提高建设工程竣工档案归档质量的几点建议

文/湖北省城乡建设发展中心 单屹

近年来，随着城市建设的加快，城市建设中形成的建设工程档案随之增多。随着信息化程度的提高，新技术、新工艺的应用，城建档案的收集范围和管理模式发生了很大变化。提高城建档案的归档质量，收集完整规范的城建档案是新形势下城建档案工作的迫切需要。在城建档案中，建设工程竣工档案在城市建设中发挥着越来越重要的作用，建设工程档案竣工档案资料在一系列的工程立项、审批以及到后面的施工竣工阶段以文字、声像、表格等整理成各种形式的材料保存下来。同时，建设工程当中离不开基建材料、监管材料以及施工材料的准备。建设工程竣工档案的质量影响着今后城市的建设、发展和管理，做好建设工程竣工档案的归档质量工作，做好建设工程竣工档案的收集与保管工作是城建档案工作的重中之重。

一、建设工程文件资料收集工作要做到收集标准化

随着社会的进步和信息技术的发展，城建档案的产生环境、接收范围、验收标准等方面发生了巨大变化，建设工程文件资料的收集环节也越来越复杂，提高建设工程文件资料产生部门的档案管理水平是当前的迫切需求。建设工程竣工档案的归集离不开建设工程文件材料的前期收集工作，建设单位要按照相应的规范，从建设工程文件资料的收集、整理、编目、移交等各个环节对建设工程文件资料产生和收集部门提出统一的要求，这样才能够保障归集的建设工程竣工档案具备真实性和可靠性。在建设工程竣工档案形成过程中如果没有前期的收集工作就无法保证竣工档案的质量，因此，要做好搜集工作，避免重要的价值材料丢失。建设单位应当严格按照国家有关城建档案管理的规定，根据工程项目的特点，制定本项目建设工程文件材料的收集标准，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案材料，在工程竣工前对所有相关的文件资料进行检查，严格按照标准来进行预验收，使收集到的建设工程文件材料规范标准。

有些建设单位由于对城建档案方面的法律法规不太了解，对建设工程文件资料的收集不够重视，导致收集的建设工程竣工档案资料质量参差不齐。因此，在建设单位办理相关施工手续时，要对建设单位提出要求，由建设单位依法承担起收集以及整理建设工程竣工档案资料的主体，在工程竣工后，及时完成建设工程竣工档案资料的收集工作。对不能按时完成建设工程竣工档案资料收集工作的建设单位，要依法给予处置。这样才能保证建设工程竣工档案能及时给归档，才能保证建设工程竣工档案的真实性与可靠性，才能保证城建档案管理部门能收集到及一份份高质量的建设工程竣工档案，在城市建设中发挥重要的作用。

二、接收高质量的建设工程竣工档案

建设工程竣工档案的接收工作是城市建设工程中重要的一个环节。建设工程竣工档案是城市建设活动当中所形成的第一手文件材料，能够真实反映建筑物建设过程中的建设情况，同时也是建筑物在验收以及日后维护、改建、扩建等方面的凭证。因此，必须接收高质量的建设工程竣工档案：首先，所接收的建设工程竣工档案资料必须为原件，做到图物相符，这样才能够保证竣工档案的真实性与准确性。其次，接收的工程竣工档案要具备保存的价值，以保障其在以后的维护、改建、扩建上能够发挥重要的作用。再次，要保证工程竣工档案资料的完整性，完整的工程竣工档案由三部分组成：第一部分是在工程前期的准备文件，如项目审批、项目规划、规划审批、施工前的准备工作、合同文件、招标文件等等。第二部分是施工过程中产生的文件，如开工报告、组织设计、设计变更、变故处理文件、水泥实验记录图纸记录等等一系列在施工过程的文件。第三部分是工程完成后的竣工资料，包括竣工图纸以及各种验收报告、验收合格证等等。最后，竣工档案里面的文件材料以及字迹要符合档案管理的相关要求，能够长期永久地保存。如书写要规范、字迹要清晰、书写材料时必须使用碳素墨水、热敏传真件不能归档等等。这样在以后利用查阅时才能够得到有用的信息。

三、建设工程竣工档案要具有保存价值

建设工程竣工档案是城市建设和管理的重要基础资料，是社会管理和公共服务的重要信息，也是工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据，必须具备保存价值。为让归档保存的建设工程竣工档案能更好地发挥作用，有必要对目前的进馆范围做一定的调整，保证进馆建设工程竣工档案的保存价值。如施工阶段隐蔽工程的竣工档案资料、地下管线的竣工档案资料、地铁的竣工档案资料等等重要的建设工程，对他们的竣工资料内容要进行研究分析，保证这些工程的竣工档案完整、准确，归档进馆的每一份资料都具备保存的价值。对一些情况复杂、经常发生变化、需要经常使用的建设工程档案资料，可以实行动态管理。如地下管线可以用GIS实现综合动态管理，更好地发挥建设工程竣工档案的作用。

四、提高档案工作人员的综合素质

随着信息和网络时代的到来，档案信息化、网络化已成为档案管理发展的必然趋势，随着档案事业的发展壮大，管理手段的现代化，对档案工作人员的素质也提出了新的、更高的要求。建设工程竣工档案工作人员的素质直接影响到了建设工程竣工档案的质量，如建设单位档案资料管理员的对档案基本业务知识不熟练，对档案现代化管理手段不了解，综合素质不高，就容易导致在收集的建设工程竣工档案资料质量不高。因此，要保证建设工程竣工档案的归档质量就应该培养和提高档案工作人员的综合职业素质，使他们能够熟练掌握档案的基本业务知识，具备用一定的现代化手段收集和管理建设工程竣工档案资料的能力。一是主办相关的档案业务培训班，对建设单位档案资料员进行培训，学习国家、省、市的城建档案的相关标准、文件，城建档案管理的业务知识。通过学习掌握基本的业务知识，提高档案资料员的业务工作能力，保证在资料收集环节能够按照规范要求收集建设工程竣工资料。二是城建档案部门工作人员要经常对建设单位进行指导，让建设单位档案工作人员能够清楚地了解建设工程竣工档案各个环节之间的具体要求以及正确的规范。同时宣传相关的法律法规知识，提高相关工作人员的政治理论知识及法律意识，培养自觉性，让建设单位建设工程竣工档案工作人员能够真正地认识到位、服务到位、管理到位。

五、结语

总的来说，提高建设工程竣工档案的归档质量，既离不开城建档案管理部门的严格验收审查工作，也离不开相关单位的支持与配合。建设工程竣工档案资料的归档质量直接影响着今后建设工程竣工档案能否更好地为社会提供服务，能否更好地服务于城市建设，提高城市管理水平。望本文对于怎样提高建设工程竣工档案的归档质量起到一定的参考作用。