网络信息时代背景下的医院外事档案管理工作的思考

孙晓霜 高尚

摘要：在网络信息化时代的背景下，卫生系统对外交流的活动也日益频繁，医院不断增加的外事档案内容更加丰富，医院外事档案真实地记录了卫生系统与医院、学校等进行的学术交流和友好往来等情况，不仅可以有效地提高医疗质量和经济效益，更重要的是能为领导决策提供重要的依据，如何结合信息时代，充分发挥外事档案管理工作的作用，使外事档案管理资料为医院教学、人才培养、学科建设等工作进行服务，是当前一个重要的课题，值得研究和探讨。

关键词：网络信息；医院；外事档案

医院外事档案管理在医院管理工作中占有重要的位置，规范化管理外事档案可以为领导班子作出决策提供科学依据，同时可以有效地提高医疗技术质量及经济效益，加快医院发展，为全面现代化管理提供基础数据，对于推动医院发展具有重大意义。在当前网络信息时代的背景下，医院外事档案管理已进入到了一个全新的阶段，如何在新形势下，不断顺应时代变革是值得深入探讨的课题，只有医院外事档案管理实现现代化，才能更好地服务于医院中心工作。

一、信息化时代背景下医院外事档案管理工作的特点

医院外事档案数量日益增多，而且内容也变得更加的多样化和专业化。而档案载体的多元化，来源的复杂化等特点，更凸显出构建医院外事档案信息网络平台的重要性。信息化时代外事档案管理工作具有以下新的特点。

1.信息来源多元化。医院传统外事档案管理中，档案处理手段较为落后，档案存储空间有限，档案管理部门在收集档案信息时进行选择性保存，而档案信息来源也较为有限。在信息化的时代背景下，迅捷的加工、处理、传送变得容易，而信息爆炸式的增长，信息更新速度加快，存储方式的改变，也利于信息传送、存储和共享。因而在實施信息化改造后可以完全实现各个部门之间的互联互通，信息的材料也可以涉及到财务、科研、人事、医疗和后勤等各个部门的信息。

2.档案处理及时化。医院的档案资料不仅要用于服务各个职能部门，更重要的是为领导班子决策和病人服务。因而信息化时代下的外事档案管理处理更为及时，在获取档案信息后，档案管理部门立即录入、存储、共享，实现电子化、系统化，各职能部门在需要时可以及时调用，服务对象也可从各个途径获取到档案信息，为服务对象节约了时间，提高了医院的工作效率。

3.存储方式的多样化。传统的档案管理是以文本方式存储，而随着信息化的发展和现代档案管理工作理念的产生，不仅有文本形式的档案，也出现了图像、声音、影像等多种形式。存储方式也相应地发生了改变，这样不仅节约了档案存储所需的物理空间，扩大了外事档案存储的内容、形式和范围，同时在档案管理的完整性上更有保障，而管理资料的时限也得到了很大的延长。

二、当前信息化时代医院外事档案管理工作面临的问题

现阶段，信息化时代的大背景下，医院已广泛将信息化技术应用到外事档案管理，使得医院外事档案管理工作内容、手段及方式方法都发生了巨大的变化，然而在信息化推进过程中仍然存在一些问题。

1.外事档案管理重要性认识不够。外事工作是一项政治性和政策性都很强的工作，对于加强国内外医疗卫生专业交流，借鉴国外先进医学技术，更新医疗卫生人员的专业理念，增进国内外医学院校间的友谊及传播我国优秀医学文化等方面具有极大的意义。医院的外事工作就是医院对外联络的窗口和枢纽，一次较好的外事交流可以很大程度上提升医院的医学教研水平，并有助于提高医院在国内外的知名度，而医院外事档案管理工作的好坏，直接影响到医院对外交流，从而影响到医疗水平的提高。随着信息化时代的到来，外事活动日益频繁，然而从事外事工作的专业人员并没有得到相应增加，整日忙于接待，外事档案的收集、整理、归档等未引起重视，如在参加学术会议及合作交流中忽视了活动中有价值的文件、证书、学术材料等，严重影响到外事档案资料的完整性。

2.管理体制问题。信息化时代最重要的特点在于共享，而在医院外事档案管理过程中仍无法做到完全共享，造成这一问题的重要原因在于组织内部的管理体制。部门之间缺乏有效流畅的沟通机制，无法实现一体化，因而导致在信息共享过程中各个部门之间无法流畅获取所需信息。目前，医院各个科室之间职责分工明确，这在某种程度上也就导致了各科室间无法很好地实现信息共享。直接表现就在各个科室档案各自归档，没有统一的管理网络和管理模式，也没有制订统一的立卷制度，因而出现了医院外事档案收集效率低等问题。

3.档案人才专业化不强。要真正意义上实现医院外事档案管理的现代化，提高档案管理工作的质量和效率，不仅需要有现代化的管理理念和方法，更重要的是要有能执行的专业人才。而在早期的档案管理工作中，并未系统地对相关人员进行专门的信息化档案管理学习和培训从而造成现阶段医院档案管理专业人才的稀缺。因此医院为适应现代化的档案管理信息化要求，需要采取多种渠道对档案工作者进行培养，使其不仅具备档案管理的专业知识，也能够掌握现代化的管理理念和科技手段。外事档案管理人员的专业化不强是限制推动医院外事档案管理工作的重大障碍。

4.档案信息的安全问题。信息化共享就必然要与其他部门、终端连接，这样就必然存在信息安全问题，档案资料的信息有可能受到电脑黑客和病毒的入侵，盗取病人信息和治疗方案等，甚至破坏档案信息，毁灭整个档案系统。因而要不断提高档案信息管理的安全意识，不断更新安全系统，防止信息外漏或遭到破坏。

三、医院外事档案管理适应信息化时代的对策

1.建立健全外事档案管理制度。一方面，医院外事档案管理需要规范化。因为外事档案资料具有特殊性，从而有着较高的保密要求，信息的泄露可能造成很大的社会问题，所以一定要强化医院外事档案的保密制度，尤其是密级外事档案，一定要单独存档，在需要查阅时必须严格执行审批程序。另一方面，要改善现有医院管理制度。信息化外事档案管理需要医院各个科室之间有效沟通共享，而各科室的相对独立、界限分明，不仅妨碍了各科室之间的有效沟通，同时也妨碍了档案信息的收集和编研。因而针对外事档案管理应淡化科室的概念，消除各科室之间的界限，更多地进行横向联系，从而将外事档案管理从封闭式转为共享式、信息式。

2.加大资金的投入，改进信息化设备。档案管理部门要根据实际情况，积极争取医院对档案管理工作信息化建设的投入，要求配备较为先进的设备，保障外事档案信息的安全性。安全风险的规避，需要较为前沿的安全手段和技术，防病毒软件等的更新是必不可少的，一旦遭到黑客或电脑病毒的入侵，将造成极为恶劣的后果。

3.加强外事档案管理人员的培训，不断提升业务素质。现代化的外事档案管理技术需要具有较高业务素质的人员才能高效地执行。因而在医院外事档案管理中必须将管理人员积极性、创造性的提高作为重要的培训项目，信息化建设需要外事档案管理人员不断地加强自身学习，提高业务能力，熟练地掌握外事档案管理所需的业务知识，而不仅仅是传统的档案管理，要将工作能力由静态的馆藏归档、存档迅速地转变为满足用户需求。

参考文献

[1]张木涵.医院外事档案管理存在的问题及对策[J].天津档案，2013（6）：19-22.

[2]王鑫睿，艾亮.新时期医院外事档案管理[J].人力资源管理，2018（1）：185-186.

[3]丁红.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].中国现代医生，2014，52（2）：116-118.

[4]陆培兰，程英升.医院档案管理的现状与对策[J].中国卫生资源，2006，9（4）：192-192.

[5]张园.医院档案管理中档案管理模式改革的有效运用分析[J].中国卫生标准管理，2016，7（12）：19-20.

作者简介：孙晓霜，女，1990，汉，初级，2017年于济宁医学院附属医院从事医院外事方面工作，外国语言学及应用语言学专业（应用语言学方向）。