档案数字化中的档案保护问题浅析

摘 要：文章阐述了档案数字化和档案保护的关系，深刻分析了现阶段我国档案数字化中的档案保护存在的各种问题，并提出了解决这些问题的有关建议。

关键词：档案 档案数字化 档案保护

档案数字化能够为档案信息资源的开发与利用提供便利条件，同时还可以对档案原件进行保护的有效手段，是当前各级档案部门的工作重点。但在档案数字化中，受客观条件制约和人为因素影响，很可能会对档案造成不同程度的损坏，数字化结束之后信息安全与保密方面也存在一定隐患。如何处理好档案数字化与档案保护的关系，是所有档案管理人员必须思考解决的重要问题。

一、档案数字化与档案保护的关系

一方面，档案数字化增加了档案保护的可行性。对于各级档案部门来说，档案数字化之后使用者能够使用电子索引系统检索档案内容，同时还可以将相关文档分类集中拷贝或打印使用，避免了在翻阅、查询过程中给档案原件造成的破坏与磨损。

另一方面，档案数字化提高了档案保护的难度。档案数字化过程中，需要对档案原件进行拆装、整修、扫描、装订等诸多工序，对于保存时间长、老化严重的珍贵纸质档案来说，对其进行电子化无异于加快破坏档案原件。因此，必须加强档案数字化过程中的档案保护工作，在最大程度地保护原件的基础上完成数字化加工，最终实现保护档案、抢救档案的目的。

二、档案数字化中档案保护存在的问题

（一）档案保护意识淡化弱化。有人认为档案进行数字化之后，档案原件已有所替代，对其进行保护的紧迫认识有所降低；有人感到档案信息化势必会取代传统介质档案，只注重电子文件管理，不关心数字化进程中的档案保护工作；还有人深知档案原件保护的重要性，但却不了解档案保护的知识和技术。

（二）档案保护制度不够健全。各级档案部门档案数字化流程、标准及规范中较少涉及档案保护内容；档案数字化科室也大都没有完善的档案保护制度，对档案数字化过程中的人员素质、工作环境、设备要求、操作规范、注意事项等没有具体明确；缺乏档案数字化科室硬件建设和工作流程的依据和标准。

（三）数据安全管理存有隐患。档案数字化后的信息多存储在光盘和硬盘，部分载体寿命较短，存储不当易造成大量档案信息缺失；档案数字化信息在利用、传输、复制过程中具有开放性的特点，网络安全问题易造成保密管控失控；档案数字化后的图片和数据等信息，还可以使用软件进行再处理，容易导致档案信息失真失实。

三、档案数字化中档案保护对策

（一）不断强化档案保护意识。转变思想观念，将保护意识融入档案数字化工作的每个环节，是有效开展档案保护工作的前提。一是思想上要重视。要将档案保护工作抬高到本系统、本单位、本部门重要工作层面，制定长期规划，进行全局部署，给予经费支持。二是指导上要科学。要坚持“有效保护、合理利用”的工作指导原则，正确处理档案数字化与档案保护的辩证关系，杜绝出现只顾完成数字化任务而置档案保护于不顾的情况出现。三是教育上要经常。各级档案部门要做好档案管理人员的经常性思想工作，不断强化一线工作人员的工作责任意识和档案保护意识，确保档案保护工作的各项要求落实落细落地。

（二）建立健全档案保护制度。制定操作规范，对档案数字化工作实施制度化管理，是有效开展档案保护工作的关键。一是完善规范。各级档案部门要尽快在业务工作规范中完善数字化保护的标准及规范，明确档案数字化工作的流程和要求，确保数字化工作程序化、制度化。二是细化标准。针对数字化工作内容和特点，细化制定档案前后处理、档案扫描、图像处理、质量检查、数据挂接、光盘刻录等环节的各类注意事项，避免共性问题、简单问题重复出现，影响档案保护工作成效。三是加强监督。采用“逐级检查逐级负责监督”方法，每一位人员负责对上一环节中档案保护工作落实情况进行检查，并按照统计制度要求记录备案，监管人员同时对各个环节工作进行随机抽查，对档案保护工作实行全程监管。

（三）持续加强档案人才培养。强化人才培养，提高档案管理人员技术设备操作能力和业务工作水平，是有效开展档案保护工作的抓手。一是适当加大送学力度。选派业务素质高、工作经验丰富的人员参加各级档案部门和地方高校举办的培训班学习，充分利用社会专业力量和资源，系统培养档案管理人员的档案保护意识和能力。二是不断强化交流活动。加强与同行业其他单位的业务交流力度，通过研究讨论、经验交流、拜师学习等手段，充分借鉴其他单位在档案数字化过程中档案保护的好传统、好做法，通过经常性的交流活动锻炼人才队伍。三是广泛开展實践活动。充分发挥本单位档案保护技术人才的骨干作用，采取以老带新、工训结合的方式，全面提高档案保护人才队伍整体素质。

四、结论

档案数字化是建设数字档案馆、乃至智慧档案馆的树干，而做好档案保护工作则是做好这一切的根基。希望本文的研究可以推动档案数字化和档案保护工作的健康有序开展。

参考文献：

[1] 赖晓艳.浅谈档案数字化[J] .网友世界，2013（06）

[2] 王学平.浅议我国档案数字化建设时间与发展策略[J].档案学通讯，2011（06）

作者简介：时晓静（1987.04.30）女，汉族，陕西宝鸡人，本科学历，初级职称，从事城建档案工作。现就职于济南市城建档案馆