档案鉴定工作的原理及标准分析

陈春荣

[摘要]当今时代，我国档案鉴定工作就是甄别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无需保存的档案予以处理，以及对留存档案保管期限的确定。档案鉴定工作是档案管理的一项重要工作，其原理是按照一定的原则、标准和方法，做好档案鉴定工作，并以此来决定档案存与毁的选择。本文就档案鉴定工作的原理及标准进行如下分析。

[关键词]档案鉴定工作：原理;标准

档案鉴定工作在实际管理中不是一个独立的工作环节，是牵一发而动全身的关键环节，所有流程都是结合立卷、收集整理、保管利用等各个工作环节进行的。档案管理真正做到保存精华的必要措施，是对档案文件进行鉴定。因此，档案鉴定工作做得好与不好，到位与不到位，事关重大。做得好，做的到位，就是对优化档案馆藏，更好更快地发挥档案作用十分有利的正确做法。

一、档案鉴定工作内容

1.档案鉴定工作包括确定文件保管期限和到期档案鉴定两部分内容。一是根据文件对单位、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定档案保管期限。二是对已到保管期限的档案进行鉴定。对仍需继续保存的档案重新划定保管期限：对保管期满确无保存价值的档案，按有关规定经单位法定代表人批准后进行监督，酌情处理。

2.档案鉴定工作操作要点。编制档案保管期限表。用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明档案保管期限的一种指导性文件，就是档案保管期限表。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据。档案保管期限表通常南顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中，条款和保管期限是最基本的项目。

3.档案鉴定工作的程序。制定档案鉴定工作制度，确定档案鉴定的范围和标准，调查和了解鉴定档案的情况和数量，制定档案鉴定工作计划，安排、组织鉴定档案，编制拟上升保管期限档案的目录和销毁清册，领导（专家）小组审核，有关领导机关和领导人审批，整理拟上升保管期限档案、销毁“剔除档案”、上报鉴定工作报告等。

4.档案鉴定的原则。档案鉴定的原则是必须坚持历史的观点、坚持全面的观点、坚持发展的观点和坚持效益的观点。

二、档案鉴定工作的原理

1.档案鉴定工作的动因即这项工作产生、存在的原凶和发展的动力。人类南于社会活动的需要，不断制作和产生各种内容和载体的文件，这些文件不可能也没有必要都保存，但文件也不能在使用后都丢弃，其中今后继续有用的文件需要作为档案保存，这就必须对文件进行鉴别、选择和做不同的处置，这种对文件的选择和处置是人类社会中很普遍的主体行为，当人们建立起文件與档案的管理系统时，这种主体行为就演化成一种管理职能，这就是档案鉴定工作。

2.档案鉴定工作的任务和职责，简要说来就是鉴辨和处置两大任务。鉴辨就是要对文件来源、内容、形式、用途等进行全面分析、比较，依据鉴定标准对文件的保存价值进行测评，市杏，作冉结论。处置就是在鉴辨的基础上根据今后利用需要和档案选留标准对文件的去向作决策。鉴辨是处置的前提，处置是鉴辨的结果，两者相辅相成。如果文件被确定为“舍”就意味着不会成为档案，可以销毁或做其他非档案件的处理。而对于划为定期保存（短期、长期或标定保管年限的都属定期保存）在保管到期时，还要冉次鉴定，做出舍弃或延长保管期的决定。广义签定还包括文件质量及使用范围等方面的鉴辩、分析、市杏和行动决策。

3.档案鉴定工作的功能是在文件的形成使用期进行监控和预选（初始签定），在规定的归档“界点”对文件进行甄别审查，通过筛选同时完成对档案的选留和非档案文件的淘汰，这样，就对文件系统产生了控制分流的管理作用。档案鉴定对于文件的生命运动和生命期起决定作用。文件流程的变化点从生命的起点到终点有若十节点，这些节点也就是鉴定审杏和处置的“关口”。文件本身并不会运动，南于价值状态的变化而产生运动.都必须经过这些鉴定审计的部门，鉴定的审查选择功能会使具有档案价值的文件能够转入档案期，其历程，犹如一只无形的巨手推进文件的运动。当文件失去效用，同样也会被鉴定这只巨手终止生命历程。在电子文件时代，鉴定工作面临内容鉴定和技术鉴定的双重任务，其功能也呈现新的特点。

三、档案鉴定的标准

档案鉴定的标准是进行文件与档案鉴定的中介，是构成档案鉴定职能活动的一个要素，也是人们在签定工作中的统一标尺。不同种类的文件应当有不同的鉴定标准，需要划定归档范围，拟定文件保管期限表，这样就可以使鉴定工作有规可循。

1.职能标准。要真实地反映本单位的主要职能及基本历史面貌，就要保存对其职能起凭证、评价作用的文件材料，以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料、来源标准。本单位形成的文件材料是重点。外单位的文件应以是否与木单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否杏考利用为文件归档的出发点。既不可搞“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档;出不能将有价值、属于归档范围内的文件遗漏掉。

3.内容标准。强调内容的重要性和独一性。主要看它的重要程度如何，是方针政策性的、重大事件的，还是一般行政事务的;是主要职能的，还是非主要职能的：是反映全面和全局工作的，还是反映局部工作的：是有针对性的，还是普发性的;是有效时间内的，还是失去时效的;是典型的，还是一般的。同时，还应注意基础数据、典型材料、原始数据、专题材料的价值。

4.形式特征标准。它是指文件的名称、文本、外形特征等。文件的名称不同，作用不同，价值也就不同。法、令、决定的价值比规定、批复和函的高。文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存价值也就不同。草稿、修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，因此没必要保存。只有有重要领导人直接修改和批示的，才保存。外形特征包括载体形式。一般指非正式文件，特别是一些重要的照片、音像材料、领导人题词以及奖旗、证书等实物，都生动地记录了真实的历史事件，是不可多得的档案资料，应得到足够重视。

综上所述，档案鉴定问题在档案工作领域中占有重要位置，其贯穿整个档案工作环节的始终。档案鉴定决定档案的生死存亡，它是档案工作得以健康发展的前提和保障。在学科知识体系中，档案鉴定工作原理所阐述的是深层基本理论，因而它是学科理论的核心。