电子文档的5S管理

文/江苏省特种设备安全监督检验研究院常熟分院 孟大润

一、引言

近年来，5S管理理念在我国方兴未艾，不少企业将其称为品质活动中最基础的管理项目，认为如果将5S的精髓和做法付诸行动，并强化于员工的品质意识中，从而使企业彻底消除脏乱，员工养成认真、规范的好习惯，就可以使企业打下坚实的管理基础，提升竞争实力。5S最初主要应用于制造业的现场管理，即通过对现场的物品整理、归位、标识等，便于取用，提高工作效率，同时提升员工整体素质和修养。5S发展到现在，怎样充分发挥其作用，进一步将其理念在更广阔领域推广应用已成为新的课题。其实5S不仅仅适用于企业现场管理，其理念同样可以应用在管理活动的其他诸多方面，比如说我们最为常用的办公电脑文档管理。本文主要探讨如何将5S管理的理念，具体应用到办公领域，应用于电子文档的管理和维护环节。

二、5S简介

提及5S，可能不少人第一反应认为这是英文字母“S”打头的几个单词缩写。其实，这并不准确。5S称谓源自日文，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）和素养（SHITSUKE）五个环节，因其日文发音用古罗马注音均以“S”打头，简称5S。目前国内对于5S具体定义有多种版本，这里不一一列举。简单概括，可以理解为：整理——要与不要，一留一弃；整顿——科学布局，取用快捷；清扫——清除垃圾，优化环境；清洁——建立标准，贯彻执行；素养——形成制度，养成习惯。

三、电子文档管理的5S原则

办公电脑在我们的日常工作中不可或缺，如果系统中毒、崩溃，可能几天、几个月，甚至于几年的工作成果、记录都会化为乌有，所有努力付诸东流。所以我们都很重视防止病毒攻击，会装防火墙，下载杀毒软件，会经常做好文件资料备份等。但是却很少有人意识到另一方面，由于不注意电脑里的电子文档整理维护，日积月累，各种文档、照片、程序文件散布堆积，杂乱无章，用时找不到，不用时却冒出来了。这样的情况显然会打乱我们的工作节奏，降低工作效率，严重时还会导致重要数据信息丢失，造成重大损失。这时，做好电子文档的5S管理就非常有必要。下面，我们就结合5S的理念，来探讨一下电子文档的管理原则。

（一）整理。电子文档整理的原则就是要把文档区分为有用与无用两种类型，然后保留有用的、必要的文件，把不必要的删除。根据原系统内文件名称初步识别有价值的文件，包括制作、下载的文案、图片、视频以及安装程序等，放置在保留区，待整理后归位。对于识别出来无用的文件，例如重复的文件、打不开的文件、残留的文案草稿，或从手机中导入的模糊不清的照片等，可以直接删除。至于不太好区分的文件，如不明确用途的文件，或长期未使用的过期文件、已经完成安装的安装程序等，也应该果断删除。因为5S管理一个重要原则就是没有标识、不明用途的物品就是不合格产品，应当作为垃圾扔掉。无用文档的删除就相当于5S活动中给不必要的物品贴上“红色”标签，并直接处理。

（二）整顿。办公电脑的整顿应该遵循从大到小的原则，科学布局，全面规划。1.合理分区。首先电脑应合理分区，一般至少设置C、D、E三个盘（具体分区及命名也可根据实际需要及个人喜好，每台电脑可能不尽相同），整台电脑全盘规划，各个分区的用途应当明确。一般说来，C盘默认设置为系统盘，用于安装系统文件。另外有一些最基本的应用程序也会默认安装在C盘，无法修改路径。D盘通常设置为应用程序盘，用于大多数非系统文件的安装，包括工作中使用的OA办公系统、文档处理软件（如AutoCAD、Photoshop以及一些翻译软件、输入法等）、播放软件等等。这些程序可以根据需要修改安装路径，或在不需要时删除。E盘一般可以设置为资料存放盘，日常工作资料均可以保存在这里。如果条件允许，还可以设置更多的分区，用于存放个人生活资料、娱乐、游戏等类文件。这样，我们可以明确和工作相关的文档资料，应仅存放于E盘，避免盲目查找，浪费时间。2.细分文件夹。在每个盘下面，一般会建立不少文件夹来存放文件、资料。为便于检索和管理文档，可以根据需要建立多级文件夹。在最根本的第一级，可以建立“工作”“培训”“资料”等大类文件夹。在一级文件夹（如“工作”）内，可以按照具体工作内容再建立“业务管理”“特种设备检验”或“统计考核”等二级文件夹。在同一项工作内容中，可以按照不同年度或不同部门、地区再建立专门文件夹，存放专属文件。如果需要，还可以建立四级、五级等更加细分的文件夹。3.存储路径正确。比较重要的一点，一旦建立了上述逻辑清楚、层次分明的分级文件夹结构，就应该立即把原有相关文件按照正确的路径存放，形成文档目录可视化管理效果，确保按照正确路径可以快速找到正确的文档。同时，如需创建或下载新的文档，也应该在合适的文件夹内直接建立，不能随手放在桌面或“我的图片”“我的文档”之类的系统默认路径，以免引起新的混乱。

（三）清扫。电脑经过一段时间的使用和运行，总会产生大量的垃圾。这些垃圾文件一方面会占用内存，降低电脑运行速度，严重时会导致系统内存不足而崩溃；另一方面也会因为无用的文件太多，杂乱无章干扰视线，影响所需文档的查找和调用。这时候就需要定期对电脑进行深度的清扫。首先可以参考前面整理的原则，定期删除无用的文件和空文件夹，节约内存和硬盘空间。对于系统运行产生的无用缓存和其他垃圾文件，可以借助一些系统清理软件，常见的如360安全卫士、优化大师等等，扫描清除。另外，对于办公电脑来说，应用办公软件内部的清扫也是很重要的一部分。比如我们日常使用的邮箱，经常会收到各种对账单、广告，甚至诈骗信息、病毒链接等，如不及时清理，不仅影响正常工作往来邮件的阅读，还有可能把邮箱容量塞爆，导致真正重要的邮件反而无法收取。同样，我们的OA办公系统、信息管理系统也需要定期清扫。

（四）清洁。通过实施上述3S管理步骤后，我们的办公电脑运行应该会呈现出一个崭新的面貌。为了维护3S成果，使办公电脑始终保持井井有条，使用便捷，就需要执行下一个S——SEIKETSU（清洁）。在5S的推广应用中，也有人把清洁这个环节理解为“Standardizing”，即标准化。具体到文档管理，就是建立完善的分级文件夹结构，日常使用过程中遵循已经确立的存储原则，按照目录将下载或新建的文件存放在正确的位置，而不是偷懒随意选择电脑默认路径（电脑通常会默认安装/存储在系统盘C盘）。同时要根据内容、用途给文档、文件夹明确命名，便于查找，切忌随意使用代号（如：111，abc等），或直接使用“新建 Microsoft Office Word 文档”及“新建文件夹”之类的 系统默认名称，以免查找时不记得名称不知道内容，盲目打开一个又一个文件夹、文件，浪费时间。对于内容相同的文档，因多次编辑修改，且需要保留不同版本或中间稿以作参考时，可以在文件名后面加上版本号（如修改日期等），而不是简单的在文件名后加上“（1）”“new”或“新”等字样，这样容易引起混淆。大概总结一下，电子文档清洁的要求可以归纳为：合理分区、科学布局、明确命名、版本区分、及时存档、路径正确、定期清理。我们就以这个标准来对照检查文档管理是否达到要求，有不符合之处立即调整。

（五）素养。根据5S原则和个人工作习惯，建立适合自己的文档管理准则，并形成规律，严格贯彻执行，不仅可以保持办公电脑良好的运行状态，提高工效率，而且可以培养高效、有序的工作作风，这也体现出工作能力、管理水平和综合素质的提高，也就是5S管理的最后一环——素养的目标所在。

四、总结

随着社会的发展，我们的工作节奏日益加快，对办公自动化、高效化的要求也不断提高。在应用高科技、新技术硬件辅助办公的同时，如何在工作中正确使用办公电脑科学管理电子文档，还需要在实际运用中不断积累经验，学习先进方法。其中，5S管理理念给我们提供了一个全新的视角和系统的指导原则，更有助于科学合理地管理办公软件和文件资料，保障办公电脑稳定运行，提高工作效率。因此，将5S应用到电子文档管理具有一定的现实意义。