科研院所管理会计应用研究——基于ARP信息系统的中科院管理会计应用

□赵红丽（高级会计师）（中科院上海天文台 上海 200030）

2014年10月27日，《财政部关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》发布，意味着管理会计新时代的到来。我国的管理会计从西方引进已有30多年，但是目前国内多数的管理会计案例和应用的主体基本都是以企业尤其是制造业为主，很少有营利性组织之外的政府机构和行政事业单位。实际上，很多政府机关和行政事业单位在实际工作中已经或多或少有了管理会计的应用，只是有的虽然已经在做了，但是还不知道这就是管理会计。中科院ARP信息系统的建设和实施就是这一情况。

一、中科院ARP信息系统

为更好地提高创新能力、创新效率和管理水平，中科院自2002年开始启动实施中国科学院资源规划项目（academia resource planning，ARP）。ARP项目是科学管理的一个新的起点，其宗旨是把当前前沿的信息化技术和最先进的管理理念相互结合，对中科院所有的信息资源进行综合统一管理。以每个研究所为基础单元、中科院为顶层汇总，通过计划与执行管理为主线，依托管理服务信息技术平台，结合科研计划以实现对全院人、财、物等资源配置及相关管理流程的整合与优化，并对管理者提供各种决策、分析、评价和监督等的综合管理平台，最终目的是提高中科院的综合科研管理能力。

迄今为止，中科院ARP信息系统已经正式运行了10多年，目前实施的ARP信息系统包含综合财务、科研项目、科研条件、人力资源、基本建设、知识产权、国际合作、院地合作、教育资源等管理系统；包含公共事务处理和信息资源管理与服务等平台；还包含预算控制、公文流转、网上报销、决策支持等重要应用项目，基本满足了院所两级多层次、多维度的应用需求。

目前，ARP实施单位已经涵盖中科院下属所有的研究所，参与ARP信息系统组织协调工作的院、所领导达到500多人，使用该系统的最终用户超过50 000人。ARP信息系统集成了几乎所有的管理流程，也对所有产生的信息进行了数据共享，基本成功搭建了中科院的大数据平台。ARP系统尤其对科研项目进行了精细化管理，初步搭建了预算、监督、执行、绩效的管理体系，在预算执行中，可以通过信息化手段实现科研项目的实时控制，同时通过采集项目成果等，最终可以实现项目预算、执行和绩效评价的及时互动，形成以预算管理为纽带的三位一体的科学的管理体系。

二、ARP信息系统与管理会计的关系及存在的问题

整个ARP信息系统中综合财务管理系统是最核心部分，它以资金收支、财务预算、项目计划为基础，并与各业务管理有机衔接，业务管理和财务控制彼此相互支撑，改变了过去财务只能被动接受业务既成事实的状况，资金管理在单位经济运行管理当中的核心、纽带作用得到充分发挥，财务、资产、科研、人事等管理信息集中于一个统一的数据库中，融合为一体。同时，ARP信息系统最大限度地实现了数据共享，财务部门可以在决策和控制中得到实时业务信息支持。通过ARP信息系统，基本实现了财务工作前置、财务与业务一体化，财务管理和科研管理信息化、流程化，各类基础业务处理高效化，各类数据信息也实现了透明化。可以说中科院的ARP信息系统已经搭建了发展管理会计所必须的大数据中心，也基本实现了业财结合，成为了中科院发展管理会计的最重要的支撑平台。

ARP信息系统虽然取得了很大成效，但是在实际实施过程中还存在着很多问题和不足。主要表现在以下几个方面：

（一）基础数据的准确性不足

部分业务基础数据输入没有建立统一规范的标准，研究所内部对项目的管理和财务核算也并没有严格的标准化，具体表现在，没有制定标准和规范，或者虽然制定了标准和规范，但是由于业务人员更换或随意性而没有完全遵从标准和规范。如同一个地方来款显示的项目经费来源应该是相同的，但在实际操作中，各个研究所填列选择的来源却不一致，在研究所内部，同一个地方来款也可能因为不同时间、不同项目填列的经费来源不一致，有的是因为业务人员理解不一样，有的是因为业务人员疏忽，这样造成经费统计结果的误差较大，数据不准确，生成的信息就不可靠，分析和预测也就不会合理。部分核算业务没有统一标准，比如间接经费的会计核算，有的研究所作为收入入账，有的研究所作冲减支出处理，不同的核算处理方式，也降低了最终数据信息的准确性。

（二）大部分信息不能从系统中直接采集

从系统操作层面来看，ARP系统在院、所两级实际操作过程中还存在许多问题。比如界面不友好，一段时间不操作必须重新登陆；部分模块流程过于复杂，使得业务人员试图规避部分操作而造成信息采集不完全；不同模块之间信息衔接存在缺陷，数据不能实时同步，造成差错等；虽然系统中设置了一些常用的报表，这些常用报表可以自动生成，但是大部分统计报表不能直接生成，还是需要管理人员手工完成。虽然说从中科院总部也能登陆并实时查看、调取各研究所的基础数据和各类统计信息，但是实际上并没有改变ARP系统建立之前，院里需要各研究所管理人员人工填报各种统计信息和数据的状况。与此同时，各研究所采集各类数据信息也绝大部分不能直接从ARP系统中提取，需要导出基础数据然后进行手工加工完成，并没有真正实现ARP信息系统预期的可以直接利用系统收集各类信息，减少管理人员基础工作量并提高工作效率的目的。

（三）财务人员不能充分利用系统信息进行分析

目前院所两级的财务人员大部分还在从事简单而繁琐的数据录入、人工收集、手工填制报表等工作，重复而低效地应付着各类统计报表，没有更多的精力来对这些数据进行仔细分析和研究；同时，大部分财务人员对管理会计的认识不够充分，决策分析能力还不高，还不会利用这些现有大数据来提高管理效率、创造效益，还不能真正地服务于科研和管理。

三、改进建议

管理会计需要大数据信息平台，虽然中科院ARP信息化平台已经基本搭建，基本数据已经可以收集和共享，但如何充分利用这个信息平台，大力发展中科院管理会计还需要在以下三个方面进行努力。

（一）建立统一的输入标准和操作标准，确保基础数据的准确性

从信息的输入来看，要建立统一规范的标准。从中科院的角度来说，院部对全院各所的信息输入需要建立统一标准；统一的标准涵盖各个业务模块，包括科研业务、资产、人事和财务等，其中最基础的是财务模块的输入标准，如明确各项收支业务的会计核算处理方法，确保全院统一的处理口径，这样才能保证全院收支业务信息的准确性和数据的可靠性。从研究所的角度来说，在全院明确了输入标准的前提下，要建立统一方法和制度，并监督管理人员能切实按照标准进行输入。所以，建立全院统一的标准是ARP信息系统数据切实有用的基础，严格按照标准规范输入是ARP信息系统数据真实可靠的保障。

（二）进一步优化ARP信息系统来提高信息采集效率

中科院ARP信息系统庞大而复杂，虽然经过了二期的开发和优化，但是目前也只是初步完成了基本应用和基础数据的采集，管理会计的发展需要ARP信息系统的进一步完善和优化。首先要建立更友好的界面，让使用者能直观快捷地进入系统；其次进一步完善各模块的操作功能，利用现有的基础数据根据用户需求深度开发常用的数据分析功能，满足管理者和使用者对各类数据信息的要求，真正实现从院部直接获得相关数据信息，避免再从研究所层层收集相关数据，提高工作效率，让研究所管理人员从大量手工统计工作中解放出来，让数据能及时有效地发挥作用。

（三）培养高质量管理会计人才

管理会计的发展，人才建设是关键。研究所的财务人员应分三类，第一类是基础人员，主要完成各岗位的基础数据录入，如录入岗、复核岗等，这类财务人员需要对信息系统充分应用和了解。第二类是分析人员，主要是在基础数据之上会进行数据挖掘与分析，这类人员需要具备基于大数据的分析技巧。第三类是核心人员，主要在数据分析的基础上善于从数据中洞察信息，并不断加强核心分析技能；借助新的业务模型发展创新；提高计划和预测的质量；具备风险识别能力。第三类财务人员是真正从事管理会计的人员，不仅需要有扎实的财务专业知识和背景，还要有金融知识、理工科头脑，语言逻辑思维强；不仅要具备熟练的专业技能，更需要熟悉研究所的业务、日常管理流程、文化环境等。目前，中科院、所两级的财务人员以第一第二类为多，因此，要发展中科院管理会计必须努力培养第三类高质量的管理会计人才，尤其是院本级，更需要有第三类财务人员。

总之，利用ARP信息系统提供的信息数据，真正发挥这些大数据的作用，创造价值，还要看院、所两级的管理人员创新思维、管理水平以及ARP信息系统能否转型升级。管理会计和信息系统是相互推动、相互促进的，信息系统是推动管理会计发展的有效工具，管理会计也是推动信息系统转型升级的重要驱动力。