浅谈医院宣传工作档案管理

孙娟娟

摘 要： 本文阐述了在当前形势下做好医院宣传档案管理的重要性，分析了当前医院宣传档案管理工作中存在的问题，提出了做好医院宣传档案管理的几点思路：强化对宣传资料的档案管理意识，完善宣传档案管理体系，提高档案管理者的素质和业务水平，创新宣传档案管理的内容方式方法。

关键词： 医院宣传 档案管理 工作思路

随着公立医院改革的不断深入及人民群众就医需求的不断扩大，医疗卫生行业的竞争日趋激烈，越来越多的医院管理者通过实践已经充分认识到加强医院宣传工作在占领医疗市场份额中具有的重要作用。在这样的背景下，如何做好医院宣传资料等档案材料的管理利用工作，更好地发挥宣传档案资料在医院发展中的重要作用，已成为医院档案管理中一个新的值得研究思考的问题。

一、发挥医院宣传档案资料收集在医院发展中的作用

医院宣传工作是服务于医院整体的一个有机组成部分，作为医院在市场竞争中的一种策略，宣传工作必须围绕医院的中心工作，全面、准确、适度、及时地宣传报道医院整体工作。医院宣传工作随着医疗卫生体制改革的深化，工作的职责、范围也发生变革，传统的宣传工作涉及的范围较小，主要局限在对全院干部职工进行思想政治教育，宣传党的路线、方针、政策等方面。新形势下的宣传工作已经转变为对外宣传医院形象、扩大医院影响力和知名度，涵盖范围包括医疗卫生行业政策法规、医院品牌形象、医疗业务专科特色建设、新技术新项目突破、医疗市场营销、客户服务等方面的宣传。工作的职责不仅仅局限于对职工进行思想政治宣教，更主要是承担对外宣传医院品牌、形象、技术、服务的职责，在医改的大环境中发挥越来越重要的作用。可以说，医院宣传工作对内充分发挥了沟通桥梁、凝聚队伍、振奋精神的作用，对外全面展示了医院的社会形象，提升了医院知名度和美誉度，促进了医院发展战略目标的实现。

医院宣传档案是医院在宣传工作中所形成的以文字、声像、图片等为载体的文档资料，它记载、展示医院宣传工作的全部过程及其效果。医院宣传工作形式多样，对外可通过国家、省、市等各级新闻媒体如电视台、广播电台、互联网、报纸、杂志、户外广告及微信、微博等传统媒介和新媒体进行宣传；对内可通过医院形象手册、院报、院刊、宣传栏、电子屏、科室宣传册、科普宣传材料等多种方式进行宣传。宣传资料的载体包括报纸、杂志、稿件等纸质材料和音像制品等电子材料。宣传资料的多样性使得档案管理工作尤为重要，如何归类保管好宣传档案资料，并保证这些档案资料方便快捷地查阅利用，是当前做好宣传档案管理工作面临的一个重要课题。

二、当前医院宣传档案管理工作存在的问题

1.宣传档案管理意识有待强化

要做好宣传档案管理工作，首先要认识到做好医院宣传工作的重要性，认识到宣传工作对塑造医院形象、树立医院品牌起到的助推作用。当前，仍然有部分医院对宣传工作不够重视：有的将宣传工作的范围局限在本院职工和就诊住院的患者中，认为品牌影响力覆盖本地区即可，不需要进行更广泛的宣传；有的认为宣传工作可有可无，不如多关注业务工作的开展；有的宣传途径单一，不能广泛利用当前微信、微博等网络自媒体进行宣传。对宣传工作的轻视直接导致对宣传档案材料的收集、整理、归档、利用等工作的不重视，个别医院档案管理人员甚至包括领导对宣传档案材料的收集缺乏系统的认识，存在“宣传档案可有可无、有多少存多少”等轻视思想，对宣传档案材料的收集范围没有明确规定，导致这部分档案材料的连续性和完整性缺失，很难形成较高的档案利用率。

2.宣传档案管理人员业务知识有待增加

医院宣传工作和宣传档案管理工作要求从业人员具有较强的专业素质和业务能力，要具备一定的医学基础知识和专业宣传知识，建立结构合理的宣传团队。近几年宣传档案材料的收集才陆续引起各级医院的重视，仍然有个别医院对宣传档案管理工作重视程度不够，甚至没有专职从事宣传档案管理工作的部门科室，宣传工作和档案管理工作均由兼职人员应付了事。有些档案管理人员的知识结构老化，对新知识新理论不能及时更新，仍然停留在几年前的培训水平，缺乏系统的专业知识培训，更谈不上创造性地开展宣传档案管理工作。

3.宣传档案管理软硬件设施有待改善

随着信息技术、网络技术和数据库技术的应用推进，宣传档案管理已经从收集传统纸质档案材料向信息化、數字化管理档案材料转变，这就对档案材料的管理设施设备提出新的要求。目前医院在档案管理中普遍存在档案库房不足、硬件软件条件不达标、档案管理设备陈旧、资金短缺等问题，有些单位的档案管理不注重引进先进的电子信息管理设备和软件，如：计算机、扫描仪、打印机、数据库终端、档案管理系统等，仍然停留在手工收集纸质档案、检索档案靠查阅纸质目录的水平上，信息量少，检索量大，工作效率低下，而且在工作过程中容易出现失误和差错，更谈不上实现宣传档案管理的科学化、现代化、信息化。另外，纸质档案对库房的温度、湿度要求高，因纸张这种储存介质本身的局限性，存储时间难以长久，给此类档案的保管带来一些问题，今后档案管理的无纸化、信息化、数据化必将是不可逆转的大趋势。

4.宣传档案材料归档不够及时

部分单位对宣传档案管理重视程度不够，直接导致职工对宣传档案材料的收集、提交、整理、归档工作缺乏积极性，有些工作仅仅是为了应付上级检查才进行简单的档案收集、整理、查询等工作。上级有文件要进行档案管理检查，就想办法应付检查，只要检查不出现大的问题，就算过关，没有考虑档案管理的系统化、建设性发展。领导和职工档案管理意识薄弱，使得宣传档案材料在收集过程中出现个别部门或个人为本部门查阅使用方便，不按照规定时间、规定范围上交、归档档案材料，即便上交了材料，也存在内容不全、丢三落四等问题。有些部门、个人甚至将一些技术含量较高的宣传档案材料留在本部门或者个人手中，影响档案的正常归档、检索查阅和管理利用工作。久而久之，形成风气，再加上档案管理制度不完善、不健全，一些有价值的宣传档案资料、数据几经易手，最终下落不明，给医院宣传工作造成难以估量的损失。

三、做好医院宣传档案管理工作的思路

1.强化对宣传资料的档案管理意识

要不断提升对宣传档案管理的重视程度，从根本上强化档案管理意识，并形成领导重视、档案管理部门总协调、各相关部门配合协助的档案管理体系。宣传档案材料的收集、保管、归档、利用工作在部分医院还处于起步阶段，尤其是各科室对这部分档案材料重视程度不够，认为“可存可不存、宣传过去就结束了”等。因此，要在全院范围内强化宣传档案材料的归档培训，通过外请专家或本院资深档案管理人员培训讲课等形式，拓展宣传档案材料的收集范围、途径，使每位职工都意识到宣传档案材料归档在医院档案工作中的重要性，从而促使档案收集工作更趋规范化、科学化。

2.完善宣传档案管理体系

随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之对应的、科学的档案管理体系，设置统一的管理标准和模式。要严格按照《档案法》对档案管理工作的要求，加大对相关档案管理法律法规的宣传力度，建立符合本单位特点和工作实际的宣传档案管理体系，健全宣传档案管理规章制度，拓展宣传档案归档范围，将宣传档案分门类、分载体统一建档、管理、查询，并将档案管理工作纳入医院管理工作，与医疗业务同考核、同评价、同发展。要结合宣传档案收集管理工作中出现的问题，以档案管理上级文件为基础，开展专业档案管理培训活动，不断提高档案管理人员的素质，更新档案管理理念，提高档案管理效率。

3.提高档案管理者的素质和业务水平

在医院改革的新形势下，档案管理工作与以往相比发生了变化，仅凭固有的档案管理知识和经验很难适应当前档案管理工作的新形势，这对工作人员的素质和业务水平提出了更高的要求。医院宣传档案管理工作要适应新形势新任务，坚持贴近实际、服务临床的工作原则。档案管理工作人员首先要具备良好的政治理论素质、思想品德，同时也要具备与医疗业务相关的专业知识和综合性学科知识。要善于整理有价值的宣传档案材料，及时了解医院的最新动态。要掌握更多的档案管理专业知识和信息，不断加强自身学习，提高自身的综合素质，适应现代医院改革发展对宣传档案管理工作的新要求。尤其是在信息化时代，要加强对宣传档案管理人员信息化、专业化能力培训，不断提高多角度开展档案管理工作的能力和整体素质。

4.创新宣传档案管理的内容方式方法

当前我们正处在一个改革、创新、发展的时代，宣传档案管理工作要适应时代的需求、形势的发展，不断探索新方法，解决新问题，丰富宣传档案内容，更好地服务临床，促进医院的发展。随着信息化、数字化、网络化的不断深入，档案管理发生了转变。档案管理模式从传统手工模式发展到网络信息管理模式，尤其是宣传档案材料的收集归档、保管利用等，仅靠传统的档案管理方法，已经难以满足这部分档案材料的保管需求。这就要求档案管理者从实际着手，制定出切实可行的宣传档案管理方式方法。要将传统的纸质档案管理模式转变为现代电子档案管理模式，充分发挥信息化、网络化优势，利用网络进行宣传档案的收集、整理、归档、检索和使用等工作，实行文档一体化管理。要推进强化传档案管理人员运用信息技术管理使用宣传档案的能力，加强对档案管理基础工作的拓展，丰富宣传档案管理内容，提高档案利用率。引进信息存储技术和数据库检索等信息技术，促进宣传档案管理向信息化、数字化方向发展，提高宣传档案资源的使用效率，充分发挥宣传档案管理在医院管理水平提升中的助推作用。

总之，医院宣传工作是新形势下医院参与市场竞争的一种重要策略，做好宣传材料的档案管理工作，对打造医院知名品牌、树立良好公众形象具有不可替代的作用。认真做好宣传档案资料管理工作，更好地服务于医院管理、临床治疗、患者需求，最终实现构建和谐医患關系、推动医院事业发展的目标。

参考文献：

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[2]肖荣芬.当前基层医院档案管理存在问题及对策[J].经营管理，2011（14）：149-161.