试论档案管理的标准化与创新

刘继志

摘要：本文对档案管理的标准化与创新问题进行了探讨，文章从阐述档案管理标准化的内容入手，进一步分析了档案标准化建设中存在的问题，最后提出了加快单位档案管理标准化建设的几点建议。

关键词：档案管理 标准化 创新 内容 存在问题 几点建议

前言

在现代社会体系工作中，档案管理已经成为企业内部管理结构中非常重要的一个组成部分，为了保证档案管理工作的顺利运行，需要做好一系列工作，包括信息化建设等等。而在新的时代背景下，信息技术成为促進各行各业发展的，必不可少的动力，是档案管理工作必不可少的技术基础。利用先进技术，是促进档案管理工作的现代化、标准化运行，实现工作创新的重要前提。

一、档案管理标准化的内容

单位信息系统本身往往具有一定的复杂性，档案资料数量多，档案管理工作牵涉广泛，加上多方力量参与，也增大了彼此协调的难度。其中，单位管理层是非常重要的角色，由其负责对关键档案管理人员的资质进行，必要的审核，并且对管理的质量进行必要的督促。具体的岗位员工则需要对项目整体负起具体责任，对资料搜集、信息沟通等等工作进行持续性跟进。以此类推，信息技术操作人员、网站建设人员等等不同的参与方都能够在档案管理工作体系中发挥巨大的重要，各方需要彼此协调，避免矛盾冲突。

而管理标准则是指用一致性的要求和规范对管理工作进行制约和引导，比如明确各种文件的归档范围、要求及资料保管时限等等。而这种行为标准在特定的情况和时间内往往会维持一段的稳定性。此外，工作标准则是针对单位内的档案室、部门员工等提出的科学标准。在新的时代背景下，档案管理工作的开展面临着更高的要求，办事标准也因此得到了持续的调整和完善。

二、档案标准化建设中存在的问题

（一）缺乏统一的网络化协调机构

在当前情况下，因为不同单位在管理制度和运行规律上的不同影响，许多单位的档案管理工作都变成了条块切割、各成一系的格局。虽然许多档案部门渐渐认识到了资源共享的意义，但尚且缺少部门彼此合作的重要行动。国家也缺少统一的组织机构来进行整体统筹，因此各单位的档案馆网络化建设事业也长期得不到突破性进展。

（二）经费投入不足

在档案标准化发展的历程中，需要引进先进的信息技术，搭建完善的网络操作平台，配备足够的设备，并且优化设备维护体系，因此，必然需要大量的资金支持。但是在现实中，因为许多单位尚且未能真正意识到加强档案管理标准化发展的重要意义，因此在经费投入方面还存在巨大的不足，这也是影响国内企事业单位档案管理标准化进步的不利因素。

（三）档案管理队伍人员素质较低

在档案标准化发展过程中，人才是最核心的要素，单位必须聘请综合型人才参与管理工作，包括能够掌握计算机、通讯等不同技术的员工，能够高效办理档案业务的高素质员工。但是，当前国内许多档案管理工作者的素质整体不高，而且缺少学术、史料研究的重要才能，无法达到计算机技术高速发展所提出的要求，因此难以满足档案网络化发展的要求。

三、加快档案管理标准化建设的几点建议

（一）加快档案信息化建设

在市场经济不断完善、企事业单位快速进步的情况下，各项工作在进行中所形成的归档材料也更加丰富，档案管理模式也渐渐向数字化转变，从而使得档案信息的接收、传送、储存环节实现高度一体化，进而保证档案信息得到高效共享。在这一背景下，单位的档案管理人员需要紧紧抓住时代机遇，做好档案的信息化建设工作。

（二）促进档案信息利用的社会化

档案管理部门要在确保其整体效益不受损的基础上，更广泛地为社会各领域打造优质的档案信息服务。而单位内部众多的档案工作者也，必须形成正确的服务意识，突破单位内部可能存在的党政管理、单纯注重生产等等传统模式的限制。档案管理工作是企事业单位运行过程中非常重要的一部分。做好档案管理工作，要求员工在兼顾质量、进程、成本和风险控制等等多个指标的基础上，做好全面管理。以此为基础。企事业单位需要不断强化自身的服务能力。

（三）加强档案管理现代化软硬件基础设施

在新的时代背景下，各单位加强对档案管理部门的投入，变成了促进档案管理信息化、标准化发展的重要条件。打造扎实的软硬件基础设施体系，构成了企事业单位做好档案现代化管理的重要前提。所以，单位必须关注资金的投入量，保证基础设施得到顺利建设。在硬件的问题上，单位需要做好财力支撑；在网络和软件问题上，档案部门则要利用好档案网信息网的平台价值，吸引和运用院内计算机、信息等学科的技术、人才力量，以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。

（四）优化档案管理队伍

档案工作人员整体素质如何关系到档案信息的整理、利用和开发，关系到档案工作标准化、规范化、现代化的进程。要优化档案管理队伍，一方面充分发挥单位设施齐全、科研水平高等优势，培养高层次档案信息化管理人才。另一方面通过继续教育的形式，普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作，提高现有档案管理工作者的工作水平。要不断补充青年档案管理人员来充实队伍，从而使档案管理队伍的年龄结构得到优化。

四、结语

综上所述，加强对档案管理的标准化与创新的探讨，对于促进单位的正常运行有着极其重要的意义。相关工作人员需要明确档案管理标准化的内容；同时把握档案标准化建设中存在的问题吗，如缺乏统一的网络化协调机构、经费投入不足、档案管理队伍人员素质较低等等；在此基础上，提出加快单位档案管理标准化建设的几点建议，加快档案信息化建设，促进档案信息利用的社会化，加强档案管理现代化软硬件基础设施，优化单位档案管理队伍。