高校档案管理信息化建设要点分析

文/海南医学院 王雪妮

信息技术的应用越来越广泛，尤其在高校档案的管理工作中发挥了重要的作用，不仅提升了档案管理工作的效率和水平，更使得档案资源的价值得到了充分的体现，推动了高校教学事业的可持续发展。

一、高校档案管理信息化建设的意义

传统档案管理模式的不足已经对高校档案管理工作造成了不小的影响：纸质载体不易保存，信息容易受损、遗失，查找起来麻烦等等。而信息化建设能够大大规避这些问题，首先档案信息保存更加便捷，档案是宝贵的信息资源，电子存储具有信息容量大、占用空间小等特点，不易损坏，稳定性大幅度提升。这是传统管理所不能比拟的。其次工作效率大大提高，利用相关软件就可以进行网上归档，减轻了工作人员的负担，同时缩短了检索查阅的时间，准确率也很高，另外信息共享更畅通，如今在信息技术的推动下，资源共享更方便、更快捷、更有效，信息的作用发挥得更充分，提高了档案的利用率，为工作的顺利开展提供了有力的保障。最后拓展了工作的服务领域，档案管理的开放性越来越受重视，利用信息技术在第一时间里就可以完成科学的管理，给出合理的配置方案，为广大师生提供的服务更高效、更优质化。

二、高校档案管理信息化建设要点分析

（一）加强基础设施建设。信息化建设离不开硬件设施和软件设施的支持，高校需要增加成本投入，为信息化建设提供强大的基础，比如扫描设备、存储器、数据库服务器等，这都是必备的设施，同时还要注意更新换代，使其满足软硬件操作平台和操作系统运行的需求，以免影响工作。在很多高校，更多的是做到了与校园网络的对接，不太重视软硬件的投入，导致档案信息化管理实效不高，因此高校需要加大经费投入，改善现状，使档案管理更加规范、科学、完善。除此之外重视技术更新，档案信息化是要实现档案的收集、归档、整理、应用等环节的自动化，所以技术支持是必需的，确保校园网、校际网、档案系统管理网之间进行档案信息自由存储和交换。

（二）建立健全档案管理制度。健全、完善的管理制度是工作的保障，可以使档案管理工作更加科学、更加规范，提高档案管理效率，提高档案使用率。首先高校应该通过制度，调动工作人员的积极性，创新档案管理工作。其次，明确工作人员职责，分工到人，使档案管理机构做到高效率、有组织、有纪律，保证工作井然有序、科学有效，避免工作中推诿、敷衍等问题的出现，大大提高工作效率，为档案管理信息化建设提供制度保障。

（三）加强网络安全性的建设。由于网络的开放性，给人们带来方便的同时也给一些不良分子提供了可乘之机，使得计算机的安全性成为需要首要解决的问题。造成不安全因素的出现一方面是客观因素，一方面是人为因素。对于软件设计不严密而出现的漏洞，极易遭到攻击，给工作造成一定的影响，因此高校要积极主动地采取措施，尽可能地保障网络稳定安全地运行，定期更新杀毒软件、使用防火墙、设置密码等，阻断外部侵入。另一种情况是人为因素，所以要对工作人员进行严格要求和监管，把损失降到最低，提高网络的安全性能。

（四）加强服务功能的提升。让档案为师生提供服务，才能够体现档案的价值，才是档案管理的最终目标，而不是让它们沉寂在无声的世界里，因此，提升服务功能也是高校档案管理信息化建设的一个方向，高校应该逐渐推进档案开放的进程，最大限度地发挥档案的作用，一是把不涉及机密的档案开放，满足师生的需求。其次，注重智能化检索，缩短检索时间，提升检索效率。

（五）建设高素质的队伍。一方面加大在职人员的培训与教育力度，有组织性与计划性地开展相关的进修与培训活动，使其业务水平和信息处理能力有所提高，知识结构得以更新，能够准确辨别档案信息的有效性和无效性，增强主动开发利用档案资源的意识，以此满足信息化建设的需求。其次，由于电子文件的管理与归档、储藏档案的网络利用与数字化转换等，需要将档案知识与计算机知识加以融合，这就要求高校积极引进计算机专业人才，并对其进行相关的培训，确保档案管理信息化与计算机技术的完美结合。

三、结语

高校档案管理工作关系到高校的发展，因此必须加强信息化建设水平，保证档案管理信息化建设的科学化与规范化，实现档案事业的可持续发展。