城建档案利用服务现状及新模式展望

蔡文克

温州市城市建设档案馆

1 城建档案利用整体情况及利用目的分析

1.1 城建档案利用的整体情况

温州的城市建设正从“大建大美”向“精建精美”延伸。《中共温州市委关于全面提升中心城区首位度加快建设区域中心城市的决定》明确六大重点任务，其一就是“着力提升城市建设品质”，包括提升城市规划管控水平、高标准建设重点功能区块、持续实施城市有机更新等。

在这样的背景下，城建档案作为一种依据和基础参数，在城市管理、建设中的地位愈加凸显。加之现下档案归档逐步规范化标准化、档案工作宣传力度加大、公众档案意识提升等因素，政府部门和公众对城建档案的利用需求急剧上升。

截至2020年12月31日，我馆收藏有城市规划类、城市建设管理类、市政工程类、公用设施类、交通运输工程类、民用建筑类、城市建设科学研究类等18大门类的纸质城建档案共计425024卷，另存有光盘、录像带、录音带、硬盘、照片、底片等特殊载体的档案6553.06 GB。

我馆通过对2016—2020年城建档案利用的卷次和页次进行比照（如图1和图2所示）发现，利用卷次呈逐年稳定增长态势，利用页次于2019年出现突增，达到570897页次，但2020年档案数字化率上升，复印率下降，导致该数据明显降低。

图1 2016—2020年城建档案利用卷次统计

图2 2016—2020年城建档案利用页次统计

1.2 城建档案利用目的分析

城建档案门类广泛，其利用价值也不尽相同。我馆严格执行档案利用登记制度，每日统计利用方式和内容、利用目的及类别、利用数量等信息，并定期进行综合统计分析，将各项数据文本化，为工作提供依据。2016—2020年，我馆提供利用的档案被广泛应用于经济建设、工作查考、学术研究、编史修志、宣传教育等领域，其中经济建设、工作查考及其他领域占比分别约为45%、34%、21%，如图3所示：

图3 2016—2020年馆藏档案在各领域的利用平均占比

在经济建设领域，我馆档案被广泛应用于项目审批、设计参考、改扩建装修、资质评定及环境整治等方面。2019年11月，建筑企业中厦建设有限公司来馆查询瓯海区郭溪镇郭南村郭溪中学迁扩建工程及附属工程竣工档案资料，并希望提供原件用以评选“瓯江杯”。该档案资料总计126卷，形成时间跨4年之久。为了确保档案安全，我馆派专人陪同并提供档案信息服务，为其顺利参与“瓯江杯”评比提供了有力保障。

在工作查考领域，主要用于办理决算、备案、产权登记、存档、工作考察、解决纠纷、调查取证，并呈现出“存档＞备案＞调查取证＞解决纠纷＞产权登记＞办理决算＞工作考察”的趋势。值得关注的一个现象是：来自瓯海中心区建设中心的服务对象调阅了牛山城中村改造C-35地块安置房（旭翔嘉园）工程全套资料，来自温州万达广场商业管理有限公司的服务对象调阅了龙湾行政中心区G-10地块龙湾万达广场工程的全套资料，存放于各自单位的档案室，以便工作或改扩建装修之需，这2个工程的复印量均超10万页次。该现象一方面反映出公众档案意识的不断增强，另一方面也对城建档案服务提出了更高的要求。

在学术研究、编史修志、宣传教育等领域，城建档案也发挥着重要作用，如为“母亲河”温瑞塘河的保护提供基础参数等，但与经济建设和工作查考相比，近年来利用比重相对较小。

2 城建档案利用服务面临的挑战

2.1 办理模式相对单一

当前，城建档案查询利用仍以纸质档案为主，且需在指定地点阅览，不得私自翻拍、扫描、勾画等，这使得档案查询利用业务几乎仍维持现场受理、现场调阅、现场利用的传统模式，便捷性大打折扣。现阶段，亟须建立和完善在线咨询、网上自主查询及跨馆查系统。

2.2 数字化基础不健全

纸质档案以纸张作为储存手段，需要很大的存储空间，还要投入大量人、物、财进行管理。即便在库房环境及档案维护方面投入巨大，纸质档案仍会因反复翻阅、多次复印等造成不可逆的破损。利用过程中，扫描、复印等有赖人为操作，一来难以绝对保证档案的不丢失、不破损、不泄密，二来人力成本高、时效低。

2.3 数据壁垒有待打通

一方面，部门与部门间未实现数据融通共享。查询人前往城建档案馆查询利用档案时，工作人员需对其身份进行核实，但公安部门居民身份证信息数据库、房管部门产权信息数据库等还尚未向城建档案馆开放信息核验权限，因此，需在查询人提供完整信息的情况下才能实现“最多跑一次”。

另一方面，在市、区两级档案馆管理机构间数据与信息共享存在堵点。市、区两级城建档案利用由属地负责，查询人只能到实体档案存放的相应市或区城建档案馆查询，无法进行跨馆查询，容易出现“多趟跑”现象。

2.4 城建档案的社会价值有待挖掘

城建档案不仅是城市规划、建设的基础资料，还可以作为一种“城市记忆”，有着珍贵的历史文化价值，尤其是声像和编研档案。它们或借用摄影、摄像等手段，形成以照片、影片、底片、录音带、录像带、缩微胶片、磁盘、光盘等为载体的记录城市嬗变轨迹的声像档案，真实再现城市极具个性的建设历史；或由档案工作人员以城建档案为主要对象、以为城市建设服务为主要目的，对城建档案进行深度开发，将纸质“死”档案变成“活”的文化资源，为学术研究、历史文化建筑保护更新等提供依据。但很显然，现阶段建筑、施工单位及城建档案管理机构的声像档案意识不强，使得声像档案难以进行标准化、规范化的归档及管理。同时，编研工作也因缺少技术骨干而显得“心有余而力不足”。

3 城建档案利用服务新模式的可行性探讨

要破解上述瓶颈问题，数字化与信息化成为必由之路。在全国推行电子政务、建设智慧城市的大背景下，城建档案的管理利用亟待以数据集中和共享为途径，循序渐进地推进纸质档案数字化和数据融合，为群众释放“放管服”红利。

3.1 积极推进馆藏存量档案数字化和新进档案电子化

数字化是信息化实施的必要条件之一，建设“数字档案馆”，首要的就是打好数字化的基础。以温州市城市建设档案馆为例，自1984年建馆至今，全馆已累计接收纸质档案近40万卷，档案数字化工作量大。因工作起步晚，目前全馆档案数字化率仅15%左右。基于对日常利用登记的分析，确定城建档案利用率高的部分，分阶段、分重点推进数字化工作，最终达到存量档案数字化率100%的目标。

积极实施档案收集归档“双套制”，即城建档案同一内容实行纸质载体和电子载体档案同步归档制度，为档案的管理利用提供了极大便利。但无论是纸质档案数字化，还是“双套制”，都存在一定的弊端，它们都属于“二次加工”后的档案，具有非原生性，不但要验证其真实性、可靠性，还需档案审核人员对照纸质档案进行校核。此外，电子档案信息安全管理的专门性法律与技术目前还不甚完善，电子档案在传输及利用的过程中，面临着网络环境不安全、非法篡改、信息丢失等安全隐患，而且所存储的光盘难以长久保存。

3.2 探索开展“区块链＋档案管理”

区块链技术是指不依赖第三方、通过自身分布式节点进行数据交互、验证、存储的一种技术方案，具有去中心化、开放性、自治性、信息不可篡改等特点，常见于金融行业，但近年来许多地方陆续推进区块链在不同产业的融合发展。若将区块链技术引入档案工作，让电子档案生成的部门、机构、企业等都参与到城建电子档案工作中来，可从形成源头确保档案的真实性、可靠性，在转移、归档过程中确保档案受监督，在保管、利用过程中确保档案的安全性，使得档案工作具备高安全性、低成本的优势。为此，我馆积极探索建设工程原生电子文件单套制接收模式，深入推进温州市建设工程电子文件在线流转与归档管理系统和“互联网＋产权人建筑物档案精准查询与城建档案馆际联查”项目。该项目依托温州市城建档案馆资源平台，利用互联网＋城建档案服务利用方式，通过对温州市不动产信息数据的清理和关联，建立“产权人→房产→工程档案”的精准档案利用模式，实现工程档案“送到家”服务。同时，整合、清理、汇总各区县城建档案资源，建立全市及各区县城建档案目录中心及馆际联查平台，实现温州全市及各区县城建档案跨区查询，线上查询、线上预约。

3.3 努力实现部门间、馆室间信息的融通与共享

打通部门间、馆室间数据壁垒，是实现“跨层级、跨地域、跨部门”档案查询利用服务的基础。各部门、单位间应以大数据应用为向导，搭建数据共享交换平台，建立健全全市统一的政务服务大数据中心，为信息共享、核验打开便捷渠道；馆、室间可采取“一平台管理、一利用标准”模式共享档案信息，制定一套统一的受理流程，明确统一的受理条件，将全市城建档案合成一盘棋、织成一张网，公众可就近到属地城建档案馆办理查询业务，避免出现“多次跑”“多头跑”情况。

在打破城建档案“数据孤岛”后，城建档案管理机构可结合档案数字化，开通并完善城建档案网上查询功能。查询者在城建档案查询系统搜索到目标档案后，上传单位介绍信、身份证明、产权证明、购房合同等必要证明材料，向城建档案管理机构发起查档申请。审核通过后，工作人员准备好相关档案资料，通知查询者上门自取或在线接收；审核不通过的，工作人员告知查询者补全材料后重新进行审核，真正实现档案利用服务“最多跑一次”，甚至“跑零次”。

3.4 努力挖掘城建档案研究价值

城建档案馆需在保管和利用的基础上，加速档案科研成果转化，让刻板的城建档案“活”起来。泰州市城建档案馆就利用馆藏宋墙砖筑起一面宋代城砖展示墙，以生动、直观的形式反映该市的城砖历史、盐运河文化。今年，我馆也对馆藏资源进行梳理，将温州不同时期的城市地图（最早可追溯到明万历年间）装裱进行展示，以图述说温州从偏居一隅的山水斗城到东海之滨开放城市的嬗变过程。笔者认为档案馆要“走出去”、变得更“亲民”，还可从馆藏编研素材入手，定期举办学术交流、公益讲堂、编研成果展览等，最大限度发挥城建档案价值。