人事档案管理面临的挑战及完善思路

文/渭南师范学院 许秀

人事档案管理就是对人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。因此，人事档案管理工作对企业的发展具有一定的影响，企业要重视人事档案管理工作，切实做好人事档案管理工作。

一、人事档案管理面临的挑战

（一）管理体制不完善。时代不断发展进步，企业的规模发展壮大，传统的人事档案管理体制已经不能满足当前企业的发展状况。传统的管理体制形式单一，灵活度低，不能有效开展档案管理工作。比如出现人事档案制度的改革时，其人事档案制度和体系也会随之发生变化，导致相关的工作人员发生变动，产生新的人事档案管理人员。但是大部分新的人事档案管理人员不具备专业知识和技能，更没有丰富的档案管理经验，无法达到管理工作的要求，进行档案管理工作容易发生错误，不能有效开展档案管理工作。其次，人事档案管理体制力度不够，没有建立完整的学籍档案或者相关资料体系，不能及时有效地登记个人资料和档案，经常出现弃档和死档的情况。

（二）缺乏专业管理人员。当前人事档案管理工作岗位上严重缺乏专业的人事档案管理人才，面临人才缺乏的问题和挑战。人事档案管理工作人员流动性比较强，大部分人事档案管理工作人员是兼职，或者从各个部门调动人员来完成档案管理工作，开展档案管理工作的专业性不够强。当档案管理工作人员发生变动时，需要完成大量的交接工作，导致工作的进度受到一定的阻碍，大大降低工作效率，而且进行交接工作过程中容易发生信息的泄露和丢失。再者，人事档案管理工作人员的综合素质和专业能力低下，不能满足管理工作的要求和需求，无法提高人事档案管理水平。

（三）信息数据缺乏真实性。人事档案管理的信息数据缺乏真实性，出现严重信息遗漏和虚假的现象，导致企业无法根据人事档案资料作出正确的决策。人事档案管理工作人员在工作期间很是松懈、懒散，没有认真对待工作，为了应付检查随便做做样子，只是简单地将一些基本信息录入，导致人事档案信息和资料不完整，而且完成信息录入工作后，没有对信息进行仔细、系统、严谨地校对和检查，不能进行信息数据的补充和修改，造成信息错误和失真的情况出现。而且还经常出现档案信息涂改的现象，企业内部的有些工作人员为了得到晋升机会或者其他原因，采用非法手段，贿赂并收买人事档案管理工作人员，对档案信息数据进行修改和涂改，导致无法保证信息数据的真实性。

二、应对人事档案管理挑战的完善思路

（一）健全管理体制，系统管理人事档案。为了有效开展人事档案管理工作，提高管理工作效率和水平，企业应该合理地根据企业的发展状况、时代背景以及管理工作中的不足进行管理体制的改革，以健全管理体制，更加系统地管理人事档案。人事档案管理体制中要加强对工作人员的管理工作的重视，合理分配管理人员的工作内容，对一系列的档案信息资源进行科学合理的整合，有利于系统地管理档案资料。人事档案管理体制要加强灵活度和规范性，充分发挥体制的优势，保证档案管理工作有序进行。人事档案管理体制中还可以增加相应惩罚制度和奖励制度，充分调动工作人员的积极性，有效提高工作效率。除此之外，还要制定并完善相关的人事档案管理的相关法律法规，以加强管理工作的准确性和严格性。

（二）加强对档案管理人员的培养和训练。人事档案管理工作人员没有接受专业知识的学习，不具备专业的档案管理能力，其综合素质和专业水平比较低下，因此，企业需要加强对档案管理工作人员的培养和训练。随着网络信息时代的发展，企业不仅需要对档案管理工作人员开展档案管理专业知识的学习，比如档案整理、归类等方面的培训，有效提高工作人员的专业水平，还要加强对档案管理工作人员的计算机操作的相关培训，让工作人员掌握档案信息收集、整理的技能，增强工作人员对人事档案的管理能力。企业还可以建设一支专业的档案管理人才队伍，培养一批全面的、专业的档案管理人才，对他们定期开展档案管理的学习和考核，以满足人事档案管理工作的需求。

（三）做好信息数据的监督工作，保证真实性。针对当前档案信息数据缺乏真实性的情况，企业应该建立相关的档案管理监督机构，做好信息数据的监督工作，保证信息数据的真实性。档案管理监督机构能督促工作人员应认真地开展工作，降低工作人员的松懈性，加强信息记录的完整性，促使工作人员及时根据实际情况将个人的资料和信息如实地记录，减少对档案信息发生涂改的现象，杜绝弃档、死档情况的出现。开展档案管理的监督工作，能有效地对档案信息进行校对，及时修改和纠正错误，保证信息数据的真实性。企业还可以利用网络技术将信息数据录入计算机信息网络系统，保证信息数据的安全性，并有效地进行信息数据的核实和认证，加强档案管理信息的严格性和可靠性。