对提高文秘管理工作效率策略分析

张晨辉

摘要：现阶段大多數企业为了更好地适应社会经济发展要求，在各项活动开展过程中不断改革。在现代企业管理要求下，企业需要创新管理机制，结合企业制度改革要求不断转变自身发展职能。现代化企业管理中，文秘管理工作效率对促进企业部门管理工作的开展具有重要促进作用，所以当前要想全面提升文秘管理工作效率，需要从思想观念、个人道德修养、文化知识等方面强化发展，更好地提升管理工作整体质量。

关键词：文秘 管理工作 策略

引言：随着社会经济的不断发展和生产力水平的进一步提升，办公室文秘管理工作的重要性日渐凸显。不断提升办公室文秘综合管理工作的质量和水平，能够为企业的稳定运营提供良好的前提条件。因此，探究做好办公室文秘的综合管理工作的有效对策，具有十分重要的现实意义。

一、文秘管理工作的重要作用概述

当前在企业以及相关事业单位中，文秘管理工作都占有重要位置。目前文秘不仅仅是进行各类抄写收发的基本工作，随着新时期社会各个行业的综合发展实力不断提升，当前文秘还需要对一类事务性工作进行处理，是企业相关管理人员与决策人员的工作参谋与助手。在部分事业单位中，文秘还主要对文书以及各类档案进行管理，文字秘书个人专业素质与工作能力，对文书档案管理工作质量的提升具有重要作用。所以当前文书管理人员需要不断提升自身工作能力，实现科学化管理，对各项工作进行分类，提高个人综合素养，更好地适应企业岗位要求，将自身工作效能最大化。

二、提高文秘管理工作效率策略探析

（一）充实人才队伍，建立信息化人才激励机制

知识更新速度的不断加快，人才队伍中存在的知识结构不合理和知识老化现象也日益突出。对各类人才必须要大力拓展学习的空间，培训的渠道，要通过参观考察、引进高层次讲座等办法等激励措施，培育高层次人才队伍。首先，对于文秘和档案管理工作者可以实施例如与相关档案部门或者院校构建短期培训工作，促使相应的工作人员具备优质的基础知识、工作水平以及工作能力等，从而满足实际发展的需求。通过培训，使之永远成为技术发展的尖兵，前沿技术的窗口，才能永远保持人才知识的地位，才能真正为企业服务。其次，科学、合理的安排各项信息化知识培训，适度加大培训力度，不断提高培训时间的效率。有计划、合理的安排培训的内容，分层次，分人员，分时间的安排各种培训活动。另外，在上级工作者的引导下，对相关文秘、文档管理工作者以及两者结合的工作者进行定期的检测和考察工作，合格者依据上级领导者颁发职业证明书，并且享有独立的待遇，对其工作者提供一定的支持和鼓励，促使工作人员在实际发展中在自身的岗位中做更多的贡献。第三，在选择员工方面，要结合文秘和档案管理工作实际工作基本素质需求和岗位责任需求为基础信息，结合竞争，选择那些专业性较强的应聘者，不断充实工作队伍。

（二）建立完善的规章制度

建立完善的规章制度是提升办公室管理效率的有力保障，能够实现对办公室文秘行为的有效约束，有利于规范办公室的工作流程，促使办公室文秘树立严谨的工作态度，为企业发展保驾护航。因此，企业应将完善办公室规章制度建设作为着眼点，在深入了解企业发展运营特点的基础上，制定切实可行的办公室制度，充分征求各部门意见，提升办公室制度制定的科学性和合理性。同时，在制定办公室制度过程中，应采用简明扼要的语言，防止产生词不达意的现象。

（三）转变工作思想，更新发展理念

在现代化企业全面建设过程中，文秘需要顺应时代发展趋势积极转变自身原有的服务理念，在各项管理事务中需要全面提升责任意识，在创新与务实基础上需要完成自身本职工作，为企业各个部门发展提供相应服务。目前大多数企业发展制度都是随着市场经济变化进行更新，所以当前文秘需要掌握社会发展最新的资料信息，努力学习，结合企业发展现状，再结合市场发展基本动态，在确保信息畅通传递的基础上为企业发展建言献策。目前各个企业自身发展水平较高，文秘在各项工作开展过程中全面实践奉献和服务的基本理念至关重要。在执行领导各项决策过程中需要具有创造性，但是不能随意改变领导决策内容。目前要想全面提升文秘管理工作效率，还需要在掌握办公程序以及企业各项发展制度的基础上，以及积极履行自身岗位职责的过程中创新发展理念。结合企业各个阶段不同发展现状深入探析，在实际工作中提升工作敏感度，探究新知识时树立新思维，为企业全面建设发展提供更高效的服务。

（四）做好细节管理工作

细节决定成败，做好细节管理工作能够为提升办公室文秘综合管理工作的效率奠定良好的前提条件。文件、文字和服务是办公室文秘工作的基础和核心，对文字的细节进行敲定，避免出现语法上的低级错误，对遣词造句进行精细谋划，确保能够用简明扼要的文字对领导指示进行精准传达。同时，应做好文件传阅工作的细节管理，从接收文件到传阅文件再到回收文件都要做到闭环处理，做好文件编号编制和进度跟踪工作。办公室文秘应树立精细化的服务理念，将繁重的事物简单化，理清杂乱的事物，精益求精，不断提升办公室工作效率和整体质量。

三、结束语

综上所述，在现代化企业发展过程中，强化文秘管理工作效率具有重要作用。当前文秘需要结合企业发展新形势下各项要求，不断学习创新，转变自身发展职能，适应企业管理机制要求。掌握社会主义市场经济发展方向，将各项管理任务与企业发展总体目标紧密联系，在企业内部突出桥梁作用，强化内部联系，做好外部拓展工作。此外，加强与各部门的沟通，提升自身综合素质，能够促进办公室文秘综合管理水平的提高。因此，在完善办公室文秘综合管理工作过程中，可以应用上述方法。