电力企业档案管理中存在的问题与解决对策

文/华能澜沧江水电股份有限公司黄登·大华桥水电厂 李如美

由于电力体制改革与发展步伐的不断加快，电力档案信息资料的利用价值也渐渐显现了出来，所以，为了更好地为电力企业服务，企业、高层领导、档案信息资源的管理人员提高档案信息资源的管理质量，充分利用宝贵的档案信息资源已经成为电力企业档案管理工作中的核心任务。

一、电力企业档案管理的重要性

电力企业的档案信息资源记录了电力企业的经营发展史，包括生产、建设、研发、经营和管理等工作内容，是在各项业务活动直接形成的基本材料。其涉及面广、信息量大、种类繁多，甚至还包含了企业经营机密等内容，是电力企业的重要资产，对电力企业生产经营、历史研究、科学研究、科学决策、行政管理等方面都具有重要的价值。在提高电力企业档案管理工作的效率、确保档案的完整度与安全性、保证电力企业的正常生产经营等方面起着至关重要的作用。

二、电力企业档案管理中存在的问题

（一）企业员工档案意识薄弱。电力企业员工普遍对档案管理工作没有正确的认识，不够重视单位中各类文件、资料的整理、分类与归档等工作，而归档不及时就可能会导致资料损坏甚至丢失。与此同时，文件、资料的准确性、齐全性以及规范性也很难得到保证，因此大大增加了收集档案的难度。

（二）高层领导不够重视档案管理工作。目前，很多电力企业的高层认为电力档案管理属于文职工作，远不如市场占有率、产品质量、顾客满意度、售后服务等带来的影响。正是由于高层领导未认识到企业档案对行业和社会的应用价值，没有把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划之中，导致在档案信息化建设时经常出现资金不足的窘况；档案室的设备不完善就会直接影响到相关工作人员的工作方式，致使存档工作效率低下，工作效果也不够显著。因此，宝贵的档案资源很难发挥出自身的重要作用，这对于电力企业来说是莫大的损失。

（三）档案管理人员的专业素质低下。现如今，电力企业档案管理情况不理想的一个重要原因是大多数电力企业的档案管理队伍专业素质普遍不高。因为高层领导的不重视，当前电力企业档案管理部门的工作人员大多是富余人员、年老职工、刚刚毕业的、非专业对口的大学生等，缺乏专业知识、实际工作经验不足、对枯燥繁琐工作的厌倦是这些人的通病。而电力企业任务繁重，各种各样的档案信息也很多，这就需要专业的档案管理人员来从这些繁杂的信息中提取出对企业发展有利的部分，并对其进行分类整理、归档。企业必须及时意识到这个问题，否则就很难充分地利用档案资源来产生效益。

（四）电力企业档案管理信息化建设不足。在计算机、互联网、大数据、云计算等盛行的今天，不少电力企业没能及时跟上时代的脚步，档案管理工作中缺乏信息化的设备，管理人员也缺少相关的培训。所以，电力企业信息化建设发展缓慢的主要原因有：1.设备不够先进。由于很多电力企业不重视档案管理，用于档案管理工作的计算机配置低，相关的软硬件设施不齐全，更新速度缓慢。2.档案管理人员使用数字化设施的效率低下。因为数据录入有限，就算是有数字化的设备，档案信息资源依然没有得到充分利用，企业整体的信息资源难以实现共享。

三、针对电力企业档案管理中问题的具体对策

（一）加强高层领导对档案管理的重视程度。随着电力企业不断深化改革，大多数企业渐渐意识到了档案管理对企业发展的重要性。我国也已经出台了《档案法》，对国内档案管理工作提出了明确的要求和具体规范。企业应组织员工认真学习，切实履行，将其贯彻到实际生产工作中去。除了理论知识的学习，企业还应付诸具体行动，对档案管理工作给予大力支持，应该做到以下几点：1.将企业的档案管理工作纳入企业的短、中、长期发展规划中。2.将档案管理相关内容纳入对应高层领导的考核中，并制定详尽的规则以检查其是否达到了标准，将考核结果与薪酬挂钩。3.完善档案管理所需的设备：各种软硬件设施、高配置的计算机等。4.加大对档案信息资源管理方面的资金投入。

（二）建立并完善档案管理队伍。建立一支有专业素养、责任心强、细致、耐心的档案信息资源管理队伍，并对其进行定期的培训，致力于提高其专业素养。在培训过程中，因材施教，注重管理人员的个体差异，扬长避短，各司其职，促进其形成互帮互助、共同进步的良好工作环境。当然，除了理论知识的教学，还应注重实践，只有理论知识与实践相结合才能培养出有能力的档案管理人员。投入到实际工作中后，定期检查其工作效果，并制定合适的奖罚措施来激励其工作积极性。

（三）配备档案管理所需的软硬件设施。由于档案信息资源的繁杂性，需实现档案的信息化、数字化建设。若要实现以上目标，就必须要有先进的软硬件设施来辅助完成档案的信息化建设。因此，企业应该加大对计算机软硬件以及其他相关设施的投入，并对其进行及时更新和完善。与此同时，企业还应该注重对相关技术人员的培训，对引进先进设施持支持态度，以加强档案管理工作的效率。

（四）加强档案信息资源管理的信息化建设。通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念来加强企业档案管理的信息化建设，根据企业的自身特点，具体问题具体分析，找出优势与劣势，取长补短，找出适合企业设施现代化管理的方法。比如，对于一些经济效益好、现代化管理水平高的电力企业，要鼓励其全面开展档案信息化建设。然而，对于那些经济效益一般、现代化水平低的电力企业，应该结合自身实际情况，分步实施计划、逐步推进。当企业实施了现代化管理，就为档案管理信息化建设奠定了基础。

（五）保证电力企业档案信息资源的安全。档案信息资源管理队伍应该致力于保证档案的准确性、完整性、安全性。电力企业应按照国家关于档案信息资源保护保管的规定，为档案信息资源管理部门配置防火、防潮、防盗、防生物虫害等设施。对于一些特殊文书档案，应该采取更加严密的安全措施，加以重点保护。

四、结语

档案是再现历史真实面貌的原始文献，正因为档案具有历史的再现性，形式多样的档案才具有查考价值。在电力企业的发展中，档案信息资源也发挥着不可替代的作用。因此，电力企业应该加大保护措施，保证其安全性。与此同时，电力企业也要充分利用宝贵的档案信息资源，从中吸取历史的经验与教训，从而把握市场的主动权，促进电力企业的不断发展。