浅谈提高档案管理科学水平的有效途径

文/泰安市城市道路桥梁管理所 毛旭楠

档案管理就是对各种资料进行收集、整理归类、编辑、编目、统计、保管等工作，保证档案的严谨有序。档案管理工作的质量，在一定程度上为国家开展相关工作的方向提供依据，同时也是我国精神文明建设的重要组成部分，然而随着互联网信息化时代的到来，我国的档案管理工作也越来越复杂，优化档案管理方面的工作质量，提升档案管理水平的科学化，不仅能够发挥档案信息的最大价值，更能够在一定程度上促进我国企业的发展进步。

一、档案管理的发展现状及问题

（一）档案管理的发展现状。档案管理是我国精神文明建设的重要组成部分，是反映企业发展历史，推动文化建设的重要助推要素。随着社会的不断发展，档案的数量、种类以及保存方式越来越复杂多样，尽管档案管理工作人员不断推陈出新，改革工作模式，提高管理水平，但随着工作人员的工作量越来越大，无法及时对所有档案进行科学归类，致使工作效率低下，工作情绪会受到一定影响；应用计算机技术进行档案管理的企业比将档案存放为纸质的方式要高效一些，但仍然存在利用率不高、管理人员无法实时更新数据库等问题。总体而言，我国的档案管理发展水平相较于国外仍然有一定的差距，对国外的档案管理模式“取其精华 去其糟粕”，结合我国的社会现实，创新完善档案的科学化管理，适应时代的发展潮流。

（二）档案管理中存在的问题。1.国家未出台相关政策，管理系统不完善。我国现有的对档案管理规章制度中，对管理人员的奖惩标准、责任追究等细节问题都没有作出相关规定，这就导致了各相关部门对档案管理工作的重视程度不够，由于地域、人员、设备等的差异性造成的档案管理的混乱、共享性差。当前我国的经济发展迅猛，信息化时代很多数据、文件需要更加科学有序的管理，这就要求我国需出台相关政策，形成一套标准化和制度化完善的管理体系，才能够为我国的经济发展提供更有力的支撑。2.企业领导未给予足够重视，工作人员消极怠工。由于国家的相关政策不够全面，很多企业的领导人没有对企业的档案管理给予很大的关注度，对企业档案管理科学化发展对企业进步的促进作用了解较少，在聘请档案管理人员时，仅仅关注于其综合能力的水平，而不是专注于相关被聘人员的专业知识素养，没将档案管理的科学化贯彻实施，上行下效导致员工的工作积极性不高，档案管理的科学化水平不足，没有起到促进企业发展的应有作用。3.相关档案管理人员专业水平不足，信息化水平建设程度不高。在对目前档案管理的现状分析中提到，我国档案管理的发展水平不高，工作人员的专业水平不足也是原因之一。人们对档案管理的理解往往是将企业数据收集、分类、整理，然后束之高阁，并不会对企业产生直接的经济效益影响，只要保证信息不丢失、不遗漏就是尽职尽责。这样的思想普遍存在于档案管理工作人员的观念中，事实上，档案的实际价值在于其利用上，如果“重藏轻用”就会导致所收集的档案资料失去其应有价值，并在管理档案过程中耗费人力、物力、财力，阻碍了档案管理科学化水平发展势头。虽然我国很多地区档案管理模式应用了计算机系统，但大都是根据企业自身特点和历史沿袭开发软件，统一性不强，标准不一，并且管理人员的创新能力不足、信息化应用不彻底，导致即使建立好计算机系统的信息档案，也不会使其处于主流位置，并不能发挥全部作用，也会造成全球网络环境下的网络安全、信息遗漏等问题。

二、提升档案管理科学水平的相关建议

（一）完善相关政策体系，强调档案管理的重要性。建立健全的档案管理体系，在某些特定行业，档案管理不仅是管理工作，还是具有政治性质的工作类型，提高档案管理水平对我国的政治经济发展都有十分重要的影响。为了实现档案管理的科学化，必须要从国家角度着手制定相应的政策体系，结合我国企业发展的实际情况，出台具有针对性的文件，突破传统档案管理模式的弊端，融入先进技术，逐渐优化档案管理模式，进而促进档案管理工作的规范化、标准化、科学化。

（二）培养工作人员专业素养，树立现代化档案管理理念。通过出台相关政策，企业管理人员首先要转变自身的观念，从促进公司发展的角度，制定相关的奖惩制度，以激励员工重视档案管理的工作，同时制定相关培养计划，注重现有档案管理人员的专业培养。企业在招聘档案管理工作人员时不仅要注重其综合能力，更要强调其专业素养，并在实习期内对其进行专业培养，强调大国发展下的工匠精神，使其树立现代化档案管理理念，并引入先进的设备，强化工作人员的实际操作管理能力。

（三）借助信息化时代契机，开发高效信息安全管理系统。如今已是信息全球化时代，档案管理工作也应随之更新进步以适应时代的发展，计算机技术的不断发展为人类的学习生活带来非常巨大的改变，目前很多发达国家的档案管理工作非常高效，利用计算机技术对所有资料进行整合分类，并进行信息共享服务，全球用户都可以进行信息检索，得到自己所需的资料。我国在进行档案管理工作模式建设时，也应该向国外学习，使计算机技术作为档案管理的主要工具，同时开发安全保障系统，以防出现信息丢失、篡改等现象造成企业不必要的损失。

三、总结

随着信息化水平不断提高，对档案管理的工作质量要求越来越高。因此，提高档案管理水平的科学化，明确档案管理的目标，树立现代化档案管理理念，形成完善的档案管理系统，充分利用计算机技术，不断创新档案管理模式，有效推动我国档案管理工作的整体水平，促进其科学化发展，是当前我国档案管理工作最主要的任务。