事业单位人事档案归档工作研究

文/大庆市大同区人才交流服务站 刘洋

事业单位人事档案归档工作的严谨性，直接决定了人事工作的合规程度。但在实践过程中，仍然或多或少存在着影响人事归档工作的因素。结合笔者的工作体会可知，这些因素部分由客观原因所造成，如历史原因而导致的人事档案信息缺失，但主要因素仍需要从主观方面来寻找。而且，随着我国市场经济体制的不断完善，人才流动性在体制内单位也日益频繁。从而，这就为人事档案归档工作带来了新挑战和新情况。梳理现阶段的相关文献可得，不少作者仍聚焦于档案信息的标准化问题。实则不然，随着人事电子档案信息平台的逐步完善，以标准化格式来生成档案信息已不是问题，所以当前需要从新进人员档案信息归档，以及解决历史遗留问题等方面来展开人事档案归档工作研究。基于以上所述，笔者将就文章主题展开讨论。

一、事业单位人事档案归档工作存在的问题分析

（一）新进人员人事档案归档问题。随着我国人口平均学历水平的显著提升，许多具有研究生学历的毕业生进入事业单位工作。与普通本科毕业生不同，不少研究生在入学之前已有工作履历，但因各种各样的原因而未能在学籍档案中得到体现。尽管这种情况并不影响他们的研究生学习和生活，但随着入职进入事业单位，档案信息缺失问题则在他们的定薪、定级上逐步体现出来。然而，他们在维护自身合法权益的同时，也无法提供有效的证明材料，所以使得在人才队伍中存在着不稳定因素。

（二）跨行人员人事档案归档问题。部分具有企业工作经历的人员通过招聘进入事业单位工作，如高职院校。在对他们进行人事档案归档时，或多或少存在着档案信息残缺问题。就其原因可以归纳为：1.他们在企业工作时，因体制外单位更加重视个体的岗位能力，且薪酬分配也与岗位贡献挂钩，所以并未充分重视对人事档案信息的健全工作。2.跨行人员部分具有非公企业工作履历，而非公企业不具有人事档案接管权，所以这就使得他们的人事档案长期处于非正常状态。所有这些，都影响到今后在事业单位的人事档案归档工作。

二、解决问题的着力点

（一）着力于与当事人建立充分的沟通机制。事业单位人事档案管理遵循一套完整的操作流程，而且该操作流程具有极强的标准性和制度性。因此，非人事部门人员在通常情况下是难以全面掌握的。因此，为了降低人事档案归档中的摩擦成本，人事部门应与前面所述相关人员建立起充分的沟通机制。实现这一点，首先就需要打破现有的职能壁垒。

（二）着力于多管齐下弥补档案信息漏洞。面对原单位的新入职人员，以及面对体制外单位的跨体制人员，他们在客观上属于“弱势群体”。这就意味着，在弥补人事档案信息缺损时，单纯依靠当事人的努力则难以成行。因此，这里就需要着力于多管齐下来协助其弥补档案信息的漏洞。

（三）着力于规制不实人事档案信息内容。在工作中遇见过这样的情形，部分人事档案信息存在着明显的错误，如前后时间关系无法形成闭合。而且，部分信息也缺乏有效的支撑材料。为此，这里还需要着力于规制不实的人事档案信息内容。

三、对策

（一）打破职能壁垒，对部门开展人事档案归档的知识讲解。事业单位人事部门在职能化组织架构下，形成了相对封闭的工作模式。尽管在电子办公系统的支撑下，人事部门能够与其他职能部门建立起高效的信息交互，但其工作影响力仍十分有限。为此，事业单位需要在党委牵头下，对全员开展人事档案归档的知识讲座，并在讲座中向全员强调归档工作的重要性，和与他们切身利益的关系。讲座可以安排在政治学习间隙，同时可以出台纸质资料供全员自学。

（二）由人事部门牵头对人事档案归档情况进行自查自纠。人事部门应重点针对新入职人员和跨体制调入人员的人事档案信息进行核实，按照人事档案归档标准进行自查自纠。发现问题应第一时间汇总，向上述人员所在部门进行传达，并由这些人员前来人事部门进行情况说明。在面临补充材料信息时，除了让有关人员去原单位进行调阅的同时，人事部门也应派专人前去协助。这样一来，就能增强档案资源外调的严肃性。

（三）严格落实人事档案归档制度，补充档案信息支撑材料。对于现有的人事档案归档工作来说，需要核实相关信息的真实性。因为，这直接关系到当事人的薪酬分配和岗位定级。关键工作在于需要当事人补充档案信息中的支撑材料，且人事部门应主要以电话采访的方式来核实支撑材料的有效性。

四、小结

随着人事电子档案信息平台的逐步完善，以标准化格式来生成档案信息已不是问题，所以当前需要从新进人员档案信息归档以及解决历史遗留问题等方面来展开人事档案归档工作研究。具体的实施对策为：打破职能壁垒，对部门开展人事档案归档的知识讲解；由人事部门牵头对人事档案归档情况进行自查自纠；严格落实人事档案归档制度，补充档案信息支撑材料。