新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析

文/昆山浦东软件园有限公司 戴军

一、中国档案信息化建设现状

随着网络的普及，中国档案管理当下已然取得了不小的建设成绩。总体来说，新媒体技术的应用质量并非很好，很多计算机系统的多种功能都得不到应用。实际档案管理中，对于部分档案的处理，目前计算机对其也只是保持对目录的整理阶段，对于档案的信息化建设程度远不及当下的应用发展需求，例如档案信息录入、信息扫描，目前这种技术还没有普及到档案的现代化管理中，因此笔者认为我们应当在当下的建设基础上，对更多的计算机技术合理应用与嵌入，最终使得我国的档案管理进程加速，实现有效推动的作用。

二、新媒体技术中存在的问题

新媒体技术推进化管理过程中，有两个主要问题：一种是档案管理人员的能力问题，其与其他行业人员相比，在对新媒体技术的了解方面有些差距。这种现象多少间接对新媒体技术产生了影响与阻碍性。进入工作的成年人与学生相比较，在培训和再教育方面并不具备优势，成人技能的提升都相对比较困难。因此部分档案管理人在对新媒体技术的学习方面，也一直负面能量满满，他们不能扎实保障档案管理工作，更无法实现真正全面的信息化管理，因此有关部门针对这个问题应当给予积极解决。另一方面问题表现在信息化管理的水平程度上，总体来说比较低下：第一，领导对档案管理的信息化程度认识不够，依旧没有足够重视起来，这种现象对管理档案、网站以及管理系统来说，都无疑是一种十分消极的影响，态度决定成果，也决定最终的建设力度。第二，档案管理部分对于档案信息化的网站建设效果比较差，在实用性方面，利用情况不是很好，很多用户常常会产生一些使用问题，例如页面延迟、问题检索等。

三、解决新媒体技术的应用措施

（一）应首先合理优化档案管理质量。信息化时代都要求速度与效率，非常重视业务的完成效果，对于业务的要求越来越高。至此，为了可以让客户的需求得到满足，保证业务达到客户的满意程度，应当在选择合理新媒体技术的基础上，在档案管理工作中进行技术植入，大量使用新技术。档案管理部门也应当具有信息化管理意识，建立属于自己的信息档案管理系统及网站，最好可以用更多丰富的档案资料，来促进资料利用效率的完美提升。

（二）必须提高对新媒体技术利用的重视度。相关领导需要积极开拓视野，接受新知识、新事物，一定要从对新技术的重视度提升开始做起，从而对新媒体技术产生合理性了解与认知，这些都决定了最后的技术应用质量是否可以保持良好。所以，应当具体分析档案管理信息化的建设优势，实现对信息化内容的详细了解，从而促进新技术应用质量的有效提升。

四、新媒体技术在档案信息管理中的进程推动作用

（一）新媒体技术对档案管理效率有着巨大影响力。传统档案管理主要采取的是人工形式进行工作，这种管理方式不管从效果上看，还是从相应管理问题的结果探究分析，都是非常不利的。这里存在最大的不稳定因素便是人为因素。例如粗心、错漏等，都会造成严重的档案问题，并且公认档案管理也会耗费大量的人力资源。应用新媒体技术后，档案管理效率就会产生微妙的变化，从管理效率到管理质量，都得到了显著提升，而这些只需要进行简单操作，就可以快速完成，同时保证获取到高质量的档案信息。

（二）新媒体技术影响着档案宣传的工作质量。为了可以更好地提高档案资源利用效率，同时保证档案管理具备相应的规范性，档案管理工作都会作出适当宣传。传统管理中，很多工作都以内部宣传为主，并且宣传刊物也一般都是通过内部的资料索引来进行，实际效果来说，这种宣传效果无疑不具备较高宣传质量。为此，管理人员需要审时度势，早日进行新媒体技术的应用，通过微信公众号等多元化宣传途径来完成宣传目的。新媒体应用优势在于，其一可以提升宣传质量。其二可以避除时间与空间限制，不受其他因素影响。其三，新媒体技术的应用，确实可以对档案信息大量提升开放性特征，有利于档案信息利用率的提高，让更多人认同这种管理方式，并长期对其进行有效使用。

（三）新媒体技术产生的人员影响也十分明显。一般纸质档案的使用与整理是非常繁琐的，人工完成的情况下更加剧了对使用效果方面的影响。加上档案数量和种类较多，很多管理人员管理起来十分困难。现在，新媒体技术的使用，可以直接由网站系统进行所有档案内容的控制，管理人员只需要具备系统登录密码就足够了，只要掌握相关操作技术，在需要查询时，用正确的检索方法进行档案的快速查找，新媒体技术的应用，是缓解人力工作压力最为有效的方式之一，同时加速了我国档案的信息化管理建设步伐。

五、总结

就中国现今情况来说，人工的管理方式已经无法满足实际工作需要。这种管理方式不仅呈现出低效率的管理结果，而且在过程中容易出现问题。所以对档案工作的信息化管理就显得尤为迫切，我国是人口大国，档案管理的关键性不言而喻，在未来进行档案信息化建设管理，也是我国未来实现全面信息化管理的主要技术。新媒体技术在档案管理中进行应用后，必将提升管理效率，也在一定程度上提升了档案的宣传质量，重点是可以减轻工作人员的管理负担，为国家的档案管理工作打下良好基础。