档案工作目标管理在企事业单位中的应用与思考——以长江三峡通航管理局为例

李 丹

（长江三峡通航管理局，湖北 宜昌 443000）

0 引 言

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，具有凭证和参考的作用。在开展企事业单位档案工作目标管理的过程中，国家将有关实施档案的法律法规和标准规范细化成具体工作目标。一方面，企事业单位能对照标准进行检查和改进，从而提高档案管理水平；另一方面，档案行政管理部门对照这个标准对企事业单位进行监督、检查和指导，能更好地适应新形势下档案工作发展的需要。近年来，笔者通过对档案工作目标管理的不断探索与实践应用，并结合长江三峡通航管理局（以下简称三峡局）的实际情况，总结出了一些对档案目标管理的思考。

1 三峡局概况

三峡局于1998年组建，是交通运输部设置宜昌对三峡河段（长江干线庙河至中水门水域，全长59公里）航运行使综合行政管理职能的事业单位，履行三峡河段通航综合行政管理和通航建筑物运行维护管理两大职责。三峡局档案工作致力于服务三峡，在三峡河段安全畅通、三峡局改革发展中发挥了重要的作用。各门类档案实行集中统一管理，包含了文书、科技、会计、电子、实物和照片等各类档案，库藏档案达3.85万卷。随着单位整体事业不断发展和管理水平的日渐提高，单位内部档案管理存在的诸多问题日益凸显。为满足新形势下档案工作的发展要求，三峡局必须从实际出发，按照达标规定的要求，找出问题，解决问题。

2 三峡局档案工作存在的问题

三峡局档案工作存在的问题主要包括以下几个方面。①单位领导和职工对档案工作不够重视，不理解档案工作目标管理的意义，认为达标可有可无。②制度虽然完善但没有更新，有些制度已经不适应新形势下档案工作的开展。③档案工作相关软硬件设备设施陈旧，不利于工作开展。④档案信息化发展缓慢，利用形式以档案员在档案系统查询为主，不够多样化。⑤档案管理组织网络流于形式，缺乏落实，措施不力，专职档案员和兼职档案员的业务能力有待提高。

3 三峡局开展档案目标管理认定工作的具体做法

3.1 统一思想，夯实责任，为达标认定工作顺利开展奠定基础

三峡局采取多种方式在全单位宣传档案目标管理认定工作的意义，如制定主题展板、在单位网站发布信息动态等。在对照新的考评标准逐项、初步梳理本单位档案工作情况后，工作人员主动向分管局领导和部门领导汇报有关情况、问题和需解决的事项，激发领导的责任心和荣誉感。同时，领导在办公会议中宣传和强调档案目标管理认定工作的必要性，以引起相关部门责任人的重视，为配合档案目标管理认定工作做好积极准备。此外，领导在成功达标认定后，给予相关人员奖励，以提高他们的工作主动性和积极性。

在确定务必完成档案目标管理认定工作后，三峡局立即成立档案工作目标管理达标工作领导小组，制作档案工作目标管理认定工作任务分解表和进度表，将整个达标升级工作做到全面细致，明确相关部门的工作任务，具体分工落实到人，做到责任清晰、分工明确。

3.2 修订制度，规范管理，加强软硬件设备设施建设

首先，三峡局根据单位档案工作的实际情况，以近几年国家、行业出台的各项规章制度为指导，制定和修订了适合本单位的档案管理办法、检查考核细则、档案分类方案、归档范围和保管期限“三合一制度”，以及电子文件与电子档案、会计档案、实物档案、重大（专题）活动档案管理实施细则，用制度规范管理，使管理有条不紊。在此基础上，完善档案移交、借阅、利用、保密、鉴定、统计、库房管理和安全检查制度等10多项制度，包括档案人员工作职责等，让管理工作有章可循，使档案管理能够更加优质、高效地为各项工作服务。

其次，寻求新方法，探索新形势，创新规范管理，强化基础业务工作。三峡局从薄弱环节入手，深入规范电子、实物等特殊档案管理，创新实物档案装具，利于今后更好地保管实物档案。与此同时，三峡局深化文件材料收集，逐一落实每份文件的处理结果，追溯相关文件、报表等材料，确保办理后文件材料的完整性。

再次，做好档案设备记录，及时向领导汇报档案设备设施情况。三峡局不仅更换掉了老旧设备设施，还增添了适应新形势档案发展要求的设备设施，力争使档案软硬件设备设施完全符合考评标准要求。

3.3 加强档案信息化建设，注重开发利用，提高服务水平

早在单位信息化起步之初就把档案信息化纳入整体信息化建设之中，并在档案员和程序开发员的沟通配合下研发了适合本单位现状的综合档案信息系统。系统包含档案整理、数据转入、目录输入、报表打印、档案借阅、档案编研、档案统计、档案鉴定和档案设备设施管理等功能。三峡局对照新的考评标准和档案信息化的要求，对现有的综合档案管理系统进行升级，又新增了音视频等多媒体数据库功能，同时对利用检索、查询借阅、标签与统计、数据迁移与备份等功能模块进行优化升级。档案系统目录数据比以往增加目录数据3.5万余条，原文数据增加了近1万页。此外，三峡局还新增了档案数据管理专用服务器和存储器，并配备专用管理终端4台，分别用于录入及编辑、数字化及多媒体管理、投影设备查询浏览和档案系统管理。

为开发更多元利用形式和提高服务水平，三峡局开发了多种规范的档案检索工具，包括各类档案档案的分类目录、归档文件目录等其他档案目录。在丰富检索工具的同时，努力开展档案编研工作，三峡局先后编制了《葛洲坝船闸计划性大修概况》《船舶档案信息简介》《档案工作规章制度选编》《三峡局重大活动汇编》《2011-2014年职工论文选编》《档案文献资料汇编（2011-2014）》等档案。

3.4 以人为本，注重档案队伍建设和人员素质培养

成立档案管理网络小组，网络成员由各基层单位和部门的分管领导和专兼职档案员组成，主要负责本单位、部门文件材料的登记、收集、整理和归档工作，并配合开展档案工作，提供真实的档案信息，接受档案人员的监督、检查和指导，切实履行好责任。三峡局内部组织开展了有关档案管理学习活动，如各种形式的展览、业务技能培训等，并下发档案相关理论、政策学习资料，陆续培养专兼职档案员取得湖北省档案局颁发的“档案员证”；定期组织档案人员参加外地培训，吸取先进的管理经验，开阔视野，加深认识。三峡局通过对档案管理网络小组成员进行培养，不仅提高了其对档案管理的认识，也能促进其更快掌握新形势下档案事业发展趋向及先进技能。此次达标工作，三峡局选调优秀的专兼职档案员组成档案工作目标管理达标工作领导小组，在达标认定工作过程中进行经常性的交流、沟通，及时发现问题并解决问题，有效保障了达标认定工作的顺利进行。

4 总结思考

此次档案目标管理达标认定工作的开展为三峡局档案工作奠定了坚实的基础，在此次工作中主要有以下几点思考和体会。

一是档案工作的目标管理关键在于领导重视。主要领导要亲自部署、分管局领导要具体组织，档案人员岗位要长期稳定、档案经费要足额拨付、档案设施要及时更新，切实做到了“要人给人”“要钱给钱”“要物给物”。

二是档案工作的延续发展关键在于持之以恒。企事业单位从领导到档案工作者，要始终坚持高层次创建、高标准要求、高效率推进。档案工作从无序到有序，从有序到规范，从规范到示范，以日促月、以月促年、点滴积淀，开创企事业单位档案工作新局面。

三是档案工作资源体系关键在于精益求精。档案人员要熟悉和掌握本单位工作的性质和任务，对文件材料的形成做到心中有数。单位要根据不同时期的工作重点，提出不同的归档要求，强化归档文件材料的完整性，及时修复漏洞。强化各门类档案整理规范，编制切实可行的分类方案，不断完善工作程序，形成重收集、抓整理、强检查的工作模式。

四是档案工作的全面深入关键在于单位全员支持。从单位领导到部门领导，从专职档案员到普通职工，均要具有较强的档案意识，在全单位范围内形成重视收集、定时移交的良好习惯。部门归档率、完整率要保持在100%。

5 结 语

档案目标管理达标认定给单位带来的荣誉，能使领导充分认识到档案目标管理的现实意义。企事业单位要在内部进一步更新档案理念、增强档案意识、落实档案责任、夯实档案基础和强化档案管理，让档案更好地为企事业单位的各项工作服务。

［1］王玉梅,刘春喜,刘玉萍.谈档案目标管理［J］.黑龙江档案,2000(1).

［2］陈志刚.试论目标管理在档案工作中的应用［J］.贵州档案,1995(6).

［3］王红梅.浅谈目标管理在科技事业单位档案管理中的应用［J］.档案,2006(1).