基于新形势下行政事业单位财务档案管理工作的研究

文/中共湘潭市委党校（湘潭行政学院，湘潭市社会主义学院，韶山干部学院教育服务中心） 谢岳峰

财务档案是行政事业单位内一切经济活动的集合，它也是档案管理的核心。财务档案一方面客观记录了经济活动的信息。另一方面也是对单位内部财务工作的监督。因此，加强财务档案管理，确保资料完整，有着重要的现实意义。

一、新形势下行政事业单位财务档案管理工作存在的问题

财务档案是单位内所有档案中的核心资料，是开展各项经济活动的基础，它也是在工作中解决问题的重要依据。部分行政事业单位的领导不够重视财务档案管理，单纯将其视为普通档案进行管理。财务档案包含着单位内一定的机密，在日常管理中没有对其进行密封、单独存放，而是随意堆放在档案保存处。

此外，财务档案管理人员专业素质低也是影响财务档案管理的重要因素，尽管《档案法》以及《会计档案管理办法》相继颁布，部分单位仍缺乏相应的约束机制，使得财务档案管理工作不尽如人意，部分在职人员丢失档案没有进行追责，具体工作实施责权不清晰，工作态度不端正等现象普遍存在。除了在职人员主观因素外，档案管理人员限于个人工作能力和专业素质，在材料收集、文件归档方面未能达到岗位的相应要求。

二、新形势下强化行政事业单位财务档案管理工作的对策

（一）加强对财务档案管理工作的重视。首先行政单位的领导应正确认识财务档案管理的重要性，了解文件蕴含信息的机密性，以及档案对单位发挥的积极作用。在此基础上，熟悉财务记录管理政策法规，强化财务人员的档案意识，并通过管理手段，创造良好的财务档案管理工作环境。构建可行性、执行性高的档案管理工作制度，将职权落实到每一位财务人员，明确各岗位的工作范围。财务人员加强自身管理，认真细致地识别档案审核工作，并在单位各部门建立监督小组，以此相互督促。依照《会计档案管理办法》相关规定，将档案文件立卷、归档、保管以及销毁等方面的工作建立起详细且清晰的工作细则，以此指导在职人员工作。为了防止档案丢失、损毁、泄密等问题，单位领导要严肃工作纪律以及态度，以制度的形式明确不当操作的惩处措施。

（二）多种管理手段提高档案管理工作人员素质。随着我国信息化程度的加深，档案管理工作也朝着数字化、信息化的方向发展，为了适应这种工作趋势的发展，需要对财务档案的管理人员进行培训教育，帮助他们适应新的工作环境，熟悉档案管理工具，最为重要的是转变他们陈旧的工作观念。除此之外，为财务档案管理提供发展自我的机会，改变绩效考核方式，奖励在职人员工作中的突出表现，充分调动其工作积极性。在单位内部举办工作经验交流活动，鼓励基层档案管理人员交流工作中存在的问题，并探讨如何解决难题。同时，积极开展学术交流、专家讲座等活动，以此丰富自身的理论知识，发挥工作人员工作潜能，进一步增强其素质水平，从而提升财务档案管理的效率和质量。

（三）规范财务档案管理。传统的财务档案管理工作机制已不能适应新形势的工作需要，因此要积极革新工作方式，建立完善的会计电算化管理体制，确保相关工作顺利实施。财务会计档案需要进行装订、立卷、归档以及销毁操作，这些工作内容必须制定严格的操作规范。其中，对于装订会计封皮的要求，工作人员应按照相应规定和要求，装订封皮并黏装订线，在完成上述操作后还要在指定位置盖章。对于封皮内容的填写，也要严格按照特定格式，按照特定顺序存档。其次是档案归档，送入档案室的财务档案，按要求移交给综合档案室相关单位，并交予财务部门保管。对于档案室的环境也要采取一定的防护措施，基于防虫蛀、防火以及防盗这三个层面，设置相应的保护设施，进一步增强档案的安全性与完整性。

（四）加强财务档案信息化建设。随着技术的发展，档案管理数字化、信息化成为可能，大部分行政事业单位都设有档案室，为了提升档案的利用效率和质量，改善档案重保存轻使用的现状，应加强档案管理的信息化程度，将基础业务建设引向信息化的发展方向。因此，要在硬件和软件层面，强化财务档案管理的信息化程度：第一，为档案室配备基础设备，如电脑、打印机等。第二，为档案室电脑安装电算化软件，并建立财务档案信息网络，加强财务部门内信息传输、保存和共享的效率。第三，连通财务、档案部门，加深两个部门的沟通密度和深度，以此提高财务档案管理效率。由于财务档案管理工作的工作环境变化，其电算化的工作方式与传统工作方法互相不匹配，甚至存在冲突的方面。针对此问题，应根据当前工作环境（电算化工作环境）对工作制度进行一定程度的改变，使其适应当前工作条件和环境。此外，对于执行财务档案管理的主体——工作人员，需在绩效考核方式作出一定的改变，避免以往的绩效考核标准打消其工作积极性。最后是管理制度的改变，根据工作细节作出适应性改变。

三、结论

综合上述，对于行政事业单位的领导或基层在职人员来说，要充分认识到财务档案管理的重要性，并认真分析此项工作存在的问题，找出不足，解决问题，为行政事业单位的正常发展作出贡献。