档案信息化管理的优势及安全问题探究

栗 业

（内蒙古国际蒙医医院,呼和浩特 010065）

档案信息化管理的优势及安全问题探究

栗 业

（内蒙古国际蒙医医院,呼和浩特 010065）

随着档案管理的迅速发展，档案信息化管理是顺应时代的必然发展趋势。传统的档案管理模式已经无法满足社会对其的需求，应积极建设档案信息化管理，构建全面的档案信息安全保障系统。本文对当前我国医院档案信息化管理中存在的问题进行简要分析。

档案管理；信息化；优势；安全问题

0 引言

国家随着社会的不断发展,逐渐认识到档案信息化管理工作的重要性,国家现阶段发展档案工作的主要方向就是档案信息化管理。档案信息化管理指的是通过先进的信息科学技术，构建档案网络应用平台，借助有效和科学的手段合理管理和应用档案信息，在一定程度上充分利用了档案信息资源的实现。

1 档案信息化管理所存在的安全问题

1.1 难以确保电子档案的真实性

传统档案管理模式中，档案管理人员会在整理和总结完档案资料之后让相关领导进行签字盖章，再进行存储，这种档案保存的工作流程有助于保证档案信息的真实性，但是在世纪的档案信息化管理中，主要运用的是电子档案。因此，档案管理人员根本不可能在上面进行盖章和签字，所以就导致无法确保电子档案的真实性。与此同时，电子档案还具备一定的复制性，众多不法分子对其中的内容进行反复的修改和复制，进而导致很难保证档案信息的合法性，并且关于鉴定电子档案是否真实的工作也是很难实现的。所以，当档案管理人员面对这样的情况时，应深入分析档案信息化管理中所存在的安全问题，并在此基础上提出相应的解决措施，进而加强档案管理工作的效率和质量。

1.2 电子档案在进行保存时存在安全隐患

电子档案虽然能够保存很长的时间，并且在保存之后一般不会出现丢失的现象，但是关于档案信息的保存还是存在一些特殊情况的，例如档案管理工作人员由于操作失误造成丢失、或者是计算机自身出现一些毛病等原因，都会让原本保存好的电子档案消失不见，所以，管理人员应充分注意到电子档案在进行保存过程中所存在的安全隐患，注重对档案保存期间的保护和注意，并且通过相关的有效手段解决这一问题。

2 档案信息化管理的优势

2.1 有助于节省社会资源

过去传统的档案管理模式是通过人工的力量检索、整理、保管以及收集相关的一些资料。这种管理模式存在众多急需解决的问题，例如浪费大量的检索时间，并且运用了大量的人力等等。传统的档案管理模式主要是通过手工劳动实现的，所以在一般情况下，检索结果的准确性往往会受到人为因素的影响。信息技术的不断发展和进步促使其在档案管理方面得到了具体的应用，推动了档案信息化管理的过程，增加了档案管理工作过程中的技术含量，同时在一定程度上转变了传统档案管理模式，从根本上加强了资源管理的质量和效率，提高了档案的储存量，进而节省了社会资源的不必要浪费。

2.2 有助于实现远程服务的功能

传统的档案资源管理模式主要是通过对实体信息物理管理的形式实现的，这种模式严重影响了远程服务功能的实现，这主要是因为科学技术含量不足，无法有效实现档案信息资源的空间转移，进而对远程服务功能造成了一定程度上的使用影响。而档案信息化管理的运用能够充分应用先进的通信技术和网络技术，利用远程检索实现对档案资源的检索，并且能够实现档案信息资源的有效空间转移，如果处于不同的地点检索相同的档案资料，能够在进行检索的地点将所检索的档案资料打印出来，进而彻底消除了空间上的约束和限制。因此，运用档案信息化管理有助于实现远程服务的功能。

3 解决档案信息化管理安全问题的具体措施

3.1 加强工作人员的综合素质能力和安全意识

在讨论档案信息化管理中的安全问题时，最应注意的关键点是人为因素。档案管理人员应对档案信息进行保密性的法规学习，对行业动向进行实时的监督，树立一定程度上的忧患意识，并且时刻关注、预防关于窃取档案信息的行为，进而促进档案信息化的档案管理。与此同时，档案管理人员还应充分主义对档案信息化管理制度的健全、档案信息化管理人员应根据实际的档案管理工作进行实际性的回答，进而维持原本的保密制度，加强档案信息化管理制度逐步完后三。由于现阶段我国关于网络安全法律的条款还没有建立起来，所以建立网络安全法律迫在眉睫，进而促使档案管理人员树立关于档案管理信息的安全意识。除此之外，我们应针对现有的职业人员进行教育培训工作。

3.2 构建全面的档案信息安全保障系统

档案信息安全的保护能力是加强档案服务能力和检查档案利用服务的主要内容之一，构建全面的档案信息安全保障系统，是档案信息自身保证安全性的重要手段之一。档案信息资源、原始档案等必须受到法律法规上相应的安全保护，进而保证档案信息化管理的顺利运行。首先，贯彻并落实档案信息化管理的管理安全制度，构建健全的责任管理系统，明确出各方的责任和义务，进而避免出现相互推卸的情况；其次，挑选正版的杀毒工具和软件，防止档案信息被病毒所感染；再次，优化档案信息化管理的工作环节，招聘优秀的专业人才对程序进行管理和编制，在确保编制质量的同时为档案信息化管理的工作环节提供安全；最后，以档案信息安全保证的同时将纸质档案着重管理，纸质档案不可能完全被电子档案所取代，电子档案主要是充分运用信息化利用的手段，而纸质档案强调的是最基本、最可靠的档案原始记录，由此可以看出，二者之间具有不同的独特特点，所以二者之间是无法进行相互取代的。

4 结语

综上所述，随着科学技术的不断发展，传统的档案管理信息已经无法满足现阶段社会的发展需求了，应积极建设档案信息化管理。在我国建设档案管理的过程中，档案信息化管理已经顺应了信息时代的发展趋势，为档案管理工作增加了生命力，进而提供给人们利用档案的全新渠道。这种全新的管理模式与传统管理模式相比较，更加具有一定的优势，广泛受到了社会和群众的喜爱和欢迎。但凡事都具有自己的两面性，档案信息化管理在带来自身优势的同时，也造成了一定的安全问题，如果想要保证档案信息化管理的可持续发展，就应有效地处理和控制这种现象的出现，使其避免出现负面影响。

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10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.01.195