提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

文/白城市洮北区社会救助事业中心 罗红丽

事业单位的档案管理影响事业单位的发展，因为档案的质量和工作效率决定档案工作能否顺利进行，档案管理就是对事业单位内部资料进行总结、整理，并应用于后续的有关人员对档案的考察和使用，在现在信息时代，档案管理也应该走进信息化发展，所以要加强事业单位档案管理信息化建设，就应该符合信息时代发展要求，不断提高档案管理的工作水平，这是目前针对档案管理工作最为有效的途径和方法，本篇文章以事业单位的实际工作经验为前提，对提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略进行了深入的分析和探讨，希望提供一定的借鉴作用。

一、事业单位档案管理信息化建设的必要性

首先，在新经济时代，事业单位的档案管理工作运用信息化的管理技术，把更多的档案数据，通过电子扫描的形式，存储在网络中，能够最大限度地节约档案数据占用的空间，在查找的过程中能够节约时间，更加方便，使用者能够快速和精确调用所需的档案信息进行合理的使用，通过信息化软件进行档案管理，在一定程度上降低了失误的概率，因此事业单位在进行档案管理的过程中，建立完善的信息化建设，对于提升档案管理的水平具有促进意义。其次，事业单位在不断地进步和发展，各种信息、资料、数据会越来越多，所以需要更为广泛的存储空间来存内容，信息化的档案管理能够提高工作效率，还能够节省了大量的人力和时间，要想更好地运用信息化建设，保证档案管理的水平，就要求档案管理人员积极学习信息技术的各项知识，能够灵活地运用信息化技术，达到提升信息化档案管理效率的目标，所以说，事业单位重视档案管理信息化建设能够有利于事业单位的可持续发展。

二、改善事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）建立完善的档案管理信息化推广模式。事业单位提高档案管理的工作效率，建立完善的档案管理信息化模式，都是为了保证事业单位档案管理工作顺应时代发展的要求，给相关人员的档案使用提供方便，因此，档案管理人员应该丢掉过去传统的观念，加强自身的服务意识，第一，档案管理人员要积极宣传信息化管理的这个平台，并且准确仔细地把档案的信息进行信息化共享，尽量避免因为信息错误，影响了档案使用者的使用情况。第二，建立科学完善的信息化推广模式，一切以使用者的方便为前提，使档案的使用者能够快速地找到想要使用的档案。

（二）完善档案管理的服务设施。信息化的科技技术已经逐渐被事业单位的档案管理所运用，事业单位在进行信息化的建设中，要积极应用网络技术和计算机，引进先进的信息设备，通过各项设备对档案数据进行分类和搜集以及归档工作，事业单位根据单位内部的需要，使用先进的信息设备，及时更新计算机系统，并且要求档案管理人员在日常的工作中积极使用信息设备，重点培养工作人员对设备的保养，以保证信息设备使用的时间更长，便于降低成本、节约资源的目的。

（三）实施事业单位档案管理的全面信息化，做好安全保障的工作。档案管理工作对于事业单位的长期发展具有促进的作用，档案管理人员应该认识到信息化建设的重要性，根据事业单位的自身情况，最大限度地对档案管理的设施进行创新和改善，运用合理的方式和手段，促进信息化建设的进行，保证单位内部档案信息和数据的安全，一切以遵守档案管理信息化的相关政策为前提，合理划分档案的密级程度，对各类档案信息进行电脑加密，全面掌控档案的各类信息，档案管理人员一定要做好档案的电子存档工作，保证档案资料的完整和安全。

（四）提升事业单位档案管理人员的综合素质。事业单位档案管理人员的管理方式，还停留在传统的管理模式上，对于先进的信息化网络技术还不是太适应，对于计算机的使用不熟练，对档案信息的录入比较慢，反而影响了档案管理的工作效率，因此，提升事业单位档案管理人员的专业技能刻不容缓，这是完成信息化建设的一项重要内容。首先，加强档案管理人员的计算机培训，并且进行考核，掌握相关的技能，才能满足信息化建设的要求。其次，档案管理人员自身要有一定的觉悟，努力去接受和适应档案信息化管理，不断进行自我深造和学习，在工作中保持一种积极的态度，正视问题，认真处理档案管理的问题，提高档案管理的质量。

三、结束语

经济的进步带动时代的发展，现如今信息化技术发展迅速的今天，我国已经进入了一个全新的信息化时代，事业单位在发展的过程中，一定要紧随时代的发展步伐，提高事业单位档案管理的信息化水平，同时在进行信息化管理的时候要依据事业单位发展的基本情况，创新档案管理的工作方法，有选择性、有针对性地对信息设备进行引进，提高员工的素质，保证信息化管理的有序，同时为事业单位的发展提供有价值的帮助。