问题所在，提出应对措施，不要走形式主义，要注重做，狠抓落实，只有这样，才能达到审计的目的和要求。