刍议如何优化中学人事档案管理工作

文/山东省烟台第二中学 戴慧琴

中学是当前我国开展教育的重要场所，其不仅是学生学习的重要区域，更是国家对人才进行培养的主要基地，中学校园的整体师资力量的发展程度和专业化水平等将对教学方法和效果产生直接性影响。而人事档案管理工作作为对员工工作效率进行提高的重要方式，在当前的中学校园发展中更是有着十分重要的影响和作用。人事档案在当前学校的人力资源管理工作中有着十分显著的影响和作用，这项工作的开展对于学校领导对人才的选拔和工作人员职责的划分都将起到十分重要的引导作用，更是中学开展档案管理的一项重要依据。所以在全新的社会发展背景下，更应该加强对这项工作的研究，从而实现人事档案管理工作得到更有效的发展和优化。但是在实际研究中，可以确定，现阶段我国中学人事档案管理工作也存在很多问题，下文就将对当前的问题展开研究，进一步提升这项工作的效率。

一、人事档案管理工作的主要作用

（一）对于学校工作有着重要影响。学校在实际发展中，可以根据人事档案的实际情况对当前学校发展实际情况进行掌握，并且也可以有效掌握人事档案的动态变化，更有效地明确学校发展方向，通过这种情况实现和学校发展目标的有效结合，以便更为准确地进行判断，进一步判断教职工今后工作的方向和培养目标。这项工作的开展是对学校内部管理水平进行提升的重要保障和依据，在人事档案管理工作中通过对教职工作人员工作经历的记录，对于更为全面地了解工作人员的工作能力，实现人尽其才将起到十分重要的作用。

（二）对于个人成长的重要作用。人事档案是一个人身份与学习经历上的重要证据，这项工作的开展与广大教职工个人工资待遇和社会保障关系也存在十分紧密的联系，具备较强的法律作用，也是对人生轨迹进行记录的重要依据。对于广大教职人员而言，不管是在进行职位调动还是职称评定上，都和人事档案管理工作的开展有着十分密切的联系。这项工作不仅为个人求学、求职提供了丰富的原始材料，同时更是其个人实际情况的重要数据。所以当前我国中学人事档案不仅存储了大量的人力资源信息，同时更成了对人力资源工作进行管理的一项重要载体。这项工作的开展也为今后学校的人才选用和考核发挥了更为积极的影响。但是当前学校的人事档案管理工作往往只单纯地发挥着资料的保管作用，无法实现对其他工作价值的有效发挥。所以在实际工作研究中，发现当前中学的人事档案管理工作存在较为显著的问题，一些问题甚至出现了严重的管理缺失性问题。

二、当前学校人事档案管理工作的主要问题

（一）硬件设备不达标。当前很多中学都比较关注学生的成绩和学校的综合发展，但是却在很大程度上忽视了人事档案管理工作，甚至将档案放在一个不具备基本保管条件的房间内。一些学校虽然也建立了相应的档案室，但是最多只是文件柜的数量增多而已。学校对于档案室的位置、采光、通风程度等问题并没有引起关注。甚至很多档案室都是学校多年不用的闲置库房，更无法对其继续进行有效的档案管理。此外也没能对档案进行明确分类，很容易出现人事档案材料的不完善性，同时也将对资料内容造成十分不利的影响。人事档案只是对职工履历和学习的相关材料，但是在档案中对于心理素质和技术特长的记录相对比较少，甚至在对档案鉴定的评述环节中也存在雷同性。所以，认识档案管理工作在实际应用中并不能对广大人才的选拔进行满足。此外，归档工作存在不及时性。广大教职工在学习和工作上的转变导致已经不能对教职工信息进行及时完善和补充，在归档材料上必然会存在不规范性，一些资料甚至没经过相关部门的审查就被保存，这种问题的出现使得材料信息的真实性很难得到保障。

（二）管理机制相对比较落后。从当前我国这项工作的实际发展水平上看，大多数学校对于人事档案管理工作并没能进行统一管理。从当前的工作性质而言，一个人的档案资料有的会被记录在财会部门，有的会被记录在教务处，还有人事部门，出现了档案的多部门管理问题，这种分散化的管理，无法实现对信息的及时和有效获取，甚至还很容易造成信息的丢失。由于这项工作无法满足时代发展对档案管理工作的基本要求，所以很容易出现对人力资源的浪费。

三、对中学人事档案管理提出的相应对策

（一）对人事档案管理水平进行提升。当前很多中学在进行人事档案工作的硬件和软件设施上都存在一些问题，所以可以从两个环节对问题进行改进：首先，就是硬件工作中，中学的人事部门可以对学校申请的专用资金进行有效应用，从而对当前我国中学档案管理工作中的现有硬件设施进行完善。在此环节，也可以在不具备专门精力的档案管理工作背景下，相应聘请外部工作人员，以便加强对这些档案的有效整理，通过这种方式更好地满足学校发展对于档案管理工作的基本需求。在软件的设置环节中，中学人事管理部门也要加强对当前先进技术的应用，比如借助云储存技术进行对档案管理工作的有效整理。在此环节中还可以借助云存储技术实现中学档案管理平台的发展，充分落实数据备份或是进行更有效的信息共享。

（二）对档案管理工作人员的自身素质进行提升。由于人事档案工作属于一项政策性和专业性较强的工作，并且由于其保密性和服务性比较强，所以学校也要求广大档案管理人员充分提升自身的政治素质，确保自身事业心和责任意识的全面提升。此外，档案管理工作人员也要成为既懂得专业知识，又具备较强计算机水平的全面性人才。之前我国的档案管理工作大多都是由手工完成的，出现泄密的可能性不大，但是当前网络信息化发展给人力资源带来便利性的同时，也使得档案管理工作出现了一定的问题，比如安全性受到了威胁。特别是电脑病毒和黑客的恶意攻击，更是会造成这项工作安全性的降低。所以这也要求档案管理工作人员不仅需要具备相应的专业知识，更要掌握基本的网络安全基本防护知识，避免出现泄密问题。

（三）实现人事档案的电子化管理。在对这项工作进行管理的环节中，应逐渐将工作的重心放在信息化管理上。当前我国的人事档案管理工作中仍然存在手工管理的问题，这对于人事档案管理工作效率的提升必然会造成十分不利的影响。信息化的电子人事档案管理工作，只要将相应的个人信息进行记录，就可以进行有效的分类，这种手段不仅可以在很大程度上实现对工作效率的提升，同时对于成本的控制也将起到十分显著的作用。此外，学校员工在进行采集的环节中，也可以自行参与到信息填报工作中，更有效地开展自主服务，这样对于信息方式转变也将提供十分积极的影响。不仅实现了对办事效率的提升，同时还实现了无纸化阅读的基本目标。

四、结束语

综上所述，在当前我国的社会发展中，人事档案管理工作要想获取更大的进步与发展，就更应该加强对时代的适应，从而实现对工作的有效优化。中学校园的整体师资力量的发展程度和专业化水平等将对教学方法和效果产生直接性影响。而人事档案在当前学校的人力资源管理工作中有着十分显著的影响和作用，这项工作的开展对于学校对人才的选拔和工作人员职责的划分都将起到十分重要的引导作用，更是中学开展档案管理的一项重要依据。因此希望通过本文的研究，学校也能充分加强对人事档案管理的重视程度，并不断改进当前工作中的问题，更有效地实现工作质量和效率的全面提升。