建立中国特色的商业性文件中心的路径探析

摘 要：从20 世纪90年代初开始，我国一些档案部门根据自身的工作性质，充分发挥自身在人员、技术、设备等方面的优势，陆续建立了商业性文件中心，开展档案文件中心。从沈阳市1992 年6 月成立了全国第一个商业性文件中心——沈阳市档案信息开发服务中心以来，浙江、上海、广东等全国各地的商业性文件中心相继成立。其发展趋势呈现出了多元化、多功能化、市场化、规范化的特点，成为档案事业发展的一支不可或缺的重要力量。

关键词：中国特色 商业性文件中心 档案服务

1 我国现阶段商业性文件中心的现状分析

目前全国商业性文件中心主要有以下几种类型：（1）档案事务所。是早期商业性文件中心的形式之一，主要从事档案整理、档案技术开发、服务及开发产品的销售等活动。以浙江省档案局创办的档案事务所为代表。（2）档案咨询服务中心。包括档案整理咨询，档案工作目标管理考评咨询，有关工程方面档案问题的咨询以及档案管理现代化方面的咨询等。（3）档案寄存服务中心。主要是接受寄存保管不属于各级国家综合档案馆接收范围的单位和个人的档案资料，以及一些破产企业的档案，并提供档案的鉴定、检索工具的编制、缩微、数字化等方面的工作。以深圳市档案局为代表。（4）档案管理技术服务中心。主要是利用馆藏的技术、设备等对外开展服务。如利用缩微设备对有关单位和个人的档案进行缩微品制作，对外提供有偿的档案消毒杀虫，对外提供修裱服务等。

随着档案事业的发展，商业性文件中心在我国各地纷纷建立，发展十分迅速，商业性文件中心势必在未来的档案事业发展中将引领发展潮流。然而当前商业性文件中心尚处于发展时期，仍存在的许多问题，结合现阶段我国商业性文件中心发展形势，可以看出，制约商业性文件中心发展的原因有以下几点：

第一，职责不明确，致使商业性文件中心关系不协调。在我国，商业性文件中心的产生往往是由政府批准，且业务范围是由档案行政管理部门的原有职能中分离出来的，这就导致了商业性文件中心对于档案行政管理部门的依附性很强，致使职责不清。

第二，观念守旧，导致商业性文件中心发展缓慢。一方面，社会组织和群体对商业性文件中心的安全性和保密性提出质疑，同时对商业性文件中心的作用和职能没有了解很好，从而导致商业性文件中心营业量甚少。另一方面，商业性文件中心本身人员不明确自身的工作职责，他们大多临时接手文件中心的工作，对前景没有明确规划。

第三，人才缺乏，人员素质不高，导致商业性文件中心的服务与竞争能力偏低，扩展革新停滞不前。一是由于商业性文件中心的从业人员大多数是从事档案行政管理部门工作人员或者是档案馆的退休人员、下岗人员。二是由于随着经济全球化和我国经济的持续增长，新兴的行业越来越多，专业分工越来越细，相应地对商业性文件中心的业务能力、服务水平和专业要求也越来越高。

2 国外的商业性文件中心的现状分析

国外商业性文件中心及其行业正发生着历史性的变化：

（1）其组织形式已经由兼营式文件管理机构发展为专营式文件管理机构。据相关数据记录，这类机构已占文件管理机构总数的95%。

（2）其行业布局已经由星罗棋布式的小型文件管理机构发展为以大型文件管理机构为主导，小型文件管理机构为补充的行业格局。

（3）其经营规模正在由单个的文件管理公司向国内连锁和跨国经营的方向发展。如IR0N M0UNTAIN公司在全球拥有600多个分支机构；首先打入中国的“第一国际美国”公司已在本土、瑞士和中国开办了9家分公司，并着手向北京、广州地等拓展。

（4）其业务范围已经由单纯的文件保管、文件检索、文件递送和安全销毁等简单服务，发展为在此基础上向客户提供档案业务咨询、风险管理、特藏与专门文件管理、开业咨询与销售、编制专题索引等综合性服务或特色服务。

（5）其管理手段正在由作坊式、手工操作为主向人机对话、数字扫描、网络传输为主的方向发展。这一方面的发展甚至比政府文件中心还迅速。

3 构建我国特色商业性文件中心的途径

通过以上对于我国和国外商业性文件中心的现状的分析，不能看出，在构建我国特色商业性文件中的道路上，我们需要改进和发展的方面还有很多，而且国外的一些先进经验也非常值得我们借鉴。这就需要我们根据自身的特点，传承自有优势，汲取国外成功经验，发展具有中国特色的商业性文件中心。

首先，要明确商业性文件中心的基本职能。档案行政管理部门原则上只对文件中心及其从业人员的资格进行审查把关，而不直接参与或干涉文件中心的具体业务和经营。当然，在业务上文件中心应接受档案行政管理部门的监督和指导。同时，商业性文件中心要真正与档案行政管理部门脱钩，从业人员也应从档案行政管理部门分流或向社会公开招聘，使商业性文件中心真正成为独立核算、自负盈亏的法人主体。如果这一基本职能得到充分保证，那么，商业性文件中心就有了广阔的发展空间。

其次，要把握商业性文件中心的咨询服务的功能。咨询业是当今信息时代最具发展潜力和前途的服务产业，档案作为一种非常具备实效的信息，更应该对其进行研发和向社会、组织和个人提供咨询。商业性文件中心可以借鉴相关的咨询公司及机构的经验，为社会、组织、个人和企业提供相关咨询。针对不同的咨询方向，商业性文件中心应采取不同的策略。

再次，充实商业性文件中心人才。商业性文件中心发展的瓶颈是人才缺乏，因此，当务之急是引进和培养专业人才。商业性文件中心需要的专业人才是新型专业人才，他们不再是单纯只懂档案管理的专业人员。除了档案管理专业知识之外，还需要有商业头脑和服务意识，创新意识并掌握相应的电脑技术。现行电子文件越来越多，计算机操作在档案管理中的作用越来越重要，这要求引进更多的计算机技术人员。

同时，商业性文件中心应该主动扩大业务范围。除了传统的为企业和组织提供档案专业服务和咨询之外，商业性文件中心应该扩大视野，涉猎相关的领域，扩大业务。社区档案是一种重要的新兴档案，现在社会的发展，城市中主要以社区为单位进行建设和管理。商业性文件中心应该不失时机地介入这一领域，接管社区档案，这样既节省了开支又形成社区的自身檔案管理。

最后，商业性文件中心应引进先进的管理机制和经营机制。商业性文件中心可以借鉴其他行业的文件中心机构和事务所的成功经验，引进他们的运行机制，并结合自身的特殊情况，进行机制革新。此外，商业性文件中心应该伺机做大，形成规模，建立具有一定竞争力和实力的公司实体应对市场和相关行业的竞争，使商业性文件中心工作健康发展。。

5 结语

在构建我国特色的商业性文件中心的道路上，还需要走很长的一段路，才能使其不断的发展与完善， 但随着社会关注度的提高，档案事业法规体系的不断健全和完善，政府部门职能的转化，我们一定能建立起真正的遵纪守法、规范经营、诚实守信、政企分开、权责明晰、独立经营、自负盈亏、优质服务的商业性文件中心。

参考文献：

[1] 齐虹.关于档案信息咨询产业化的思考——兼议商业性文件中心产生的必然性与发展方向[J].北京档案，2000（11）.

[2] 上海档案局.档案中介机构研究[M].上海档案局， 1994.

[3] 陆阳.欧美国家商业性文件管理研究初探[J].档案学通讯，2005.

作者简介：刘青，出生年月：1987年4月，性别：女，民族：汉族，籍贯（精确到市）：天津市，当前职务：天津市东正房屋拆迁服务中心办公室副部长（主持工作），当前职称：档案管理助理馆员，学历：大学本科，研究方向：档案学。