档案管理过程中的主要问题及对策措施

文/中国电建集团江西省水电工程局有限公司 熊苗苗

新时期，人们对档案信息的现代化管理需求增强，档案信息开发与信息加工需要为企业的经营决策提供历史经验与前瞻预估性分析。当前部分行业领域内的档案管理工作不到位，档案管理存在一定问题，亟须科学完善。

一、档案管理过程中的主要问题

（一）对档案重要性认识程度不够。档案管理工作对于国家和社会发展具有十分重要的作用，但目前，阻碍我国档案管理科学化水平提高的重要因素之一，即为相关领域的工作人员对于档案的重要性认识程度不够。部分工作人员认为档案管理是一项可有可无的工作，没有档案管理企业也能照常运转。由于此种意识和观念长期存在，造成了工作人员在进行档案管理工作时，工作不积极态度不认真，进而导致了档案管理工作效率低下，档案管理过程中文件丢失的情况也时有发生。

（二）档案管理工作的人员素质不高。档案管理工作的有效开展离不开专业管理人才的参与。在现实工作中，很多企业的档案管理工作人员虽然对档案管理的基础流程掌握得比较好，但是随着时代的发展，很多的档案管理工作人员并不能掌握最先进的计算机技术，不利于档案管理工作效率的提高，不能够适应现如今的科技环境，这在一定程度上限制了档案管理工作的信息化发展。因此，档案管理工作的有效开展需要社会培训出既具有档案管理知识又熟悉计算机技术的复合型人才。

（三）档案管理信息化应用不够科学。档案管理是一项内容繁杂且工作量较大的工作，档案管理内容涉及企业经营和人力资源管理等多个层面，因此信息量十分庞杂。在传统管理工作中，档案管理的信息内容大多使用纸质方式进行登记记录和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等环节的展开。同时，因为档案管理信息量较大，所以会生成大量的文件档案，纸质形式的档案资料会占据较大的空间位置，对日后调取信息进行档案查阅会产生一定的影响。

二、解决档案管理工作中问题的对策措施

（一）加强对档案管理的认识。加强企业管理层及其工作人员对档案管理的认识，在正确认识和理解档案管理相关内容和意义的同时，严格按照档案管理的相关规定和制度进行档案管理工作，并定期对档案管理工作进行监察。而要提升企业管理层及其工作人员对档案管理的认识，需要加强对他们进行档案管理相关知识和技术的培训，这种培训必须是由上而下的，并且是定期的持续化的培训，确保档案管理规范化、标准化，适应现代化经济发展的需求。

（二）创新档案管理手段。在档案管理工作中，档案的转接与涉密档案的管理最为重要，因此创新档案管理手段具有十分重要的现实意义。档案管理工作具有延续性特征，主要体现在档案的交接与转接层面。以往的档案管理工作出现了很多不及时转接、不细致转接等问题。为此在档案管理工作中，首先要提高保管条件，将不同类别的档案进行区分，并切实保障档案的安全性。其次，在管理工作中严格遵循规章制度，制定领导人审批机制，做好等级与签字，管理人员对档案亦要即时检查与归档。

（三）推进档案信息化建设。促进企业档案管理信息化建设必须要借助于人才、设备和技术的支撑，档案管理人员应当真正重视这一工作，不断促进企业档案资源管理工作效率的提升。依靠档案信息化建设，推动档案材料的有效整合，一方面应当更加努力深入地探索档案信息材料的共享机制，利用信息技术对企业相关档案信息实现高效管理，进而更为准确地对各类档案材料进行归类、识别与传输。另一方面需要更加深入地探索档案信息的整合方式，推动多元化整合。根据档案信息资源的具体情况和实际特征，将其转变为知识型文档，不断提升档案信息资源整合效果。

（四）加大经费投入，促进档案管理方式的创新。经费投入是保证档案管理工作健康发展的关键，档案库有着丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到库藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实库藏内容，提高库藏质量的基础上，有目的地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化，使其系统化、规范化，及时准确地为用户提供服务。

三、结论

总之，为促进档案管理科学化水平的提升，应该充分认识其重要作用，根据存在的不足，有针对性地采取措施进行完善。同时还要落实管理规章制度，明确管理人员职责，并提高管理人员的综合素质。从而有效适应档案管理需要，防止档案资料丢失，使其更好地满足人们的需要，促进档案管理水平和档案服务质量的提升。