浅析精神病医院的档案管理

文/丽水市第二人民医院综合档案室 黄慧霞

档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，而精神病医院的档案管理包括医院各种文件、人事、医疗文书、精神医疗鉴定等档案，是医院管理工作不可或缺的重要组成部分。随着社会的发展，人口老龄化和社会压力的增加，精神疾病患者的发病率急剧上升，在新时代的背景下，精神病医院的档案管理也面临着巨大的挑战和机遇。本文的主要目的是分析精神病医院档案管理的不足之处，提出初步的改善措施，考虑未来的发展方向，以更好地服务于精神疾病的医疗工作。

一、精神病医院档案管理的现状及相关问题

（一）精神病医院档案存档量过大。特别是精神病病历档案，因为精神病患者多为长期的患者，一旦患病，大部分人将在精神病医院度过余生，因此病历往往长而复杂，同时大部分精神病医院怕麻烦，从不销毁相关档案。这就导致病历档案的存档量极为巨大，给库房的管理工作及查询相关数据带来了一定的麻烦。

（二）档案相关的基础设施建设不完善。尤其是精神病医院的档案管理，某些医院存在着档案室空间狭窄，基本的复印机、扫描仪、传真、网络等设备缺乏，不能满足医院档案管理信息化工程的需要，降低了医院档案管理工作的效率，减弱了相关执行力，从而导致无法匹配精神病医院的发展。

（三）精神病医院的档案管理制度不健全。目前许多医院的档案管理采用经验型管理，制定了适合本单位的管理制度和相应的工作职责。有些医院对于档案内容没有明确的规定，没有将档案管理纳入目标管理考核之中，制度的不完善导致医院档案管理有许多的漏洞。精神病医院档案管理同样也是一项长期的工作，制度不健全，管理流程不明确，档案管理人员在工作的时候，容易出现疏漏，无法跟踪档案，也就无法对档案进行更新，严重影响医院档案管理的整体质量。

（四）缺乏精神病医院档案专业管理人员。由于档案管理工作不属于产值部门，无法产生直接的经济效应，从而导致医院领导重视不够，常常安排非专业人员从事档案管理，甚至可能出现兼职人员。档案管理人员的素质普遍不高，缺乏专业知识，知识结构不合理，对档案的重要性了解不够，同时缺乏现代档案管理知识，管理人员流动性大，从而在有关档案管理方面的工作发展缓慢，经常导致工作中一些特殊档案的管理缺乏依据，使之丢失或者损坏。

（五）档案意识不强及档案利用率低下。在我国，多数的医院档案工作管理处于初级水平，尤其是精神病医院，存在着文件、资料等书面档案无序管理现象，没有养成及时归档的习惯和意识，缺乏一些相关的制度来规范这种行为，从而导致一些有价值的资料遗失。另外，在档案的利用方面，许多医院职工，包括某些领导在内都没有养成查阅档案的习惯，直接导致档案利用率低下，影响了整个医院管理的有序运转。

（六）档案管理工作的重视程度不够。出现这个问题的主要原因在于医院的管理人员多出身于临床工作，对医院档案管理工作缺乏正确的认识，分工不明确、部门定位不清晰等原因，导致档案室没有充分发挥自身的作用。对档案室的未来发展规划缺乏科学性和系统性。另外，我国医院档案管理方面起步相对较晚，所以规范、法律等方面依然存在不足之处，不利于档案工作的进行，严重影响到了档案工作的质量和水平。

二、改善精神病医院档案管理工作的方法及对策

（一）建立相对完善的电子档案库。细化存档分类，减少纸质病案信息，把更多的患者档案以计算机保存，解决实体库存的问题。严格执行病案管理期限，对超出保管期限的病案，典型的予以保存，一般的予以销毁。这种分类保存的方法即满足了科研教学工作，又缓解了精神病病历档案存档量巨大的问题。

（二）强化医院领导的档案管理理念，领导的一举一动对下层工作人员的各项行为都有极大的影响。当领导重视了，各项规章制度才会落到实处。普及档案管理的重要性，强化领导的管理意识是改善档案管理不可或缺的部分。根据实际情况，投入适量的资金，改善档案室管理条件，实行档案的信息化管理，树立正确的档案管理科学思维模式，完善医院档案管理信息化体系，健全医院档案管理信息系统的设置，保证医院档案信息系统的安全性。

（三）健全精神病医院档案管理的各项制度。档案管理制度的健全包括以下几个方面：1.档案的收集制度。2.档案的保管、利用制度。3.保管期限和归档范围的制定等。其中完善档案收集制度是重点。一般而言，从医院各管理部门到下属临床科室，从领导到护工人员，都会直接或间接地产生文书档案，这样的材料过于分散，收集整理困难重重。所以健全档案收集制度非常必要，还能对档案资料进行动态管理。依据《档案法》促进医院档案管理工作的规范化和有序化发展，结合精神病医院的特色和实际情况，制定相应的考核措施和奖惩制度。在重视物质奖惩的同时，强调人文精神，以人为本，激发档案管理人员的主人翁意识。

（四）开展定期培训，引进学分制制度，从而促进档案管理人员主动学习管理技能。领导应当重视和培养专业的档案管理人员，建立合理的人才队伍梯队建设，开展定期的档案学术年会，为他们创造和提供互相学习提升、互相交流的机会，从而达到共同提高的目的，以适应新时期档案管理工作发展的新方向。在培训的同时，还应该重视激发工作人员对于档案管理的喜爱，培养他们的兴趣，加大档案管理的资金投入，积极引进人才，以点带面，最终开发出档案管理工作的新局面。

（五）建立一个独立的档案管理部门，是时代发展的需要。独立的档案管理部门，可为档案管理工作人员提供一个良好的工作环境和条件，大大提高了档案管理的工作效率。在档案管理部门中可分成病例档案管理、人事档案管理、文书档案管理、科研档案管理等等几个不同的小部门，具备独立性和系统性，为了避免资料缺少安全性。在成立档案管理部门的基础上，要学会根据医院自身特色作出相应的调整，以促进医院更好地发展。

（六）独立的档案室机构是精神病医院档案管理的发展方向。档案室是医院信息资源的大仓库，利用的好坏，关键在于医院领导的观念和部署。让档案人员参加行政查房，让档案人员了解医务人员在做什么，需要什么医学专业知识，哪些经验教训需要总结等。档案工作和医疗业务工作沟通通畅了，档案工作为医疗服务就找到了切入点，档案工作就会获得新的生命力。

（七）建议政府强化对医院资金的投入。精神病医院是财政全额拨款单位，其档案事业的发展同样需要资金的投入，只有在政府加大对医院的资金投入，医院具有相应的资金预算，建设一个优良匹配的档案部门才能成为可能。

三、总结

总之，精神病医院档案是精神病医院的医生在医治、检查、诊断和护理精神病患者的过程中形成的文字、符号、影像、数据等资料的总和，是供领导做出计划和决策的依据，是重要的参考资料。因此，做好医院档案管理工作有着重要的现实意义。